Aufbewahrungsfristen für Dokumente in SharePoint
Sie können eine von
vier Optionen auswählen, um zu steuern, was mit einem Dokument in
SharePoint nach der Archivierung geschieht:
- Als verarbeitet markieren
markiert ein Dokument als verarbeitet, damit es nicht noch einmal
erfasst wird, lässt aber das Dokument sonst unverändert.
Benutzer behalten ihren Zugang.
- Sperren lässt das Originaldokument in
SharePoint, hindert aber Benutzer daran, es zu ändern. Um bestimmten
Benutzern Rechte für ein gesperrtes Dokument einzuräumen, fügen Sie
Benutzer oder Gruppen der Liste in
hinzu.
Siehe
Microsoft SharePoint-Erfassungsquellen.
- Durch Link ersetzen löscht das
Originaldokument aus SharePoint und ersetzt es durch einen Hyperlink
zum archivierten Dokument. Durch die Archivierung werden die
Zugriffsberechtigungen zu Linkdokumenten je nach den
Originalberechtigungen geändert:
| Berechtigungsstufe in SharePoint |
Berechtigungsstufe im Zielrepository |
|---|
| Vollständige Steuerung |
Schreibgeschützt (Administratoren behalten Schreib- und
Löschrechte) |
| Beitragen oder Entwerfen |
Schreibgeschützt |
| Lesen |
Schreibgeschützt |
| XXXXX |
XXXXX |
Einschränkung: Wählen Sie Durch Link ersetzen nicht,
wenn Sie Blog-Posts oder SharePoint-Bibliotheken wie Slide oder Wiki
sammeln, die keine mehrfachen Inhaltstypen unterstützen. Der
Versuch, Blog-Postings durch Links in SharePoint zu ersetzen,
schlägt fehl und der Inhalt bleibt unverändert. Sie können diese Option mit Wiki-Inhalten verwenden, aber der
Wiki-Inhalt bleibt in SharePoint, sodass diese Option dieselbe
Wirkung hat wie Als verarbeitet markieren.
- Löschen löscht das Originaldookument aus
SharePoint und lässt keine Spuren zurück.
Wenn Sie
Sperren oder Durch Link
ersetzen auswählen, löschen Sie die Berechtigungsstufe
"Lesen" in
SharePoint nicht.
Versionaufbewahrung in SharePoint
Wenn Sie die Optionen
Als
verarbeitet markieren oder
Sperren
auswählen, können Sie alle Optionen eines Dokuments oder nur die
jüngste Version aufbewahren. Die Option
Nur jüngste
Version spart Festplattenplatz und verhindert eine Leistungsverschlechterung, ohne dass das Dokument vom
SharePoint-Server entfernt wird.
Ausnahmebedingung: Wenn die
jüngste Version eine Nebenversion ist und eine Hauptversion
existiert, bleiben mit der Option Nur jüngste
Version beide Versionen erhalten.
Diese Optionen gelten nicht für
Durch Link ersetzen oder
Löschen.
Verlinken
Die Option
Durch Link ersetzen
ersetzt das SharePoint-Dokument durch ein Dokument, dessen Inhalt
eine Verknüpfung und dessen Inhaltstyp
Link zu migriertem
Dokument ist. Folgendes geschieht dadurch:
- Der Spaltenwert Migriert wird auf "Ja" gesetzt,
wodurch das Dokument als verarbeitet markiert wird.
- Die Originalwerte für Erstellt am,
Erstellt von, Letzte Änderung
von und Geändert am werden in das neue
Linkdokument kopiert.
- Kopiert die Liste der Benutzer und Gruppen, die auf das Original
Zugriff haben, in das neue verlinkte Dokument und ändert die
Berechtigungen von Lesen-Schreiben auf Nur-Lesen.
- Kopiert alle anderen Metadaten mit Ausnahme von nicht anwendbaren
SharePoint-Eigenschaften wie Reihenfolge,
Bildgröße, Miniatur,
Vorschau und
[Bild]-Dateityp.
- Ersetzt ASPX-Dateien nicht durch Links, sodass diese Option denselben
Effekt hat wie Als verarbeitet markieren.
Tipp: Inhalte, die Sie
über einen Link abrufen, öffnen entsprechend der
Browserkonfiguration Ihres Clients und Ihrer
installierten Anwendungen. Wenn eine Datei nicht wie erwartet
geöffnet wird, sind vielleicht folgende Schritte erforderlich:
- Installation einer Anwendung, die die Datei öffnen kann
- Hinzufügen der Anwendung in die Liste von Hilfsanwendungen in
Ihrem Browser
