El Departamento de Asuntos Comunitarios de Nueva Jersey aumenta la seguridad pública, los ingresos y la productividad con IBM Consulting para Microsoft
El Departamento de Asuntos Comunitarios de Nueva Jersey (NJDCA) es una agencia estatal que ofrece orientación administrativa, ayuda financiera y asistencia técnica a los agentes locales. Proporcionan programas y servicios que abordan problemas públicos, como la seguridad en incendios, edificios y ascensores, la inspección de viviendas, el desarrollo comunitario y la gestión y financiación de las administraciones locales.
Hay varias oficinas y unidades dentro del departamento responsables de realizar inspecciones de seguridad cruciales en toda la comunidad y hacer cumplir los códigos estatales aplicables de Nueva Jersey:
- La Oficina de Aplicación del Código contra Incendios inspecciona los edificios altos y estructurados con usos que ponen en peligro la vida (como atrios de varios pisos y cocinas industriales). También gestionan programas de educación pública y supervisan la formación de los bomberos.
- La Oficina de Inspección de Viviendas garantiza el mantenimiento adecuado de hoteles y edificios de viviendas múltiples, como apartamentos, para salvaguardar la salud, la seguridad y el bienestar de los residentes.
- La Unidad de Seguridad de Ascensores supervisa que los ascensores cumplan con las normas de seguridad para protegerles contra los riesgos de lesiones relacionados con los equipos y el mantenimiento.
El NJDCA aprovechó la oportunidad de explotar toda la potencia de sus principales de actividades aplicaciones al invertir en innovación para modernizar sus sistemas, crear conocimientos procesables y agilizar la toma de decisiones. En colaboración con IBM Consulting for Microsoft, crearon sistemas móviles centrados en la nube de última generación y modernizados para gestionar de forma óptima los procesos de registro, inspección, ejecución, facturación y pago.
Los principales retos que abordaron fueron los procesos de inspección anticuados y a menudo en papel en diversas oficinas, la infraestructura de TI fragmentada y el uso ineficiente de mano de obra y tiempo. Además, los sistemas existentes eran costosos de mantener, propensos a tiempos de inactividad frecuentes y no cumplían con los requisitos de los usuarios públicos o los empleados gubernamentales.
EL NJDCA buscó la experiencia de IBM Consulting for Microsoft para crear una solución integral que pudiera dirección sus preocupaciones.
La colaboración entre NJDCA e IBM Consulting para Microsoft ha dado como resultado soluciones de inspección basadas en la nube para múltiples programas. Este marco de inspección modernizado, creado con Microsoft Dynamics 365 y Power Platform, permite a las agencias alcanzar eficazmente sus objetivos y mejorar la seguridad pública en todo el estado.
Los componentes de la solución incluyen:
- Aplicación móvil: los inspectores utilizan dispositivos móviles para iniciar sesión y registrar resultados en el campo.
- Back-office: el personal aprovecha la plataforma Microsoft Dynamics 365 para tareas como el procesamiento de registros, la gestión de apelaciones y extensiones, la revisión de la contabilidad y la evaluación de la productividad y el rendimiento de los inspectores.
- Portal público: los propietarios y agentes usan Microsoft Power Pages para registrar propiedades, obtener registros y certificados de inspección y pagar facturas en línea.
La nueva solución de inspección ofrece una serie de funciones y capacidades diseñadas para optimizar diversos procesos y mejorar la eficacia general, como notificaciones automatizadas, gestión de documentos, análisis avanzados para la elaboración de informes fiscales y de utilización del personal, y seguimiento de los permisos vinculados a las propiedades.
La implementación de la nueva solución de inspección basada en la nube mejoró la seguridad pública y la gestión de las inspecciones mediante la optimización de los flujos de trabajo y la modernización de los procesos de extremo a extremo, y además mejoró el uso de dispositivos móviles para una mejor accesibilidad y facilidad de uso. Como resultado, NJDCA está apreciando una reducción en los retrasos de inspección de varios años a cero a seis meses para la inspección de viviendas y una reducción del tiempo del ciclo de inspección de ascensores de hasta un 90 %.
Como parte de la nueva plataforma, todos los datos están ahora centralizados a través de Microsoft Government Cloud, un entorno rico en seguridad que aborda diversos sistemas heredados, la seguridad de los datos y el cumplimiento de la normativa. La gestión de pagos ha mejorado significativamente gracias a la integración de Power Pages con el sistema de pago del gobierno de Nueva Jersey a través de Microsoft Azure. Esta integración mejoró la experiencia del usuario gracias a características como el pago rápido, que permite a los usuarios ver los detalles de las facturas y realizar pagos sin necesidad de iniciar sesión.
Además, la gestión de ingresos está automatizada con Microsoft Power Automate, lo que reduce costes, ahorra tiempo y elimina posibles errores humanos en los procedimientos de facturación, distribución de impresiones, gestión postal y supervisión. Los ingresos aumentaron un 46 % para el programa de inspección de viviendas y un 15 % para el programa de inspección de seguridad contra incendios. Además, la transformación proporcionó a la agencia paneles de control y capacidades de elaboración de informes de inteligencia empresarial (BI) de última generación, impulsados por Microsoft Power BI.
Como parte continua de esta iniciativa de modernización, IBM Consulting for Microsoft está implementando ahora la optimización de la programación basada en Azure Open AI, la visibilidad en tiempo real de los estados de los inspectores y las inspecciones, así como las capacidades móviles fuera de línea.
El Departamento de Asuntos Comunitarios de Nueva Jersey (NJDCA, por sus siglas en ibm.com inglés) es la agencia estatal creada para proporcionar orientación administrativa, apoyo financiero y asistencia técnica a los gobiernos locales, organizaciones de desarrollo comunitario, empresas e individuos para mejorar la calidad de vida en Nueva Jersey. El NJDCA ofrece programas y servicios que responden a cuestiones de interés público, como la seguridad contra incendios y de los edificios, la producción de viviendas, la planificación y el desarrollo de la comunidad, y la gestión y las finanzas de los gobiernos locales.
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