Digitalización de la experiencia de planificación de PI

La planificación del incremento del programa (PI) es un elemento clave de la metodología ágil empresarial. Aunque en un principio se popularizó con el Scaled Agile Framework (SAFe), que sigue avanzando en las buenas prácticas relacionadas con el concepto, la planificación de PI tiene conciencia universal como actividad de planificación. Hasta lo adoptan organizaciones que no se han comprometido plenamente con el marco SAFe.

Haciéndose eco de los principios de las actividades ágiles en equipo, la planificación de PI hizo hincapié inicialmente en la colaboración en persona y el uso de dispositivos físicos como pizarras y notas adhesivas. La COVID-19 aceleró el cambio a la planificación remota de PI para que el personal totalmente a distancia continuara con el desarrollo y la entrega de productos digitales. La eficacia de estos eventos de planificación suele resentirse, y los aspectos colaborativos de la experiencia suelen ser los más afectados.

La mayoría de las organizaciones seguirán combinando personal remoto, híbrido y presencial. Aunque los gestores de portfolios y los equipos de producto disponen de algunas herramientas aprobadas apresuradamente para facilitar las actividades básicas de planificación de PI, es poco probable que se produzca un cambio permanente a la modalidad presencial.

Eso hace que el esfuerzo coordinado para revisar y seleccionar la plataforma ideal para digitalizar la planificación de PI sea una tarea importante para los líderes de la organización. Incluso en situaciones en las que la planificación de PI en persona es una opción para los equipos de producto, la plataforma adecuada mejorará la actividad. Puede ayudar a varios equipos a ejecutar con más agilidad e integrar los planes del programa en la estrategia empresarial más amplia.

Los programas ágiles deben compartir mucha información entre varios equipos. Eso significa que una planificación eficaz de PI requiere datos compartibles y accesibles, lo que no es fácil cuando diferentes herramientas acceden a diferentes almacenes de datos. La información suele estar encerrada en silos o herramientas departamentales, lo que dificulta la presentación de información interfuncional a los equipos de programas ágiles.

Una plataforma ideal para la planificación remota de PI actúa como una única fuente fiable para todos los equipos. Debe recoger y mostrar la información de equipos específicos e incorporar la información en las vistas adecuadas para el programa. Esto permite a varios equipos, tanto remotos como presenciales, trabajar y compartir información en el evento de planificación mientras ven cómo el propio programa toma forma.

El desarrollo del tablón del programa, uno de los principales resultados del evento de planificación de PI, es un buen ejemplo. Estos tablones se basan en información de la capacidad y disponibilidad del equipo, listas de características, tableros de ideas, prioridades estratégicas y hojas de ruta como entrada para planificar visualmente el programa. Muestran compromisos con la entrega de características, dependencias e hitos.

A partir de ahí, las sesiones de trabajo aprovechan las vistas específicas del equipo de la misma información para planificar y gestionar sus historias de usuario, características y dependencias para varios tableros y listas. Esto también permite a los equipos mover, ordenar y editar elementos de forma rápida y eficiente. 

Un ejemplo es la capacidad de visualizar información que es posible gracias a una plataforma digital. Una plataforma digital de planificación de PI puede agilizar los esfuerzos de planificación previa al programa al permitir a los equipos hacer entrada de forma proactiva su capacidad para los próximos incrementos, ajustar los cuadros de tiempo de incremento y mucho más.

La planificación de PI es una actividad de colaboración; siempre lo ha sido y siempre lo será. Pero los eventos de planificación en persona, con sus silos de información, no fueron todo lo colaborativos que podrían haber sido. Aunque una única fuente fiable proporciona la base para la colaboración, todavía hay oportunidades de mejorar la colaboración con una experiencia digital.

Por ejemplo, una plataforma para la planificación remota de PI debe fomentar la comunicación del equipo a través de comentarios sobre elementos de información como historias de usuarios, tareas y trabajos pendientes. La compatibilidad con los comentarios "@mention" alerta eficazmente a los equipos a través de mensajería común, correo electrónico y otras herramientas de colaboración. Las votaciones de confianza, las encuestas y las retrospectivas también son elementos básicos de la planificación y ejecución de PI que pueden mejorarse mediante la experiencia digital adecuada.

Al utilizar una plataforma digital para la planificación remota de PI, toda la información de la actividad de planificación está en el sistema para que los equipos comiencen a ejecutarla inmediatamente después del evento de planificación. Las vistas específicas del equipo de una única fuente de información crean paneles de control del equipo, calculan métricas de flujo y equipan a los equipos con mejores prácticas de DevOps para gestionar la ejecución del programa. Una única fuente fiable también aporta agilidad a la ejecución del programa al permitir a los equipos ajustarse rápidamente a los cambios.

Esto contrasta con la captura de decisiones de planificación sobre activos físicos y la introducción manual de datos en conjuntos de herramientas aislados después del evento de planificación. Esas mismas herramientas aisladas también limitan la agilidad y la capacidad de un equipo para reaccionar a los cambios mientras ejecuta las actividades del programa. Estos desafíos pueden abordarse mediante la adopción de la plataforma adecuada para la planificación de PI.

Históricamente, la planificación de programas ágiles se centró en la capacidad disponible de los equipos y las características e historias de usuario incorporadas en el próximo incremento del programa. Las consideraciones financieras se limitaron a los costes laborales.

A medida que las empresas de hoy en día siguen ampliando las prácticas ágiles, ven el impacto de la entrega ágil en el coste total de propiedad del producto, el gasto global de la empresa y los ingresos. Una nueva característica puede afectar a todo, desde los ingresos y las suscripciones, el consumo de servicios en la nube, las tarifas de soporte y contratos, los costes unitarios y los gastos de activos necesarios, hasta los costes operativos a largo plazo.

Añadir visibilidad de las finanzas holísticas a la actividad de planificación de PI a distancia no suele ser una preocupación prioritaria para los equipos de producto durante la planificación de PI. Por ello, no es una capacidad comúnmente admitida en la mayoría de las plataformas de proveedores, pero hacerlo puede tener un impacto significativo en los planes resultantes y en el valor entregado. De cara al futuro, cualquier oportunidad de incorporar datos financieros a una planificación ágil debería representar una prioridad máxima para las organizaciones.

Para la mayoría de las organizaciones actuales, especialmente aquellas con personal distribuido, la digitalización de las actividades de planificación de PI es esencial. La plataforma adecuada puede ayudar a facilitar y mejorar la planificación de PI tanto local como remota, y reforzar los elementos colaborativos de la actividad de planificación. Una plataforma digital para la planificación de PI puede romper los silos de información, eliminar las lagunas de conocimiento y mantener a todos los equipos en sintonía mientras ejecutan un programa complejo.