Você tem 5 minutos?Quantas vezes você já ouviu
alguém lhe perguntar se você tinha 5 minutinhos? Essa pergunta é extremamente
comum no nosso dia-a-dia, e na maioria das vezes temos mesmo a sensação de que não
temos esses minutos livres. Por que a noção de tempo mudou tanto nos últimos
anos? Por que cada vez temos menos horas para trabalhar, descansar e nos
divertir? É importante que todos nós aprendamos como
administrar o nosso dia-a-dia, pois com o planejamento correto podemos realizar
inúmeras tarefas, principalmente aquelas que nunca realizamos por alegada falta
de tempo. Somos nós que controlamos o uso do nosso tempo. Se você utiliza o seu de forma produtiva, estará tirando proveito disso, caso contrário o estará desperdiçando. Muitas profissões estão cada dia mais valorizando o gerenciamento correto das horas disponíveis, como é o caso dos gerentes de projetos. O gerenciamento do tempo é um dos pontos fortes de uma eficaz gerência de projetos, pois se um profissional sequer consegue controlar seu próprio relógio, como conseguirá controlar todas as atividades de um projeto? Para entender como priorizar tarefas é muito importante distinguir o que é urgente do que é importante. Urgente significa que algo requer nossa atenção imediata, enquanto que importante está relacionado aos resultados que contribuem para nossa missão, objetivos e valores, ou seja, todas aquelas atividades que nos beneficiarão no futuro, tais como planejamento, prevenção de problemas e desenvolvimento pessoal. Com base nisso, alguns especialistas procuram utilizar a matriz ilustrada no quadro central, na qual as atividades do nosso dia-a-dia estão classificadas em quadrantes, a saber:  O quadrante I contém as atividades de maior importância e urgência, lá estão as crises, os problemas que exigem solução imediata e os projetos com data de entrega marcada. É onde normalmente o estresse é gerado. O quadrante II engloba as atividades de prevenção a problemas, desenvolvimento de relacionamentos, identificação de novas oportunidades e planejamento. O quadrante III relaciona as atividadades que interrompem o planejamento, como é o caso dos relatórios e questões urgentes próximas. E por fim o quadrante IV engloba os detalhes, as pequenas tarefas, os telefonemas e outras distrações. Um melhor gerenciamento das atividades implica em buscarmos diminuir ao máximo o número de tarefas no quadrante I, que são as tarefas que não podemos adiar, para que possamos focar nas tarefas de planejamento e prevenção a problemas, pertencentes ao quadrante II. Já as tarefas do quadrante IV são aquelas que sempre devem ser evitadas, por se tratarem de atividades muitas vezes desnecessárias, como o tempo excessivo gasto assistindo televisão. As atividades do quadrante III não são atividades extremamente importantes, mas são atividades urgentes, como responder a emails ou outras interrupções necessárias, tanto no dia-a-dia familiar como no trabalho. É importante compreender que devemos evitar ao
máximo interromper uma atividade para iniciar outra pois, quando paramos algo, quase
sempre perderemos tempo no momento de retornar ao que estávamos fazendo antes
da interrupção. A consequência disso é a perda de produtividade. Por fim, devemos ter consciência de como estamos usando o tempo, já que se trata de um recurso em extinção. Quando o tempo acaba não tem volta e quando não é usado não pode ser estocado para o futuro. O quanto antes aprendermos a gerenciar melhor o nosso tempo, mais o teremos disponível para o nosso uso. Para saber mais http http http Luciana A. Cardoso é Project Manager com certificação PMP e 6 anos de experiência em Tecnologia da Informação, formada em 2003 em Sistemas de Informação pela Fundação Armando Alvares Penteado. |
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