Cuando pensamos en la defensa nacional, es lógico centrarse en la valentía y la dedicación del personal de servicio de las fuerzas armadas: el Ministerio de Defensa del Reino Unido emplea a más de 190 000 personas en el Ejército Británico, la Marina Real, la Real Fuerza Aérea y el Mando Estratégico. Sin embargo, no debemos olvidar la contribución vital de los 58 000 miembros del personal civil del Ministerio de Defensa, que brindan una amplia gama de servicios de apoyo para ayudar a mantener la seguridad de la nación.
Como todas las grandes organizaciones modernas, el Ministerio de Defensa depende de la eficacia de una serie de servicios empresariales, como finanzas, adquisiciones y recursos humanos. En lugar de que el Ministerio y cada una de las fuerzas armadas gestionen sus propios departamentos de contabilidad, compras y recursos humanos, el Ministerio de Defensa aplica un modelo central de servicios compartidos, a cargo de su división de Servicios Empresariales de Defensa (DBS).
DBS es responsable de la prestación integral de estos servicios, incluyendo no solo personal experto y procesos de negocio bien diseñados, sino también la tecnología subyacente. A lo largo de los años, a medida que se ampliaban las competencias de la DBS, esta heredó muchos sistemas informáticos y fuentes de datos dispares de distintos organismos del Ministerio de Defensa, desde grandes aplicaciones y bases de datos empresariales hasta pequeñas herramientas y hojas de cálculo personalizadas.
Gestionar esta complejidad se estaba convirtiendo en un trabajo a tiempo completo para el equipo de EPC, y la carga de mantenimiento dificultaba la prestación de mejoras en el servicio. La organización quería avanzar hacia un modelo operativo más moderno y eficiente y reconoció que estandarizar y converger su entorno de TI sería un primer paso vital, ya que ayudaría a reducir el costo de propiedad, reducir el mantenimiento y mitigar el riesgo empresarial.
"DBS quiere simplificar su entorno de sistemas por varias razones", explica James Courtney-Holt, Director de sistemas de información de Finance & Commercial Lead de DBS. Nos permitirá aprovechar al máximo nuestro software principal Oracle e IBM Cognos y habilitar los recursos de DBS". Permitirá que el equipo interno de DBS asuma toda la responsabilidad del soporte y el cambio de nuestros sistemas. y nos preparará para la transición a los servicios cloud en el futuro.".
Servicios compartidos más inteligentes
Los servicios compartidos más inteligentes ayudan al Ministerio de Defensa a apoyar al personal de servicio de las fuerzas armadas de 190 000
Legado a los sistemas empresariales
La nueva plataforma reemplaza 4 sistemas heredados con solo 1 aplicación empresarial
DBS lanzó una importante iniciativa de varios años para racionalizar su entorno de sistemas e impulsar nuevas eficiencias. Con el apoyo de IBM® Consulting y Deloitte, DBS se propuso transformar tres áreas principales de su TI: las aplicaciones empresariales que respaldan sus procesos de contratación, compras y finanzas (CP&F); los sistemas financieros que respaldan la planificación, los presupuestos y la previsión (PB&F); y las bases de datos y herramientas de análisis que proporcionan información de gestión (MI) a los usuarios de todo el Ministerio de Defensa.
Contratación, compras y finanzas
Para aumentar la eficiencia de sus procesos comerciales y financieros, DBS decidió reemplazar una serie de sistemas separados por una única aplicación de Oracle eBusiness Suite que gestionara todo el flujo de trabajo de extremo a extremo. Más de cuatro grandes publicaciones, un equipo conjunto de DBS, IBM, Deloitte y otros departamentos del Ministerio de Defensa trabajaron estrechamente juntos para implementar un ciclo fluido de compra a pago en el nuevo sistema y luego aumentarlo con una funcionalidad adicional para la gestión de contratos y la integración del Gobierno en el eMarketplace (GeM).
Al pasar a un único sistema para CP&F, DBS ha podido retirar tres de sus plataformas ERP existentes, así como una serie de sistemas auxiliares más pequeños y procesos manuales. Esto ha simplificado fundamentalmente el mantenimiento del sistema y ha reducido los costes operativos, al tiempo que ha dado al personal de DBS más tiempo para centrarse en mejorar la calidad del servicio y desarrollar nuevas funciones. El proyecto también brindó una oportunidad para la limpieza de datos, lo que ha llevado a una mejora significativa en la calidad de los datos y ha dado a los responsables de la toma de decisiones una mayor confianza en el sistema.
Planificación, presupuestos y previsiones
Hace varios años, DBS reemplazó un sistema de planificación empresarial que había llegado al final de su vida útil con una nueva plataforma basada en el software de IBM. Desde entonces, los equipos de DBS e IBM han completado varias actualizaciones para mejorar la funcionalidad, incluida una actualización reciente a la última versión del software IBM® Planning Analytics . La solución PB&F ahora admite la gestión interanual del presupuesto y de las previsiones para el año financiero actual y un ciclo de presupuestación anual con un horizonte de diez años para la planificación a largo plazo.
Además de los datos del plan y del pronóstico, el sistema también incluye los datos financieros actuales, lo que permite a los usuarios analizar las variaciones entre los resultados esperados y los reales. DBS proporciona acceso a una amplia gama de herramientas para ayudar a los usuarios de diferentes niveles de la organización a interactuar con estos datos mediante flujos de trabajo para ayudar a los jefes de departamento a aportar sus datos presupuestarios a potentes herramientas de análisis integradas en hojas de cálculo para potenciar a los usuarios del equipo financiero.
