Les business analystes d’Insperity devaient améliorer leur compréhension des processus et déterminer les possibilités d’amélioration pour soutenir l’efficacité opérationnelle et les performances logicielles.

Avec IBM Blueworks Live, les parties prenantes accèdent à une vue unique et précise des processus métier, des problèmes et des améliorations potentielles afin d’aider les développeurs à accélérer la création d’applications métier plus précises avec moins d’essais et d’erreurs.

Gary Law et son collègue, Lance Elston, sont responsables de la business analyse chez Insperity. Ils dirigent tous deux un groupe de 20 business analystes (BA), chacun assurant la liaison entre les 17 responsables de secteurs/product owners d’Insperity et les équipes de développeurs d’applications de l’entreprise. Les BA sont chargés de veiller à la conformité des produits finaux de toutes les équipes de développement avec les exigences métier des product owners.

MM. Law et Elston ont constaté que leurs BA, bien que maîtrisant la technologie et les pratiques de développement agile d’Insperity, avaient besoin d’une compréhension plus approfondie des processus métier. Ils ont alors mis en place le programme « Putting the Business Back in Business Analysis » destiné à répondre à cette problématique. « Nous sommes un groupe agile, et nos BA se réunissaient une à deux fois par semaine avec les product owners pour recueillir leurs besoins. Cependant, ils ne savaient pas exactement quels processus métier étaient exécutés quotidiennement. Sans les bonnes informations, le développement de logiciels était plus difficile », explique G. Law.

Selon Gary Law, l’environnement de workflow informel d’Insperity a parfois produit une compréhension fragmentée des processus métier. « Nos équipes n’avaient souvent qu’une compréhension partielle des points de contact et des interfaces. » La modélisation des processus métier se limitait souvent à des dessins sur des tableaux effaçables, avec une documentation informelle et ad hoc.

Les BA avaient besoin d’une meilleure visibilité et d’informations précises sur les processus au sein des unités commerciales. Un besoin métier peut parfois se traiter en ajustant un processus plutôt qu’en développant de nouveaux logiciels. Si elle est bien menée, cette solution est généralement beaucoup moins coûteuse. Pour remédier à la situation, Insperity a mis en place le support d’IBM Blueworks Live, un logiciel de modélisation des processus métier qui permet d’identifier les domaines d’activité qui profiteraient le plus des changements de processus.

« Sans informations précises issues d’une véritable cartographie des processus, nous n’étions pas en mesure d’effectuer cette évaluation de manière cohérente », explique M. Elston. « Nous devions compter sur la compréhension du product owner des processus métier existants. »

« Le logiciel IBM Blueworks Live fournit la structure et la transparence adéquates pour permettre aux BA de travailler efficacement avec les développeurs de logiciels, les scrum masters et les product owners », commente M. Law. « Les équipes peuvent se faire une idée précise de ce qui se passe aujourd’hui dans ces processus métier et comprendre exactement où se situent les problèmes et les améliorations potentielles à apporter. Les raisons qui incitent un product owner à demander un changement deviennent ainsi plus claires. »

La première étape que les BA sont désormais invités à suivre lorsqu’un product owner les contacte est de revoir le processus tel quel à l’aide d’IBM Blueworks Live, qui fournit à toutes les personnes impliquées un cadre de référence unique. Seuls les BA détiennent des licences d’éditeur dans Blueworks Live, ce qui leur confère l’entière responsabilité de la création de modèles de processus, tandis que les product owners, par leur rôle de conseil, soutiennent les BA grâce à leurs connaissance des processus métier. La participation des product owners au programme de modélisation leur permet souvent d’acquérir une meilleure compréhension de leur propres processus.

« Blueworks nous aide à approfondir nos connaissances en fournissant une cartographie des processus métier qui permet aux BA de mieux les comprendre avant d’impliquer les product owners, lesquels peuvent ensuite vérifier la compréhension des BA », explique M. Law. « De cette manière, l’équipe peut parvenir très rapidement à une compréhension collective, poser des questions plus pertinentes et identifier les ’scénarios de piège’ qui peuvent réellement entraîner des retards s’ils sont découverts plus tard pendant la phase de développement du logiciel. »

Tout se résume au pourquoi. Pourquoi un product owner demande-t-il un nouveau logiciel ou un changement de logiciel ? Désormais, grâce à une vision claire, approfondie et consolidée des besoins et des processus métier, toutes les parties prenantes - le BA, le product owner et le développeur - sont mieux équipées pour identifier plus rapidement les problèmes à l’origine des demandes.

« Ce que nous voulons tous, c’est fournir la bonne solution du premier coup, avec un délai de mise sur le marché considérablement réduit », déclare M. Elston. « Maintenant, grâce à notre solide compréhension des processus métier, nous livrons des logiciels de plus grande valeur plus rapidement. Lorsque vous travaillez dans un environnement agile axé sur la rapidité de livraison, il est absolument essentiel de pouvoir visualiser les processus métier au lieu de passer des heures à les discuter. Blueworks Live nous offre cette capacité. Nous pouvons rapidement examiner une exigence et identifier exactement la partie du processus métier concernée. »

Les BA sont désormais en mesure de modéliser les processus métier à n’importe quel stade du cycle de livraison des logiciels, avec un minimum de perturbations. « Le meilleur moment pour réaliser un modèle de processus métier est au début d’un projet. Mais ce n’est pas le seul. Si vous démarrez un projet sans disposer d’une cartographie de vos processus actuels, vous pourriez découvrir que certains éléments ne sont pas aussi clairs pour l’équipe que vous l’imaginiez. Blueworks vous permet de cartographier rapidement et clairement ces processus avant d’aller plus loin. »

« En fin de compte, tout le monde - le BA, le product owner et l’équipe de projet - obtient une vue réaliste et sans précédent de son produit et de ses processus.

Insperity (lien externe à ibm.com) est un fournisseur de solutions de ressources humaines et de performance commerciale dont le siège est à Houston, au Texas. La société soutient plus de 100 000 entreprises à travers les États-Unis avec ses produits et services, notamment la gestion du capital humain, les opérations de recrutement, les prestations de retraite, les avantages sociaux, le traitement des salaires, la conformité réglementaire, l’administration RH, la formation et le perfectionnement des employés, etc.