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El equipo financiero de IBM comenzó a abordar un reto de larga data en torno a los asientos contables hace unos años. En ese momento, el proceso era muy manual, repetitivo y lento, lo que requería la recopilación de datos de múltiples sistemas y comprobaciones exhaustivas para minimizar los errores, especialmente durante los periodos de mayor actividad financiera. Esto supuso una carga significativa para los analistas y requirió el soporte continuo de IBM Consulting. En un principio, el equipo implementó la automatización de procesos robóticos para agilizar partes del flujo de trabajo. Sobre esa base, el equipo lanzó la iniciativa Jobotx en 2024, ampliando las capacidades de automatización con IBM watsonx Orchestrate e IBM Apptio Enterprise Business Management (EBM). Estas herramientas abordaron problemas persistentes como la validación inconsistente de datos, los retrasos en el tiempo de ciclo y la escalabilidad. Al combinar IA, RPA y la priorización de la automatización basada en los costes, IBM comenzó a estandarizar y acelerar el procesamiento de asientos contables en todas las regiones de una manera más inteligente y adaptable.

El equipo financiero de IBM utilizó IBM Apptio EBM para analizar los datos del libro mayor de todo el año e identificar las oportunidades de automatización, y después aprovechó watsonx.ai para crear modelos de IA personalizados para el análisis de las causas raíz. A continuación, implementaron IBM Watsonx Orchestrate y lo integraron con la automatización de procesos robóticos (RPA) para validar las entradas con el libro mayor, optimizar los pasos del proceso y generar datos contables para su revisión.

Además, la solución se amplió para incluir la detección de anomalías en tiempo real con el fin de mejorar la precisión de los registros financieros antes de su presentación. Los modelos de automatización con IA en Jobotx permitieron una adaptación dinámica a las políticas financieras cambiantes.

El equipo financiero y el equipo de Jobotx de IBM describieron de manera conjunta los pasos repetitivos y manuales de registro de asientos contables para el asistente watsonx Orchestrate. El equipo eligió watsonx Orchestrate para agilizar las operaciones, tomar decisiones informadas con conocimientos con IA e impulsar el crecimiento en un entorno seguro y escalable. Watsonx Orchestrate interpretó estas entradas y las convirtió en comandos RPA precisos. Tras la aprobación del director financiero, watsonx Orchestrate programó comandos automatizados para el envío del diario al libro mayor durante el cierre financiero. La solución también funcionó bien con IBM Business Automation Workflow para ofrecer un panel de control dinámico y en tiempo real, lo que permitió a los analistas financieros ejecutar una gestión de excepciones oportuna.

La implementación de la solución a principios de 2025 permitió al equipo financiero de IBM aumentar la precisión a la vez que liberaba tiempo para trabajos más estratégicos y mejoraba la eficiencia general. Como parte de la iniciativa Jobotx, el equipo seguirá perfeccionando la precisión de la automatización, integrando la plataforma con otros sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) y ampliando los conocimientos impulsados por IA para los equipos financieros de todo el mundo.

El equipo financiero de IBM automatizó con éxito su proceso de registro contable aprovechando los modelos de watsonx.ai, lo que supone un importante ahorro de tiempo y costes. Con el nuevo sistema, los analistas financieros ahora pueden centrarse en tareas más estratégicas. Además, el equipo ha visto una reducción de errores y una mejora en la eficiencia general.

Según el equipo financiero, "al automatizar los tediosos flujos de trabajo con watsonx Orchestrate y aprovechar los conocimientos impulsados por IA de Jobotx, ahora podemos liberar tiempo de nuestros empleados para que se centren en el trabajo más estratégico y en su propio desarrollo, a la vez que mejoramos la eficiencia de nuestras operaciones".

El equipo también ha observado los siguientes beneficios durante los 3 primeros meses de implementación:

• Reducción estimada de >90 % en el tiempo de ciclo
  Con la automatización integral de los procesos, se prevé que los tiempos de ciclo para el cierre financiero y la conciliación  se reduzcan en más del 90 %. Lo que antes llevaba días o incluso semanas, ahora se completa en horas, lo que proporciona visibilidad en tiempo real y facilita una toma de decisiones más rápida.
  
  
• Ahorro anual estimado de 600 000 USD
  Al sustituir los sistemas heredados por una solución de automatización financiera con IA, la empresa podría lograr un ahorro anual estimado de aproximadamente 600 000 USD. Este ahorro se deriva de la reducción de los costes operativos, la mejora de la eficiencia de los procesos y la disminución de la dependencia del trabajo manual.

De cara al futuro, el equipo financiero tiene previsto seguir aprovechando la IA y watsonx.ai para automatizar otros procesos empresariales y mejorar la productividad general. Los planes de expansión también incluyen una profunda integración con otras aplicaciones financieras y la ampliación de las capacidades de IA para abarcar la evaluación de riesgos y la monitorización del cumplimiento.

IBM es una empresa multinacional de tecnología y consultoría con sede en Armonk (Nueva York) que presta servicios a clientes de todo el mundo. Fundada en 1911, IBM es una de las empresas de tecnología más grandes y consolidadas del mundo, con una amplia gama de productos y servicios, que incluyen cloud computing, inteligencia artificial e infraestructura de TI. Con más de 270 000 empleados en todo el mundo e ingresos anuales que superan los 60 000 millones de dólares, IBM es líder en el sector tecnológico y ofrece soluciones innovadoras a empresas, gobiernos e instituciones de todo el mundo.