El nuevo Impuesto sobre Bienes y Servicios (GST) de la India requiere que las empresas proporcionen documentos de embarque electrónicos cuando envíen bienes de alto valor en todo el país. CTIL Cement Division utiliza las soluciones de integración de IBM® Cloud para registrar automáticamente los albaranes electrónicos en los sistemas gubernamentales, así como para crear una plataforma de integración y trazabilidad para toda la empresa.
CTIL Cement Division envía miles de toneladas de cemento en la India todos los días, y cada envío requiere un albarán electrónico válido. Gestionar estas facturas electrónicas manualmente requeriría un esfuerzo administrativo significativo.
CTIL Cement Division y Cateina automatizaron el proceso de facturación electrónica al permitir que el sistema ERP de la empresa se comunique directamente con los sistemas gubernamentales mediante las soluciones IBM Cloud Integration.
Cuando el gobierno indio decidió reemplazar un complejo conjunto de impuestos, aranceles y recargos nacionales y estatales con un solo impuesto sobre bienes y servicios (GST), creó tanto un desafío como una oportunidad para CTIL Cement Division.
El GST establece nuevos requisitos para las empresas que transportan mercancías entre estados. Según las normas del GST, cualquier envío de mercancías que se mueva más de un número prescrito de kilómetros a través de una frontera estatal debe registrarse en los sistemas gubernamentales con una hoja de ruta electrónica (documento de embarque electrónico). El albarán electrónico permite a los inspectores verificar que cada camión o tren lleve las mercancías especificadas y que se hayan pagado los impuestos correspondientes.
Los usuarios pueden generar albaranes electrónicos de varias maneras, por ejemplo, utilizando el portal web oficial o la aplicación móvil, o enviando un SMS. Sin embargo, para una empresa como CTIL Cement Division, que produce y envía alrededor de 12 millones de toneladas de cemento al año, estos enfoques manuales obligaban al personal a crear, registrar y gestionar miles de facturas electrónicas cada semana.
Como resultado, el personal especializado de cada una de las cuatro plantas y 192 almacenes de la CTIL Cement Division dedicaba casi ocho horas al día a descargar y cargar lotes de hojas de cálculo para la gestión de documentos de embarque. La creación de albaranes era un flujo de trabajo basado en papel que implicaba firmas físicas, por lo que cada elemento tardaba unos cinco minutos en procesarse. Los procesos de cumplimiento también eran manuales, lo que aumentaba aún más el tiempo de respuesta.
Al buscar una forma de agilizar el procesamiento de albaranes, CTIL Cement Division también vio la oportunidad de mejorar la integración de su entorno de TI en general. Los sistemas internos de la empresa estaban unidos por interfaces punto a punto, y era difícil intercambiar datos con terceros como el gobierno, proveedores, concesionarios y proveedores de transporte.
"En lugar de crear otra solución punto a punto, decidimos ver el panorama general", dice Amit Bahl. "Al crear una plataforma central, no solo pudimos resolver el desafío de la hoja de ruta electrónica del GST, sino que también facilitamos mucho la adición de nuevos servicios en el futuro".
Para ayudar a diseñar y entregar su nueva solución de facturación electrónica, CTIL Cement Division consultó Cateina Technologies (enlace externo a ibm.com), un especialista en integración de aplicaciones empresariales. El equipo de CTIL y Cateina consideró cuidadosamente todos los requisitos y evaluó varios posibles enfoques.
Una opción era utilizar el entorno SAP ERP existente de la empresa como un centro para la orquestación e integración de procesos. Sin embargo, la nueva plataforma necesitaba poder integrarse con servicios externos que podrían no ser compatibles con SAP, por lo que el equipo buscaba un enfoque más flexible.
