Determinación de quién aprueba un presupuesto

En función de la regla de aprobación que se infrinja, es posible que un presupuesto tenga que ser aprobado por uno o varios grupos de aprobación.

Para determinar quién debe aprobar un presupuesto y la secuencia en la que deben producirse las aprobaciones, puede configurar un grupo de aprobación en Sterling Business Center. En este tema se describe un escenario en el que sólo se configura un grupo de aprobación para una infracción de regla de aprobación.

A veces, varios usuarios tienen que aprobar un presupuesto en una secuencia jerárquica. Para que se defina como un aprobador de un presupuesto, un usuario debe pertenecer tanto al grupo/rol de usuario adecuado como al código de equipo. Por ejemplo, Tom, un director de ventas, se asigna al grupo/rol de usuario de gestor y al código de equipo de ventas. Sin embargo, Joe, un gestor de contabilidad, se asigna al grupo/rol de usuario de gestor y al código de equipo de contabilidad. Si sólo los usuarios del grupo de usuarios/rol de gestor y el código de equipo de ventas tienen permiso para aprobar un presupuesto, Tom puede aprobar el presupuesto, pero Joe no puede aprobarlo.

Si un presupuesto se tiene que aprobar en una secuencia jerárquica, el presupuesto es aprobado primero por los usuarios del grupo de usuarios/código de equipo de roles que no tiene predecesores. La jerarquía de aprobadores posteriores se basa en la asignación de predecesores.

Si se establece Obligatorio en Y en un plan de aprobación, se requiere la aprobación de los usuarios en el correspondiente grupo de usuarios/rol-código de equipo, independientemente de si se han violado o no las reglas de aprobación. Si las aprobaciones obligatorias no son necesarias, el proceso de aprobación se completa cuando los aprobadores de la jerarquía han aprobado el presupuesto y no hay más infracciones de las reglas de aprobación.

Considere el plan de aprobación descrito en la tabla siguiente, donde:

• Secuencia de aprobación-Indica la secuencia de aprobaciones.
• Nombre de aprobación-Indica el nombre de aprobación.
• Código de equipo-Indica el equipo que proporciona la aprobación, como Ventas.
• Grupo de usuarios/rol-Indica el rol de usuario del aprobador, como por ejemplo Director de ventas o Contador.
• Secuencia de predecesor-Indica la secuencia de aprobadores de predecesor.
  Nota: Los aprobadores no necesitan necesariamente aprobar en esta secuencia.
• Es obligatoria la aprobación-Si el distintivo Obligatorio se establece en Y, se requiere la aprobación, independientemente de si se han infringido o no las reglas de aprobación, e independientemente de la jerarquía de aprobación.

  Secuencia de aprobación	Nombre de aprobación	Código de equipo	Grupo de usuarios/rol	Secuencia de predecesor	Es aprobación obligatoria
  1	K1	Ventas	Jefe de ventas
  2	K2	Ventas	Director de ventas	1
  3	K3	Gestión de Cuentas	Contable	1
  4	K4	Vicepresidente	Vicepresidente	2, 3	Y

En el plan de aprobación descrito en la tabla anterior, el director de ventas es el primer aprobador porque el director de ventas no tiene predecesores. Después de que el Director de ventas apruebe el presupuesto, los siguientes aprobadores son el Director de ventas y el Contador, que pueden aprobar simultáneamente el presupuesto. El vicepresidente, que es un aprobador obligatorio, es el último aprobador de la secuencia.