¿Qué es EDI?

EDI, que son las siglas en inglés para intercambio electrónico de datos, es la comunicación entre compañías de documentos empresariales en un formato estándar. La definición simple de EDI es un formato electrónico estándar que sustituye a los documentos basados en papel, como pedidos de compra o facturas. Al automatizar transacciones basadas en papel, las organizaciones pueden ahorrar tiempo y eliminar errores costosos causados por el procesamiento manual.

En transacciones EDI, la información se mueve directamente desde una aplicación de un ordenador en una organización a una aplicación de un ordenador en otra. Los estándares EDI definen la ubicación y el orden de la información en un formato de documento. Esta funcionalidad automatizada permite compartir los datos rápidamente, en lugar de las horas, días o semanas que requieren los documentos en papel u otros métodos.

Actualmente, en muchos sectores se utiliza la integración de EDI para compartir diversos tipos de documentos: desde órdenes de compra hasta facturas, solicitudes de presupuestos o aplicaciones de préstamo, entre otros. En la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios comerciales que intercambian bienes y servicios, con frecuencia como parte de sus cadenas de suministro y redes B2B (business-to-business).


Cómo funciona EDI

Todas las transacciones EDI están definidas por los estándares de mensajes EDI. Contar con procesos de gobierno adecuados es fundamental para garantizar la calidad de los datos. Cuando falta información o se encuentra en un lugar incorrecto, es posible que el documento EDI no se procese correctamente.

Los estándares son la base de los conversaciones EDI.¹ Hay varias organizaciones que definen los estándares de mensajes EDI, incluyendo ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol y Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).

En general, existen dos tipos básicos de transmisión EDI:

  • Conexiones directas o de punto a punto: dos sistemas u ordenadores se conectan sin intermediarios a través de Internet, normalmente con protocolos seguros.
  • Red de valor añadido (VAN): una red de terceros gestiona la transmisión de datos, normalmente con un paradigma de correo.

Los protocolos de transmisión de Internet de EDI incluyen SFTP (Secure File Transfer Protocol), Applicability Statement 2 o AS2, un protocolo basado en HTTPS, SOAP (Simple Object Access Protocol) y otros.

Los elementos de datos EDI incluyen el ID del remitente y el ID del destinatario. Los segmentos de datos combinan dos o más elementos relacionados para darles un mayor significado. Por ejemplo, FNAME y LNAME pueden combinarse para formar CUSTOMERNAME. Los sobres estructuran diferentes tipos de datos y llevan la información de la dirección del remitente y del destinatario. El flujo de documentos o flujo de mensajes EDI describe el movimiento de mensajes EDI a varias direcciones y departamentos de entrada y salida para ejecutar un proceso de negocio o transacción.²

Las metalenguajes como XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation) complementan, en lugar de sustituir, EDI. Las empresas deben estar preparadas para manejar el número cada vez mayor de formatos de documentos y opciones de transmisión. Un fabricante global intercambia diariamente unos 55 tipos de documentos diferentes con casi 2.000 socios.

"Hasta el 20% de nuestras transacciones B2B generaban un error antes de empezar a utilizar IBM Supply Chain Business Network. Ahora se producen menos errores - por ejemplo, solíamos tener problemas con las órdenes de transferencia porque un cliente presentaba un código incorrecto, lo cual complicaba el trabajo de nuestro equipo de servicio al cliente. Ocurre probablemente un 80 % menos ahora porque todo eso se hacía manualmente." Lea los casos que otros gestores de EDI cuentan a IDC sobre cómo impulsan el valor estratégico con IBM Sterling Supply Chain Business Network.

 


Ventajas de EDI

Las transacciones EDI son fundamentales para los procesos B2B y siguen siendo los medios preferidos para intercambiar documentos y transacciones entre pequeñas y grandes empresas.

Existen cinco ventajas empresariales principales que la tecnología EDI ofrece a través de la automatización y la integración B2B:

Para las grandes organizaciones, EDI permite la implementación de estándares entre los socios comerciales para lograr beneficios sistemáticamente. Para las organizaciones más pequeñas, la adhesión a EDI ofrece una mayor integración con las grandes empresas, que tienen presupuestos elevados y una fuerte influencia.


Implementación de EDI

Para algunas empresas, EDI puede ser difícil de implementar. Un motivo es la necesidad de estar al día con los constantes cambios en las regulaciones de gobierno, estándares y actualizaciones. También es inherentemente complejo, ya que tiene que adaptarse a las complejidades de las necesidades de negocio globales. Por ejemplo, cada socio comercial de una red B2B puede presentar sus propios requisitos específicos. A pesar de que dos socios pueden ponerse de acuerdo sobre qué documento EDI utilizar, cada uno puede tener requisitos de formato exclusivos que deben ser soportados. Estos factores, entre otros, han llevado a muchas organizaciones a externalizar sus soluciones de EDI.

