Cambio del paradigma para gestionar el mantenimiento diferido
En la UC, un programa integral de evaluación del estado de las instalaciones está convirtiendo los datos en insights accionables y creando una base sólida para la gestión de carteras basada en datos

A la hora de gestionar su cartera, ¿sabe qué instalaciones y activos tiene? ¿Puede crear un marco de presupuesto creíble? ¿Puede justificar sus estrategias de inversión con las partes interesadas? Si no es así, quizás sea el momento de plantearse una evaluación integral de las condiciones de las instalaciones (FCA).

Durante años, la Universidad de California (UC) se enfrentó a dificultades para gestionar su programa de mantenimiento diferido. En aquel momento, no existía una vía clara para determinar qué activos tenía la universidad, en qué estado se encontraban, qué riesgos planteaba el deterioro de los activos y cuál era la magnitud la lista de tareas pendientes en el mantenimiento diferido. Gestionar la parte de su cartera elegible para el estado en 10 campus y 2300 edificios que cubrían más de 5,7 millones de metros cuadrados (más los sistemas de infraestructura del campus) era una tarea desalentadora en el mejor de los escenarios.

Además, los más de 20 sistemas diferentes que se utilizan para gestionar el ciclo de vida de la cartera de activos en toda la universidad, e incluso llamadas de datos simples, como uno para el mantenimiento diferido, se volvió algo abrumador. Tanto que el mantenimiento diferido anual del campus se había convertido en una compilación de hojas de cálculo. Cuando se derivaba de forma diferente la información sobre activos y costes en cada ubicación, no había prioridades claras por las cuales los proyectos debieran abordarse primero para proteger las misiones de la UC (Educación, Investigación y Servicio Público).

Nathan Brostrom, vicepresidente ejecutivo y director financiero de la Oficina del Presidente de la Universidad de California (UCOP), nos cuenta: "No teníamos una buena evaluación de nuestras necesidades en términos de mantenimiento diferido para edificios o infraestructuras. Cada campus hizo un buen trabajo al tratar de evaluar sus necesidades, pero no había estándares comunes para hacerlo”.

 

Sin embargo, como institución pública, no sólo se espera que desarrolle solicitudes presupuestarias creíbles y justificables para el estado y otras partes interesadas, sino que también representa una administración financiera responsable. Obtener una financiación adecuada siempre es un gran desafío, y nunca se recibirá suficiente para hacer todo lo que se debería hacer. Sin embargo, al desarrollar enfoques innovadores para implementar la cantidad oportuna de capital para los proyectos oportunos y en el momento oportuno, se puede justificar de manera bien fundamentada cada solicitud de inversión. 

Al darse cuenta de ello, en 2015 Brostrom creó un equipo para desarrollar un nuevo y mejor programa en la UC llamado "Integrated Capital Asset Management Program" (Programa Integrado de Gestión de Activos de Capital o ICAMP, por sus siglas en inglés). El nuevo programa allanaría el camino para un sistema de gestión del ciclo de vida de los activos más eficiente.

Rich Powers, director de programas del equipo, nos cuenta: «Teníamos nuestra responsabilidad: ofrecer comparaciones entre iguales en toda la cartera. Comenzamos desde cero. Diseñamos el programa para superar la complejidad de la gestión de la cartera de activos en múltiples sistemas mediante la introducción de un nuevo y único sistema de gestión de activos inmobiliarios, junto con normas comunes de priorización de activos, costes y riesgos que serían captadas por un equipo de inspectores mediante un proceso estandarizado de evaluación del estado de las instalaciones en todo el sistema."

Oportunidad de mantenimiento

 

Oportunidades de mantenimiento diferido relacionadas con edificios identificadas por valor de 6.700 millones de dólares a partir de 2022

Activos y Oportunidades

 

Inventarió 125.000 activos y registró 41.000 oportunidades de mantenimiento diferido

Al colaborar con los campus para implementar el sistema de gestión de activos ICAMP y el proceso FCA, sabíamos que podíamos ofrecer una mejor visión de nuestras necesidades de mantenimiento diferido. Pero, como todos los procesos de transformación digital, sabíamos que llevaría tiempo, persistencia y trabajo en equipo. Rich Powers ICAMP Project Manager the University of California Office of the President
No se puede administrar lo que no se puede medir

La UCOP e IBM trabajaron para implementar un sistema integrado a largo plazo para el mantenimiento del extenso espacio inmobiliario de la universidad. La UCOP implementó una de las FCA más grandes y extensas en todo el sistema universitario mediante el IBM® TRIRIGA® Application Suite. El sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) ofrece funciones de aplicación ampliables y escalabilidad a medida que la demanda evoluciona.

