Century Textiles and Industries Ltd. (CTIL) - Cement Division

CTIL Cement Division expédie des milliers de tonnes de ciment à travers l’Inde chaque jour, et chaque envoi nécessite une lettre de voiture électronique valide. La gestion manuelle de ces factures électroniques imposait d’importantes contraintes administratives.

CTIL Cement Division et Cateina ont automatisé le processus de facturation électronique en permettant au système ERP de l’entreprise de communiquer directement avec les systèmes gouvernementaux, à l’aide des solutions IBM Cloud Integration.

Lorsque le gouvernement indien a décidé de remplacer un ensemble complexe de taxes, droits et surcharges aux niveaux national et étatique par une taxe unique sur les produits et services (TPS), CTIL Cement Division y a vu à la fois un défi et une opportunité.

La TPS établit de nouvelles exigences pour les entreprises qui transportent des marchandises entre les Etats. Conformément aux règles relatives à la TPS, toute marchandise expédiée au-delà d’un nombre prescrit de kilomètres à travers une frontière nationale doit être déclarée au niveau des systèmes gouvernementaux au moyen d’une lettre de voiture électronique. La lettre de voiture électronique permet aux inspecteurs de vérifier que chaque camion ou train transporte les marchandises spécifiées et que les taxes appropriées ont été payées.

Les utilisateurs peuvent générer des lettres de voiture électroniques de plusieurs façons, par exemple, en utilisant le portail Web officiel ou l’application mobile, ou en envoyant un SMS. Cependant, pour une entreprise comme CTIL Cement Division, qui produit et expédie environ 12 millions de tonnes de ciment par an, ces démarches manuelles obligent le personnel à créer, enregistrer et gérer des milliers de lettres de voiture électroniques chaque semaine.

En conséquence, le personnel dédié de chacune des quatre usines et des 192 dépôts de CTIL Cement Division passait près de huit heures par jour à télécharger et à mettre en ligne d’énormes volumes de tableurs dans le cadre de la gestion des lettres de voiture. La création des lettres de voiture se faisait sur papier et impliquait des signatures physiques, de sorte que le traitement de chaque élément prenait environ cinq minutes. Les processus de conformité étaient également manuels, ce qui ralentissait encore davantage le temps de traitement.

Comme elle cherchait un moyen de rationaliser le traitement des lettres de voiture, la société CTIL Cement Division a également vu l’occasion d’améliorer l’intégration de son environnement informatique en général. Les systèmes internes de l’entreprise étaient reliés ensemble par des interfaces point-à-point, et il était difficile d’échanger des données avec des tiers tels que le gouvernement, les fournisseurs, les distributeurs et les sociétés de transport.

« Au lieu de simplement créer une autre solution point-à-point, nous avons décidé d’envisager la situation de manière globale », explique Amit Bahl. « En créant une plateforme centrale, nous avons pu non seulement résoudre le problème des lettres de voiture pour la facturation de la TPS, mais également faciliter l’ajout de nouveaux services à venir.

En réussissant à créer la solution de lettre de voiture électronique, CTIL Cement Division espère obtenir un retour sur investissement complet. L’entreprise estime que chacune de ses usines et de ses dépôts gagnera huit heures par jour en éliminant la gestion des lettres de voiture à l’aide de feuilles de calcul, et que le temps de traitement de chaque lettre de voiture sera réduit de plus de 60 %, passant de cinq minutes à seulement une ou deux. Ces gains administratifs permettront potentiellement à l’entreprise de redéployer certains de ses employés dans des rôles plus productifs.

La plateforme donne également à CTIL Cement Division l’assurance que toutes ses expéditions sont accompagnées de la documentation correcte. Les camions de l’entreprise peuvent livrer leur fret sans être retardés aux points de contrôle, et il n’y a aucun risque que les inspecteurs fiscaux imposent des pénalités financières en raison des documents administratifs manquants.

De plus, l’entreprise considère la solution de lettre de voiture électronique comme la première étape d’un parcours plus long. En utilisant sa nouvelle plateforme d’intégration pour rationaliser ou éliminer les processus manuels existants, elle espère obtenir des gains d’efficacité et des avantages commerciaux supplémentaires à l’avenir. Comme il est désormais possible de développer un nouveau service en moins de 10 jours, il devrait également être possible de fournir de nouveaux services rapidement et sans investissement informatique majeur.

Par exemple, l’entreprise prévoit d’intégrer des scanners RFID dans ses processus, ce qui lui permettra de suivre le parcours de lots individuels de ciment de l’usine au camion et du dépôt jusqu’au distributeur. En combinant les données RFID avec les signaux GPS des camions et les informations de la lettre de voiture électronique, l’entreprise sera en mesure d’assurer une traçabilité complète de bout en bout de ses produits, quasiment en temps réel. Cela permettra aux 5 800 distributeurs de l’entreprise de savoir exactement où se trouvent leurs commandes, afin qu’ils puissent informer leurs clients sur les plannings de livraison et renforcer leur satisfaction.

Amit Bahl, directeur informatique chez CTIL Cement Division, conclut : « La plateforme que nous avons construite avec IBM Cloud Integration fournit les informations dont nous avons besoin pour réduire les coûts en optimisant les opérations et la logistique. En planifiant des tournées plus rentables et en prenant des décisions plus intelligentes sur les modes de transport, nous améliorerons l’efficacité et apporterons de la valeur à nos clients plus rapidement et de manière plus fiable. »

Century Textiles & Industries Ltd. – Cement Division (lien externe à IBM.com), possède trois usines situées dans des lieux stratégiques, à Raipur dans l'Etat du Chhattisgarh, à Maihar dans l'Etat du Madhya Pradesh et à Chandrapur dans l'Etat de Maharashtra, et une unité de broyage à Murshidabad dans l'Etat du Bengale-Occidental. Les produits de l’entreprise sont commercialisés sous le nom de Birla Gold Premium Cement, une marque réputée dans ce secteur d'activité depuis plus de quarante ans.