Control eficaz con Business Analytics, a pesar del crecimiento acelerado

Algunos criterios resultaron especialmente importantes para los controladores de BKW a la hora de elaborar la oferta. Por un lado, la solución analítica debía centrarse en el apoyo estratégico y operativo a la alta dirección. El Control de Grupo tenía que estar en condiciones de introducir cambios flexibles en la estructura de datos en pocas horas, por ejemplo, teniendo en cuenta nuevas fuentes de datos o categorías. Además, el nuevo paquete analítico debía representar diversos indicadores clave de rendimiento (KPI), como indicadores financieros, no financieros, técnicos y específicos del mercado. Los informes comerciales mensuales debían estar disponibles a más tardar el día 10 del mes siguiente. Además, debería ser posible simular cambios organizativos y actualizar informes anteriores. También había que incluir el flujo de trabajo y la comunicación con todos los implicados en el proceso, así como la distribución rápida y sencilla de los informes.

Sin embargo, la pregunta crucial al final del día era quién podía ofrecer la mejor solución cuando se trataba de informar sobre los servicios de BKW, ya que esto todavía se hacía utilizando hojas de cálculo de Excel . IBM causó la mejor impresión en este aspecto con su paquete IBM Planning Analytics, una versión más nueva y mejorada de IBM Cognos TM1. Fue la flexibilidad y la facilidad de uso del software lo que convenció al equipo. Los controladores pueden añadir nuevas organizaciones con mucha rapidez junto con todos sus datos maestros, reasignarlos, mostrar diferentes estructuras organizativas en paralelo o adaptar las vistas y los análisis a las nuevas necesidades. Estas cualidades son especialmente beneficiosas en vista del rápido crecimiento heterogéneo que ha experimentado el Grupo.

La instalación de IBM Planning Analytics se realizó sin problemas y, como resultado, se completó rápidamente. Un pequeño equipo de Control de Grupo llevó a cabo el proyecto en paralelo a su trabajo diario y fue entrenado por expertos de IBM en el proceso. Gracias a esta supervisión personal, los controladores de BKW aprendieron rápidamente a generar con sus datos los modelos que necesitaban para fines concretos. De hecho, fueron capaces de crear sus propios informes en tan solo unos días, y unas semanas más tarde incluso fueron capaces de realizar cambios en los modelos o datos ellos mismos.

El éxito de la implantación del programa informático significaba que el objetivo de adquirir el nuevo sistema, la elaboración de informes mensuales, ya se había alcanzado. Sin embargo, IBM Planning Analytics también hizo posibles otros cambios útiles, como acelerar el proceso de presupuestación. Antes se tardaba hasta 26 semanas en aprobar el presupuesto, pero ahora solo se necesitan ocho. También se incluyó la planificación a mediano plazo, y se pueden generar cifras estratégicas para el futuro hasta el año 2050. Por lo tanto, la petición original de BKW de una visión general a corto plazo de todos sus campos de negocio se ha mejorado para cubrir una planificación integral para el futuro. Gracias a la estructura modular del nuevo sistema, su flexibilidad y facilidad de uso, los controladores han podido aprovechar estas y otras posibilidades sin tener que adquirir previamente conocimientos informáticos especiales.

Como resultado de la implementación, BKW pudo acelerar enormemente sus informes y presupuestos. Y sus controladores tienen ahora a su disposición una herramienta multifuncional con la que pueden resolver todo tipo de retos empresariales de forma creativa. Por un lado, pueden elaborar una serie de estados de resultados para las distintas sucursales de la empresa. También es interesante ver cómo han utilizado el software para construir un sistema de informes propio y eficiente que cubre todas las pequeñas organizaciones de la división de Ingeniería, ya que cada año se agregan nuevas empresas que deben registrarse junto con sus datos financieros y KPI. Gracias a la solución ERP de IBM, esto se puede hacer fácilmente utilizando una pantalla de entrada especial. El sistema de análisis combina todos los datos y proporciona una visión específica del sector de ingeniería de BKW en su conjunto. De esta forma, el departamento de ingeniería puede hacer declaraciones sobre su situación empresarial actual con relativamente poco esfuerzo e informar sus propios datos directamente al Grupo.

IBM Planning Analytics no puede sustituir por completo a un sistema contable SAP, pero no es eso lo que realmente pretende. Lo que interesa a los interventores es suministrar al nivel directivo datos estratégicos y operativos válidos para facilitar la toma de decisiones. A pesar de la declaración mensual pendiente y de la implicación de varios departamentos financieros (Hacienda y Contabilidad), por no mencionar la necesidad de una amplia consolidación, los controladores están ahora en condiciones de suministrar los datos financieros apropiados antes del octavo día laborable del mes siguiente, y además los datos son muy precisos. Esto arroja una nueva luz sobre el papel creativo que los controladores pueden tener hoy en día en una empresa. En el caso de BKW, han evolucionado de contables a navegantes fiables y siguen afrontando, y resolviendo, cualquier nuevo reto que surja con creatividad y habilidad.

El Grupo BKW (enlace externo a ibm.com) es una compañía internacional de energía e infraestructura con sede en Berna, Suiza, que actualmente tiene más de 11 500 empleados. Planifica, implementa y opera la infraestructura técnica para producir y suministrar energía a empresas, particulares y el sector público, y proporciona modelos de negocio digitales para las energías renovables. En la actualidad, la cartera del Grupo abarca desde la planificación y el asesoramiento en el sector de la ingeniería para proyectos de energía, infraestructuras y medio ambiente, hasta los paquetes integrados para los servicios de construcción y la construcción, el servicio y el mantenimiento de las redes de energía, telecomunicaciones y tráfico y los sistemas de suministro de agua.