El equipo ICAMP comenzó a configurar el módulo FCA de IBM® TRIRIGA y construyó el sistema para admitir la expansión en los otros módulos, lo que en el futuro sería capaz de proporcionar una experiencia de gestión del ciclo de vida de activos aún más integrada.

Para superar los numerosos sistemas y convenciones de gestión de activos utilizados en cada campus, ICAMP se dedicó a desarrollar e integrar un catálogo estandarizado de activos de edificios e infraestructuras, aplicando el marco de clasificación de edificios Uniformat. El catálogo también incluía unidades de medida y ciclos de vida estandarizados para cada activo y un complemento completo de los costes de las actividades de corrección para abordar el mantenimiento diferido. 

"Las funciones de catálogo (BSCs & Assemblies) de TRIRIGA son extremadamente potentes", comenta Powers, "y realmente forman el ADN fundacional del programa... es la forma en que logramos la correspondencia".

Desde el principio, nos dimos cuenta de que estábamos produciendo los datos necesarios para crear una nueva base que cambiara el paradigma del mantenimiento diferido y la gestión de carteras en la UC. La promesa de datos creíbles se convirtió en algo real. Dr. Hayden Collins, Sr. Sr. FCA Program Lead Parsons

El siguiente bloque de construcción fundacional que necesitaba diseñar fue un método para determinar el riesgo que el posible fallo de cada uno de los activos podría suponer para una instalación determinada y su misión. Para abordar esto, ICAMP desarrolló un conjunto estandarizado de calificaciones de riesgo.

Ron Kalich, director de Gestión de Activos de Instalaciones e ICAMP en UCOP, comenta: "Creamos el marco de clasificación de riesgos y de priorización de puntuación pronosticado de acuerdo a dos componentes principales: probabilidad de fallo y consecuencia del fallo. Juntas, estas dos dimensiones nos permitirían cuantificar el riesgo de fallo de un activo; esto también resolvería el problema de una lista de mantenimiento diferido no priorizado y ofrecería la capacidad de clasificar en escala y codificar por colores las oportunidades de mantenimiento diferido como Rojo, Amarillo y Verde".

Sin personas, un sistema es solo un sistema, por lo que para el siguiente paso en el plan, ICAMP trabajó con los campus para formar el elemento crucial del programa: los equipos de FCA. La UC optó por un enfoque híbrido para la formación de equipos: en algunos campus, los equipos de FCA contaban con personal de mantenimiento existente que había estado instalando y manteniendo muchos de los activos desde su instalación original; en otros campus, donde la creación de equipos a partir de los recursos de mantenimiento no era una opción, la UC se asoció con Parsons, un reconocido líder en inventario de activos de instalaciones y evaluaciones de condición, para complementar al personal local.

Juntos, estos equipos se someterían a un extenso programa de formación inicial sobre el proceso y el sistema de UC FCA y aprenderían lo que supone realizar una FCA de alta calidad. 

El Dr. Hayden Collins, jefe sénior del programa FCA en Parsons, comenta: "No sólo nos formaron en metodología básica, sino que también introdujimos reuniones regulares de calibración en los equipos del campus para garantizar que nuestro producto de trabajo fuera repetible y consistente. Utilizamos nuestros hallazgos de control de calidad para identificar mejoras clave. Este tipo de intercambio de conocimientos creó un ciclo virtuoso".

Durante los siguientes cuatro años, estos equipos pasarían por 2.300 edificios, así como sistemas de infraestructura del campus, utilizando la plataforma ICAMP-TRIRIGA para inventariar más de 125.000 activos, acceder a su estado, asignar calificaciones de riesgo y estimar los costes de más de 41.000 oportunidades de mantenimiento diferido. "Al final", añade Powers, "habíamos identificado un retraso de mantenimiento diferido por un total de 6.700 millones de dólares que se cuantificaron a través de nuestro catálogo estandarizado y proceso de FCA".

Susan Fish, Directora de Gestión de Activos, Servicios de Instalaciones de la UC Berkeley, afirma: "se hizo evidente que los datos capturados en ICAMP eran complementarios a los que teníamos en [IBM®] Maximo. Nos aportaban la información que faltaba, como la criticidad de los activos para las misiones de los campus y el riesgo de los activos para las operaciones. Contábamos con información que permitiría a los equipos tomar mejores decisiones para anticipar y tomar medidas correctivas o sustituir activos antes de que fallaran e interrumpieran las operaciones".

