Was ist Lean Portfolio Management (LPM)?

LPM hilft Stakeholdern und Kunden bei der Priorisierung von Produkt- und Anwendungsentwicklungsinitiativen, um sich auf Lösungen zu konzentrieren, die den größten geschäftlichen Nutzen bieten.

Anstelle des klassischen Aufgaben- und Ressourcen-gesteuerten Ansatzes für die Produktentwicklung konzentriert sich ein Lean-Ansatz auf die Validierung der Ergebnisse. Sie basiert auf der Philosophie, dass es effizienter und effektiver ist, die wertvollsten Komponenten eines Produkts zu liefern. Wenn mehr Mitarbeiter eingesetzt werden, um das Gesamtprodukt schneller zu liefern, birgt dies häufig ein höheres Risiko und höhere Kosten.

LPM ist eine Kernkompetenz des Lean Enterprise Management-Ansatzes, der Unternehmen dabei hilft, geschäftliche Agilität zu realisieren. Das Ziel ist es, die Strategie, die Investitionsfinanzierung, die Governance und die flexiblen Portfoliobetreiber eines Unternehmens aufeinander abzustimmen, um einen größeren Mehrwert zu erzielen.

LPM ermöglicht Unternehmen:

• Identifizieren und priorisieren Sie die wertvollsten und wichtigsten Aktivitäten
• Erzielen Sie schnell und mit minimalen Unterbrechungen eine Arbeit mit hohem ROI
• Stellen Sie sicher, dass die Investitionstätigkeit mit den Unternehmenszielen übereinstimmt
• Validieren Sie die Arbeit am Ende jedes Sprints effizient

Ein schlanker und agiler Ansatz für die Portfolio-Praktiken eines Unternehmens eignet sich besser für den schnellen Wandel und die Disruption moderner Märkte als ein traditioneller Produktportfolio-Ansatz. Ein schlankes und agiles System kann besser die Bedürfnisse der Kunden an die Adresse bringen, wenn es sich an diese Grundprinzipien hält:

• Konzentrieren Sie sich auf den Wert
• Inkrementelle Bereitstellung
• Dezentralisierung der Entscheidungsfindung
• Mehr Flexibilität
• Verwendung objektiver Ergebnisse
• Neubewertung und Verbesserung

Fokus auf Wert: Bei LPM liegt der allgemeine Fokus der Geschäftsprozesse auf der Bereitstellung von Mehrwert für den Kunden und nicht auf der Einhaltung einer Frist, wie es im traditionellen Projekt-Portfolio-Management üblicher ist. LPM fordert Unternehmen auf, zu definieren, was „Wert“ für das gesamte Unternehmen bedeutet, damit Projekte genau das liefern können, was Kunden und Stakeholder benötigen.

Schrittweise liefern: In Übereinstimmung mit anderen agilen Kompetenzen im Scaled Agile Framework (SAFe) verwendet LPM eine inkrementelle Bereitstellung, bei der Projekte in kleine Teile zerlegt werden, die schneller abgeschlossen und geliefert werden können als ganze Projekte im traditionellen Portfoliomanagement. Diese kürzeren Finanzierungs- und Entwicklungszyklen reduzieren das Risiko, ermöglichen eine regelmäßigere Umsetzung von Kundenfeedback und machen Teams (und Projekte) flexibler.

Dezentralisierung der Entscheidungsfindung: Wenn Teams bei der Erreichung von Geschäftszielen mehr Autonomie erhalten, werden Produktivität und kreative Problemlösungen gefördert. Darüber hinaus trägt es dazu bei, Engpässe zu beseitigen und Rückstände zu verkürzen.

Agiler werden: Die Arbeit an kurzen Sprints und die Förderung der Autonomie von Einzelpersonen und Teams machen Teams flexibler und besser in der Lage, Portfolioziele, Strategien und Backlog kontinuierlich neu zu bewerten und neu zu priorisieren.  

Verwenden objektiver Ergebnisse: Die Lean-Prinzipien legen Wert darauf, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen (Wertschöpfung und Verbesserung der Wertströme), anstatt nur Metriken einzuhalten. Dieser Ansatz ermöglicht es Teams, nützlichere KPIs zu identifizieren und strategische Ziele besser auf Ergebnisse abzustimmen, die den Kundennutzen maximieren.

