¿Qué es la elaboración de presupuestos lean?

Este concepto también aumenta el rendimiento y mejora la productividad de los equipos multifuncionales. Es un enfoque que suelen utilizar las organizaciones que emplean metodologías ágiles porque su naturaleza flexible e iterativa es más compatible con las prácticas lean y ágiles.

La elaboración de presupuestos lean prioriza los flujos de valor por encima de los proyectos. Un flujo de valor son los pasos para ofrecer una solución que sea valiosa para los clientes. Las soluciones pueden ser productos, sistemas o servicios proporcionados a los clientes.

Cada empresa define su flujo de valor en sus propios términos. Algunas empresas consideran que un flujo de valor es un equipo que ofrece un valor específico a los clientes. Otras empresas lo consideran una solución integral en toda la empresa para aportar valor al cliente.

La elaboración de presupuestos lean promueve la innovación y la mejora. Da permiso a los equipos para proponer nuevas ideas u ofrecer feedback que puedan tener un beneficio para la empresa. Los planes se cambian y se dirigen en función de la información y los datos recopilados, lo que ayuda a las organizaciones a gastar de manera más eficiente.

Con la presupuestación tradicional, los directivos se sientan y elaboran un presupuesto para el año siguiente basado en los gastos del año en curso. Aunque este enfoque es común y lo utilizan muchas empresas, puede ser perjudicial e inexacto.

Los procesos presupuestarios tradicionales no son flexibles a los cambios del mercado o de la organización. También pueden poner un límite monetario a la innovación y el cambio que a menudo son necesarios para seguir el ritmo de los competidores.

Ahora, echemos un vistazo a la elaboración de presupuestos lean. El concepto es el mismo que el de la gestión lean que las empresas utilizan para sus operaciones; se adapta a los presupuestos.

Con un enfoque de elaboración de presupuestos lean, los proyectos y sistemas se evalúan para determinar dónde se presupuesta el dinero. Su objetivo es crear un marco financiero sostenible para que la empresa tenga éxito, al tiempo que promueve el crecimiento y la innovación.

Hay muchos beneficios en este tipo de enfoque presupuestario. En primer lugar, centrarse en los flujos de valor ayuda a las empresas a lograr un impacto a largo plazo. En lugar de invertir dinero en un proyecto que podría ser rentable o no, la atención se centra en un flujo de valor que ya ha demostrado ser rentable.

Otros beneficios descubiertos por las empresas que utilizan un enfoque presupuestario lean-ágil incluyen:

• Menores costes generales
• Sin sorpresas en los presupuestos
• Colaboración mejorada
• Aumente el rendimiento
• Control financiero total
• Mejora de la moral de los empleados

Este tipo de enfoque otorga autonomía al liderazgo sobre las decisiones de portfolio. También permite a los equipos trabajar juntos durante más tiempo, lo que mejora la moral y la colaboración.

Los equipos lean-ágil son a largo plazo y autosuficientes. Los equipos toman las decisiones relacionadas con su flujo de valor específico.

No hará falta mucho para pasar a un enfoque de presupuesto lean. La mayoría de los cambios tendrán que proceder del cambio de mentalidad de los responsables de la toma de decisiones. El cambio es difícil y puede dar miedo, por lo que lograr que todos se unan será un desafío.

Los pasos a seguir para la transición a un presupuesto lean incluyen:

1. Determinar las barreras de seguridad
2. Definir cómo evaluar el éxito
3. Establecer presupuestos para cada flujo de valor
4. Establecer metas organizacionales apropiadas

Con enfoques lean-ágil, es un juego de entrega y mejora continuas. Los equipos evalúan constantemente el rendimiento y los mercados para revisar y mejorar el funcionamiento del flujo de valor.

Las barreras presupuestarias lean son los procesos, directrices y políticas establecidos para un portfolio específico. Para lograr resultados empresariales óptimos, es importante comprender un enfoque de elaboración de presupuestos de gestión de proyectos lean. Los stakeholders y los responsables de la toma de decisiones deben colaborar para decidir los guardarraíles.

Los guardarraíles proporcionarán orientación sobre cómo asignar financiación y qué pasos tomar al presupuestar los flujos de valor.

Con los enfoques lean, es importante que los equipos evalúen continuamente lo que están haciendo para asegurarse de que sigue funcionando. Es habitual revisar o adaptar los enfoques, por lo que los responsables de la toma de decisiones y los stakeholders de la empresa también deben decidir el proceso de evaluación.

Una vez que tenga las barreras presupuestarias, puede establecer presupuestos para cada flujo de valor. El importe del presupuesto debe incluir las personas y los recursos necesarios para respaldar el flujo de valor. Con la elaboración de presupuestos lean, establece presupuestos para un período más corto.

Cuando dé un presupuesto a las corrientes de valor, céntrese sólo en los próximos meses o hágalo por trimestres. Evaluar cada flujo de valor y el presupuesto después de un tiempo determinado le garantizará que sigue gastando dinero en las tareas de valor añadido.

La dirección debe definir claramente los objetivos de la organización. Cada flujo de valor debe comprenderlos y alinear sus objetivos en consecuencia. Cada portfolio puede tener un conjunto diferente de objetivos.

Y eso está bien si cada equipo de la organización sabe cómo está formada la estructura organizativa general y para qué está trabajando.