Los datos impulsan la justificación de la financiación

En el pasado, la lista de tareas pendientes estaba compuesta por filas de proyectos en una hoja de cálculo y no quedaba claro cuáles eran las prioridades y cuáles de los muchos proyectos debían financiarse primero. A medida que los datos fueron fluyendo hacia el sistema, comenzó a surgir un nuevo punto de vista sobre la lista de acciones pendientes. Los datos no solo permitían capturar detalles en la lista de acciones pendientes, sino que podían acumularse por puntuaciones y colores generales de riesgo, junto con puntuaciones de urgencia para realizar correcciones, lo que permitía a ICAMP mostrarlas en categorías más diferenciadas y manejables de necesidades priorizadas.

Ahora, los responsables de la toma de decisiones podrían consultar la matriz «Mantenimiento diferido total según el calendario de acción y el color de riesgo» y mostrar cuántos fondos se necesitan para abordar desde el mantenimiento diferido de mayor prioridad (rojos y amarillos) hasta el de menor prioridad (verdes) en los siguientes 1-5 años.

Kalich comenta: “activo por activo, ahora podíamos mostrar a nuestros usuarios cuáles tenían oportunidades de mantenimiento diferido y cuáles tenían más probabilidades de afectar sus operaciones. Además, ahora teníamos un horizonte de necesidades de inversión de cinco años integrado en el sistema desde el que podríamos iniciar nuestro análisis y toma de decisiones".

En una institución grande como la UC, siempre hay tantas demandas de presupuesto, por ejemplo, nuevas instalaciones y renovaciones para acomodar el número más alto de matrículas, la transición a energías limpias, el abordaje de mejoras sísmicas, la renovación de los sistemas y el mantenimiento diferido, que es necesario aprovechar datos como los proporcionados por ICAMP para ayudar a implementar el capital de manera más eficiente.

Esta necesidad condujo a otra valiosa dimensión de toma de decisiones basada en datos que ICAMP superpuso a los datos, y es la capacidad de cruzar las oportunidades de mantenimiento diferido con varias de las principales iniciativas y objetivos estratégicos de la UC. Los proyectos de mantenimiento diferido ahora se pueden etiquetar para indicar si podrían asociarse con proyectos de energía o descarbonización, proyectos sísmicos o si podrían reunirse en programas más grandes de seguridad humana o sostenibilidad. Esta referencia cruzada permite a la UC centrarse en aquellos proyectos que satisfagan múltiples objetivos, aprovechando así al máximo cada dólar que se invierte.

Kalich indica que las asignaciones de fondos estatales más recientes ponen de manifiesto las múltiples dimensiones de los datos del ICAMP: "Como podemos identificar nuestras necesidades de mantenimiento diferido de alta prioridad y demostrar cómo podemos apoyar otros objetivos como la sostenibilidad, podemos justificar mejor y de manera más convincente nuestras necesidades de financiación. En sólo los últimos dos años, hemos recibido 475 millones de dólares, un 30 % más de financiación que durante los seis años anteriores juntos. La UC ahora cuenta con datos creíbles y la capacidad de utilizarlos para crear estrategias de inversión y solicitudes de financiamiento justificables”.

Los mayores tramos de financiación están teniendo un impacto significativo; ahora podemos abordar una cantidad considerablemente mayor de nuestra lista de tareas de mantenimiento diferido críticas, incluidos nuestros anticuados sistemas de infraestructura fundamentales, que incluyen los sistemas de vapor, electricidad, agua y residuos que componen nuestro campus de más de 100 años de antigüedad. Susan Fish Director of Asset Management, Facilities Services University of California, Berkeley
Optimizar el mantenimiento diferido y las inversiones de cartera

ICAMP no solo apoya a los líderes de la UC con el desarrollo de estrategias de inversión más justificables en todo el sistema, sino que también marca la diferencia a nivel de campus, donde los recursos de financiación suficientes siempre plantean un desafío y donde es esencial aprovechar al máximo cada inversión. Sin embargo, aprovechar al máximo cada inversión requiere una colaboración multifuncional y datos en los que los usuarios finales puedan confiar. 