Neubewertung und Verbesserung: Beim traditionellen Portfoliomanagement kann es passieren, dass Roadmaps und Geschäftsziele im Laufe der Zeit nicht mehr den Marktanforderungen entsprechen. LPM legt den Schwerpunkt auf die regelmäßige Neukalibrierung der Ziele unter Berücksichtigung von Input von Kunden und Stakeholdern. Diese Feedbackschleifen schaffen Leitlinien für Finanzierungspolitik und -prozesse, um strategische Ziele besser zu erreichen.

Lean Portfolio Management umfasst die Verwaltung des Portfolios, die Identifizierung und Priorisierung von Investitionsvorschlägen mit dem höchsten Wert sowie die Finanzierung dieser Vorschläge. LPM schafft außerdem Feedbackschleifen, die den Portfolio-Produkt-Managern helfen, Produkte oder Lösungen schneller und mit effizienter Ressourcenzuweisung zu liefern.

Bei richtiger Durchführung schafft LPM ein Umfeld, in dem Innovation und kontinuierliche Verbesserung im Vordergrund stehen. Er ist gegeben, wenn die Planung, die Finanzierungsprozesse und die Geschäftsstrategie des Unternehmens mit den gewünschten Geschäftsergebnissen des Unternehmens übereinstimmen.

LPM-Funktionen umfassen:

• Die Fähigkeit, die wertvollsten und wichtigsten Aktivitäten zu identifizieren und zu priorisieren
• Schnelle Bereitstellung von Arbeiten mit hohem ROI und mit minimalen Unterbrechungen
• Sicherstellen, dass die Investitionstätigkeit auf die Unternehmensziele abgestimmt ist
• Effiziente Validierung der Arbeit am Abschluss jedes Sprints

Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, nach einer flexiblen Transformation erfolgreich zu sein, weil es nicht gelingt, die Abstimmung der Teams im gesamten Unternehmen aufrechtzuerhalten. Eine Konzentration auf die verschiedenen Dimensionen des Lean-Portfolios kann Unternehmen dabei helfen, an den lean-agilen Prinzipien ausgerichtet zu bleiben.

Die Strategie- und Investitionsfinanzierung sorgt für die Ausrichtung des Portfolios und stellt sicher, dass es nach Geschäftswert und ROI priorisiert wird, damit das Unternehmen Lösungen entwickeln und beibehalten kann, die die Kunden benötigen. Ihre Aufgabe ist es, Investitionsmittel für die wertvollsten Projekte bereitzustellen und sicherzustellen, dass das Unternehmen seine wichtigsten Geschäftsziele erreichen kann.

Mit Hilfe von Strategie- und Investitionsmitteln kann das Team sich kontinuierlich anpassen und entsprechend den sich ändernden Marktanforderungen und -chancen planen. Ergebnisbasierte Ziele und strategische Themen sollten für jedes Portfolio festgelegt und dann neu bewertet werden. Diese können mit Zielen und Schlüssel-Ergebnissen (Objectives and Key Results, OKRs) weiter präzisiert werden, um zu verdeutlichen, in was das Unternehmen investieren sollte.

Flexible Portfolio-Operationen organisieren die Ausführung der dezentralen Programme und unterstützen und ermöglichen so den Erfolg des Betriebs. Zu den Aufgaben der flexiblen Portfolio-Operationen gehören:

• Koordinierung der Wertströme durch Sicherstellung der Zusammenarbeit zwischen den Lösungen
  
  
• Unterstützung der Programmdurchführung durch eine neue Arbeitsweise der wichtigsten Stakeholder
  
  
• Förderung der operativen Exzellenz durch Verbesserung von Verfahren, Effizienz und Ergebnissen

Flexible Tools wie Kanban-Boards können Portfoliomanagern dabei helfen, den Erfolg eines bestimmten Portfolios während seines gesamten Lebenszyklus zu visualisieren.

