Архивирование документов

По юридическим требованиям и внутренним правилам компании должны хранить документы определенное время. При записи документов на бумаге или микрофишах требуется больший объем хранилища. Бумажные документы и микрофиши доступны только локальным пользователям, и их нужно дублировать, если они потребуются нескольким пользователям. Кроме того, получение бумажных документов и микрофишей может быть медленным и неэффективным. Content Collector for SAP обеспечивает электронную обработку документов.

Электронная обработка документов обеспечивает следующие преимущества:
  • Можно использовать выгодный по стоимости носитель информации.
  • К документам могут обращаться все авторизованные пользователи без задержек, неизбежных при запросах обычного архива.
  • Одновременно к одному документу могут обращаться несколько пользователей.
  • Можно включить рабочие потоки SAP для оптимизации существующих рабочих подпрограмм.

Content Collector for SAP может обрабатывать все перечисленные ниже типы документов SAP:

Входящие документы
К таким документам относятся, например, счета поставщиков, поступающие в компанию по электронной почте или факсу и хранящиеся в виде растровых изображений.
Исходящие документы
Такие документы обычно выводятся на печать и отправляются соответствующему получателю. После архивирования при помощи Content Collector for SAP эти документы можно быстро получить в случае внутренних или внешних проверок или требований заказчиков или поставщиков.
Файлы рабочего стола
Эти документы создаются прикладными программами, например, прикладными программы офиса или программы служб общего агента (Common Agent Services, CAS). Они могут храниться в Content Collector for SAP, и к ним может обращаться SAP при помощи Desktop Office Integration (BC-CI) или системы управления документами (DMS).

В этой теме описано, как архивировать входящие и исходящие документы и как связать и просмотреть архивированные документы. Кроме того, описано, как сконфигурировать среду для этих задач.

В документации SAP можно найти информацию по следующим темам:
  • Архивирование и просмотр файлов рабочего стола
  • Конфигурирование SAP для этих задач