Powers explica: "El proceso de FCA por diseño crea un enfoque sistemático para recopilar datos de activos y registrar oportunidades de mantenimiento diferido. Pero también crea una conversación entre los inspectores de la FCA, los administradores de instalaciones y los equipos de soporte de mantenimiento, por lo que pueden trabajar juntos para desbloquear información que a menudo solo saben los jefes o se incluye en registros. De este modo, la FCA se asegura de que lo que saben los expertos no se pierda con los años, pero también ofrece una visión completa de nuestras necesidades desde el terreno hasta las oficinas de los equipos que planifican y realizan inversiones críticas."

Fish dice que UC Berkeley es un buen ejemplo de esta nueva y mejorada colaboración y toma de decisiones de datos en el trabajo: "Nuestros equipos siempre están buscando formas de aplicar los fondos de mantenimiento diferido junto con otras inversiones para aprovechar al máximo un determinado proyecto. En Moffitt Library, Instalaciones y Planificación de capitales trabajaron juntos para combinar la financiación de mantenimiento diferido y una importante donación privada. Al hacerlo, pudimos iniciar una renovación importante que actualizaría una parte importante del espacio y abordaría los componentes críticos, como los controles y accesorios de iluminación, así como los controles de los edificios que se deterioraron mucho más allá de su ciclo de vida útil. Como resultado, los equipos trataron los antiguos sistemas de edificios y se lograron múltiples objetivos, incluida la sostenibilidad y la mejora de nuestra capacidad para respaldar nuestras valiosas misiones de investigación y educación».

A medida que cada vez sean más los equipos de la UC que vayan viendo la intersección de los datos de la FCA con iniciativas significativas como la sísmica o la sostenibilidad, irá mejorando mucho la toma de decisiones basada en datos. Kalich añade: "La herramienta y el enfoque serán extremadamente valiosos para ayudar a impulsar nuevas prácticas recomendadas para la gestión del ciclo de vida de los activos y crear estrategias de inversión óptimas".

Con un sistema de registro único y consensuado en ICAMP, somos más capaces de reunir a los principales equipos interfuncionales (energía, proyectos de capital, instalaciones e ingeniería) y aprovechar esta experiencia para influir en todo el ciclo de vida, desde la puesta en marcha hasta la mejora del mantenimiento. Susan Fish Director of Asset Management, Facilities Services University of California, Berkeley
Adaptar, improvisar y superar

Gestionar una cartera nunca es fácil, especialmente en un entorno económico, técnico y operativo en constante cambio. Por eso, crear un sistema y un proceso dinámicos para gestionar los datos de la cartera es más importante que nunca.

En el antiguo modelo de consultor FCA, los técnicos visitaban una instalación quizás cada tres o cinco años y recopilaban una lista de necesidades y proporcionaban un libro de referencia. En el modelo UC, Kalich explica: "Tenemos un sistema vivo en ICAMP. A medida que el personal del campus y los inspectores realizan cambios en los datos, esos datos se actualizan en los principales paneles de gestión dos veces al día. De este modo, los datos se mantienen actualizados y procesables, algo imprescindible en una cartera de más de 40.000 millones de dólares".

Fish continúa diciendo: "En la UC Berkeley, la evaluación de la condición de las instalaciones no es solo una iniciativa de un solo punto en el tiempo. Ahora, los equipos de gestión de instalaciones y operaciones actualizan los activos, capturan esos aspectos de los datos en tiempo real y muestran el cambio en el nivel de salud del activo a lo largo del tiempo".

Con respecto al futuro de ICAMP-TRIRIGA, Kalich señala: "Hay muchas otras capacidades dentro de la plataforma que podemos aprovechar, incluida la gestión de activos de capital, la presupuestación de capital y la gestión de proyectos de capital. Hay una serie de beneficios y casos de uso adicionales que pueden generar eficiencias operativas e inversiones, desde la planificación hasta el aprovisionamiento y la sostenibilidad".

La UC está cambiando el paradigma y permitiendo a los responsables de las instalaciones y a las partes interesadas tomar decisiones basadas en datos que se adapten a las circunstancias actuales, improvisar basándose en datos sólidos cuando sea necesario y superar los retos y las necesidades a medida que surjan.

Logotipo de la Universidad de California
Acerca de la Oficina del Presidente de la Universidad de California (UCOP)

La Universidad de California se fundó en 1868 con solo diez profesores y 40 estudiantes. En 2022, la universidad emplea a más de 150.000 personas y cuenta con más de un cuarto de millón de estudiantes al año. Incluye 10 campus y seis centros médicos compuestos por 6.000 edificios. UCOP (el enlace se encuentra fuera de ibm.com), en Oakland CA, es la sede de la universidad.

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Producido en los Estados Unidos de América, diciembre 2022.

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