Información de gestión
Paralelamente a estos proyectos, DBS también ha creado un almacén de datos centralizado para la información de gestión, extrayendo datos de sus operaciones contables y sistemas de CP&F, así como de la plataforma PB&F y varias otras fuentes de datos.
Con la solución IBM® Cognos Analytics, los usuarios pueden acceder y visualizar información financiera y operativa y generar automáticamente informes sobre datos multifuncionales. La plataforma rompe los silos de datos y ayuda a eliminar la necesidad de informes manuales basados en hojas de cálculo, lo que ahorra horas a los analistas de todo el Ministerio.
Los responsables de la toma de decisiones del Ministerio de Defensa confían cada vez más en el almacén de datos para proporcionar datos altamente controlados de sistemas de origen bien controlados. Esto reduce la necesidad de que los departamentos mantengan sus propias cifras y ayuda a garantizar que se tomen decisiones basadas en información coherente y precisa.
"Buscamos ampliar nuestra capacidad de análisis financiero y comercial", dice Courtney-Holt. "En los próximos 12 meses, hemos ampliado el almacén para incluir datos de RR. HH., nóminas y proyectos. También estamos tratando de compartir datos con otros sistemas de IG de Defensa a través de API, de modo que dondequiera que se consuman en última instancia los datos del DBS, se tomen de nuestro almacén como 'única fuente de la verdad'".
Las fases más recientes de la iniciativa de transformación de DBS han tenido lugar durante la crisis de la COVID-19. Durante el primer bloqueo en el Reino Unido, todo el equipo del proyecto tuvo que trabajar desde casa, lo que planteó problemas de acceso a los sistemas. Sin embargo, gracias a la flexibilidad y dedicación del equipo conjunto de DBS, IBM y Deloitte, el proyecto nunca perdió impulso. DBS ha seguido cumpliendo todos sus objetivos clave de rendimiento y entregando a tiempo cada versión de nuevo software y funcionalidad.
"La relación entre DBS y el equipo de IBM ha sido realmente importante en nuestro éxito", dice Courtney-Holt. "Incluso cuando hemos estado trabajando en proyectos por proyecto, nunca hemos perdido la vista de los objetivos más amplios y a largo plazo que estamos tratando de lograr. Hemos empleado el trabajo conjunto para garantizar que los recursos de DBS hayan desempeñado un papel importante en los cambios que hemos introducido. Me complace que tanto DBS como IBM hayan gestionado esto como una asociación estratégica".
Además de ahorros significativos en la gestión y el mantenimiento de TI, los resultados incluyen mejoras en el rendimiento y la disponibilidad del sistema, con menos incidentes reportados y menos tiempo de inactividad no planificado. El aumento de la estabilidad significa que el personal de DBS puede dedicar menos tiempo a solucionar problemas de TI y más tiempo a mejorar los servicios existentes y desarrollar nuevas funciones.
"En el pasado hemos sido culpables de perseguir el cambio a expensas de la sostenibilidad a largo plazo de nuestros sistemas", afirma Courtney-Holt. "El paso a un enfoque 'evergreening' con actualizaciones periódicas de los sistemas y el énfasis en la explotación de la funcionalidad comercial estándar proporcionará una base más firme que nuestros clientes podrán explotar y maximizará la inversión que hemos hecho en nuestros sistemas clave de Oracle y Cognos."
El Ministerio de Defensa (enlace externo) es uno de los departamentos más grandes e importantes del gobierno del Reino Unido, con más de 190 000 fuerzas armadas y 58 000 personal civil. Trabaja para mantener la nación segura y próspera y mantener su alcance e influencia global protegiendo a los ciudadanos, territorios, valores e intereses del Reino Unido en casa y en el extranjero.
Legal
© Copyright IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Consulting, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Producido en los Estados Unidos de América, marzo de 2021
IBM, el logotipo de IBM, ibm.com, Cognos y TM1 son marcas comerciales de International Business Machines Corp., registradas en muchas jurisdicciones de todo el mundo. Los demás nombres de productos y servicios pueden ser marcas registradas de IBM u otras empresas. Puede consultar una lista de las actuales marcas registradas de IBM en la web, en "Información sobre derechos de autor y marcas registradas" en www.ibm.com/es-es/legal/copytrade.shtml.
La información contenida en este documento es la vigente en la fecha de su publicación original y está sujeta a cambios por parte de IBM. No todas las ofertas mencionadas en este documento están disponibles en todos los países en los que IBM está presente.
Los datos de rendimiento y ejemplos de clientes mencionados se presentan únicamente con fines ilustrativos. Los datos reales de rendimiento pueden variar en función de las configuraciones y condiciones de funcionamiento específicas. LA INFORMACIÓN DE ESTE DOCUMENTO SE OFRECE "TAL CUAL ESTÁ" SIN NINGUNA GARANTÍA, NI EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, INCLUIDAS, ENTRE OTRAS, LAS GARANTÍAS DE COMERCIALIZACIÓN, ADECUACIÓN A UN FIN CONCRETO Y CUALQUIER GARANTÍA O CONDICIÓN DE INEXISTENCIA DE INFRACCIÓN. Los productos de IBM están sujetos a garantía según los términos y condiciones de los acuerdos bajo los que se proporcionan.
Oracle eBusiness Suite no es un producto ni una oferta de IBM. Oracle eBusiness Suite se vende o se concede bajo licencia, según sea el caso, a los usuarios con arreglo a los términos y condiciones de Oracle, que se facilitan con el producto o la oferta. La disponibilidad, así como todas y cada una de las garantías, servicios y soporte de Oracle eBusiness Suite, son responsabilidad directa de Oracle, que los proporciona directamente a los usuarios.