Independientemente de si se mantiene en la empresa o se externaliza, existen algunas condiciones básicas, funcionalidades y recursos necesarios para implementar EDI de forma efectiva. Además de factores como el acuerdo sobre los tipos de documentos, los métodos de transmisión segura y el hardware y el software necesarios, una implementación de EDI efectiva debería tener en cuenta:

Software de traducción o correlación
Este tipo de software de transformación toma campos como nombres, direcciones, importes de divisa, números de pieza y cantidades, y los correlaciona desde los formatos de aplicación de negocio a documentos estandarizados y viceversa.

Funcionalidades de compilación y descompilación por lotes
Estas funcionalidades dan soporte a lotes de mensajes EDI de gran tamaño ya que permiten a remitentes y destinatarios agrupar y desagrupar transacciones. Las transacciones se pueden agrupar o dividir en varias divisiones o áreas de negocio de un socio comercial.

Mecanismos de direccionamiento de mensajes
Después de descompilar un mensaje, se necesitan mecanismos de direccionamiento para ordenar los mensajes para grupos diferentes y entregarlos a los destinos adecuados. La transformación de mensajes también puede ser necesaria para que el mensaje se convierta en el formato adecuado para su destino.

Acuerdos de socios comerciales (TPA)
TPA aclara los términos y condiciones, establece los estándares para documentos empresariales y define los protocolos de comunicaciones y negocios entre socios comerciales.

 


El futuro de EDI

Considere este escenario: un reembolso relacionado con un envío dañado se activa utilizando un documento EDI 214 — un mensaje de estado del envío del transportista. El material del envío es inutilizable o no vendible. Las disputas probablemente surgirán en torno al reembolso.

En las cadenas de suministro del futuro, EDI será la funcionalidad central del intercambio de documentos que dará soporte a innovaciones como el Internet de las cosas (IoT), blockchain y la inteligencia artificial (IA)³. EDI del futuro utilizará:

  • Sensores de IoT incorporados en el embalaje del envío y vinculados a mensajes EDI 214 periódicos para mejorar la visibilidad de la condición del paquete prácticamente en tiempo real.
  • Tecnología de blockchain como base de los flujos de información EDI para los envíos permite ofrecer una versión compartida de la verdad, que ayuda a resolver rápidamente e incluso evitar las disputas de reembolso.
  • Un agente de IA que supervisa todos los sucesos e información relevantes relacionados con un envío y puede identificar un suceso que no esté en conformidad. Los agentes de IA también pueden determinar si es necesario un reenvío, analizar la fuente más eficiente de sustitución, iniciar un nuevo envío y aceptar un retorno autorizado.

 


Casos de éxito de EDI

Coastal Pacific

Coastal Pacific migró sin problemas 3,5 millones de transacciones EDI a IBM B2B Integrator, reduciendo los requisitos de administración manuales y evitando que el personal de EDI se multiplicara por cuatro.

Greenworks Tools

Greenworks registró un ahorro de costes de TI del 40 % al poner EDI en manos del servicio al cliente, lo que les da una visión rápida del estado de los pedidos tanto a usuarios de negocio como al personal.

MISUMI USA

MISUMI aceleró las entradas de pedidos de clientes que no utilizan EDI mediante la conversión de faxes, llamadas telefónicas y archivos basados en correo electrónico en archivos con formato EDI.

Saint-Gobain

Saint-Gobain ahorró un 92 % por línea de pedido y ahora puede recibir documentos las 24 horas, todos los días de la semana, utilizando EDI en lugar de procesos manuales.

Recursos de EDI

El futuro de EDI: La opinión de IBM

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Conecte y colabore en las redes B2B

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Soluciones de IBM

Red de la cadena de suministro digital

Agilice la ejecución de la cadena de suministro a través de una conectividad fluida y segura de cualquier tipo (any-to-any), creada para escalar con IA integrada para detectar anomalías antes de que se produzcan interrupciones.

Automatización de transacciones manuales

Digitalice y automatice las transacciones de la cadena de suministro con proveedores y clientes no EDI para reducir el número de errores y ahorrar tiempo mediante la conversión de transacciones telefónicas, en papel y fax a formato EDI.

Reciba EDI de todos los socios comerciales

Transforme documentos no estructurados como fax, correo electrónico y PDF a un formato EDI eficiente con servicios de conversión.

Pasarela de integración B2B

Consolide toda la integración y el procesamiento B2B y EDI en una única pasarela altamente segura, basada en tecnología de cloud híbrido.

Incorporación y gestión de socios comerciales

Reduzca el tiempo y los recursos necesarios para la incorporación de nuevos socios, al tiempo que gestiona y mantiene los socios existentes.

Transformación de cualquier tipo de datos

Automatice la transformación y la validación complejas de datos entre diferentes formatos estructurados y no estructurados y estándares del sector a escala empresarial sin codificación.

Notas a pie de página

¹ "Electronic data interchanges, (enlace externo a ibm.com)" Wikipedia

² "EDI and B2B basics, (enlace externo a ibm.com)" Sriniedibasics, 20 de agosto de 2011

³ "The future of EDI: An IBM point-of-view (PDF, 411  KB)", IBM Watson Supply Chain, octubre de 2018