En última instancia, eligieron las soluciones IBM Cloud Integration, incluyendo IBM App Connect (la próxima generación de IBM® Integration Bus) para la integración de aplicaciones e IBM® API Connect para la gestión del ciclo de vida de la API. La principal ventaja de la solución de IBM era que incluía muchos adaptadores preconstruidos que facilitarían la interfaz con una amplia gama de sistemas externos. El equipo consideró que esto no solo les ayudaría a resolver el desafío inmediato de la hoja de ruta electrónica, sino que también proporcionaría una plataforma versátil para futuros proyectos de integración en los próximos tres o cuatro años.
El equipo comenzó el proyecto utilizando IBM App Connect para crear una plataforma que pudiera actuar como un punto central de integración. A continuación, el equipo creó un servicio para conectar la solución al sistema de facturación electrónica del gobierno a través de IBM API Connect.
Fue fundamental que los plazos del proyecto fueran correctos, porque la empresa tenía un plazo fijo para cumplir con los requisitos de GST. El equipo del proyecto se ocupó de priorizar los hitos y los entregables para garantizar que pudiera cumplir todos los requisitos obligatorios lo antes posible en el proyecto.
Una vez que el equipo había establecido la funcionalidad básica, utilizaron un enfoque ágil e iterativo para ofrecer mejoras y nuevas funciones. Esta metodología permitió a las divisiones de cemento de CTIL poner en producción una solución viable en tres meses.
Al ofrecer la solución de facturación electrónica con éxito, CTIL Cement Division espera obtener un retorno total de la inversión. La empresa calcula que cada una de sus plantas y depósitos ahorrará ocho horas al día al eliminar la gestión de las hojas de ruta basada en hojas de cálculo, y que el tiempo de respuesta para la creación de cada hoja de ruta se reducirá en más de un 60%, de cinco minutos a sólo uno o dos. Estos ahorros administrativos posiblemente permitirán que la empresa vuelva a implementar algunos de sus empleados en roles más productivos.
La plataforma también proporciona a CTIL Cement Division mayor confianza en que todos sus envíos tienen la documentación correcta. Los camiones de la empresa pueden entregar su carga sin demoras en los puntos de control y no hay riesgo de que los inspectores fiscales impongan sanciones financieras por falta de documentación.
Además, la empresa ve la solución de facturación electrónica como el primer paso en un viaje más amplio. Al utilizar su nueva plataforma de integración para optimizar o eliminar los procesos manuales heredados, espera aumentar la eficiencia y los beneficios empresariales en el futuro. Dado que ahora es posible desarrollar un nuevo servicio en menos de 10 días, también debería ser posible ofrecer nuevos servicios rápidamente y sin una inversión significativa en TI.
Por ejemplo, la empresa planea integrar escáneres RFID en sus procesos, lo que le permitirá rastrear lotes individuales de cemento en su viaje de planta a camión, depósito y concesionario. Al combinar los datos RFID con señales GPS de los camiones y la información del albarán electrónico, la empresa podrá lograr una trazabilidad completa de sus productos casi en tiempo real. Esto podría ayudar a los 5.800 distribuidores de la empresa a saber exactamente dónde están sus envíos, para que puedan asesorar a sus clientes sobre los plazos de entrega y aumentar la satisfacción de los clientes.
Amit Bahl, CIO de CTIL Cement Division, concluye: "La plataforma que hemos creado con IBM Cloud Integration proporciona la información que necesitamos para reducir los costes optimizando las operaciones y la logística. Al planificar rutas más eficientes y tomar decisiones más inteligentes sobre los modos de transporte, aumentaremos la eficiencia y ofreceremos valor a nuestros clientes de forma más rápida y fiable".
Century Textiles & Industries Ltd. – Cement Division (enlace externo a IBM.com), tiene tres plantas estratégicamente ubicadas en Raipur en Chhattisgarh, Maihar en Madhya Pradesh y Chandrapur en Maharashtra, y una unidad de molienda en Murshidabad en Bengala Occidental. Los productos de la compañía se comercializan como Birla Gold Premium Cement, que ha sido una marca reconocida en la industria durante más de cuatro décadas.
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