Lean Governance befasst sich mit den Kosten des Unternehmens für Mess-, Ausgaben-, Compliance-, Audit- und Prognosekosten. Geschäftsinhaber, flexible Mitarbeiter und Unternehmensarchitekten müssen sich aktiv für die folgenden Aufgaben einsetzen:

• Dynamische Budgetierung und Prognosen, die ein Verständnis für die vergangenen und potenziellen zukünftigen Kosten jeder Lösung beinhalten
  
  
• Erstellung von Mindestmetriken für jedes Portfolio, um die Strategieumsetzung voranzutreiben, vereinbarte Grenzen mit den Ausgaben in Einklang zu bringen und die Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern

Lean Budgeting ist ein kosteneffizienter LPM-Ansatz, um projektbasierte Kosten zu senken, den Durchsatz zu erhöhen und die Produktivität von funktionsübergreifenden Teams zu verbessern.

Die schlanke Budgetierung priorisiert Wertströme gegenüber Projekten und beauftragt Unternehmen mit der Definition der Wertströme (z. B. Produkte, Systeme oder Dienstleistungen), die für ihre Kunden am wichtigsten sind. Dies gibt den Teams die Flexibilität, Pläne auf der Grundlage von Feedback zu ändern und neue Ideen zu entwickeln, die dem Unternehmen und seinen Gesamtzielen Nutzen bringen. Dadurch wird verhindert, dass Unternehmen Geld für Initiativen ausgeben, die nicht funktionieren, und der Wertfluss wird optimiert.

Das Scaled Agile Framework (SAFe) ist eine Wissensdatenbank mit Organisations- und Workflow-Prinzipien, -praktiken und -kompetenzen, die Unternehmen bei der Implementierung eines flexiblen Modells auf Unternehmensebene unterstützen soll. Im Kern handelt es sich um ein Modell für die Ausrichtung flexibler Teams in einem Unternehmen.

SAFe vereint Lean-, Agile-, DevOps- und Systems-Thinking-Methoden in einem einzigen, skalierbaren Modell. Es basiert auf sieben Kernkompetenzen der geschäftlichen Flexibilität: Lean-Flexibel Führung, Team- und technische Flexibilität, flexibel Produktbereitstellung, Bereitstellung von Unternehmenslösungen, Lean Portfolio Management, organisatorische Flexibilität und Kultur des kontinuierlichen Lernens.

LPM hilft Portfoliomanagern, Portfolio und Strategie besser auf Investitionen und eine umfassendere Unternehmensstrategie abzustimmen. Erfolgreich durchgeführt, das hilft, den Wertfluss des Portfolios zu optimieren.

Durch die Verwendung von SAFe Lean Portfolio Management können Unternehmen erwarten:

• Netzwerkstruktur, bei der alle in einer agilen Umgebung nach dem Wert und nicht nach traditionellen Hierarchien organisiert sind
  
  
• Änderungen, die durch Finanzwertströme integriert werden, die Teams mit größerer Kontinuität und erhöhtem Lernniveau und Liefergeschwindigkeit schaffen
  
  
• Synchronisierte Teams im Netzwerk, schrittweise Planung, Budgetierung und Entscheidungsfindung statt des starren jährlichen Planungs- und Budgetierungsansatzes.
  
  
• Lean Business Cases zur Hervorhebung und Finanzierung von Projekten, die für das Unternehmen am wertvollsten sind.
  
  
• Inkrementelle Bereitstellung der Arbeit, während Kundenfeedback gesammelt und zur Festlegung des nächsten Projekts verwendet wird.
  
  
• Adaptive und wertorientierte Pläne, die darauf ausgelegt sind, den höchsten Kundennutzen zu erzielen.

Mit einer stärkeren Abstimmung zwischen Portfoliomanagement, Strategie und Investitionen können Unternehmen folgende Vorteile nutzen:

Strategische Ausrichtung: Entscheidend ist, dass LPM dazu beiträgt, dass Projekte mit der Unternehmensstrategie und den Zielen übereinstimmen. Durch diese Ausrichtung konzentrieren sich Teams und Organisationen auf Initiativen, die den größten Nutzen für die Kunden bieten.

Erhöhte Agilität: Die kurzen Sprints, Feedback und regelmäßige Prüfungen, die zu den agilen Praktiken gehören und auf denen das schlanke Portfoliomanagement beruht, ermöglichen es den Teams, sich schnell umzuorientieren und an die sich verändernden Marktbedingungen und Kundenanforderungen anzupassen.

Schnellere Markteinführung: Durch die bessere Abstimmung zwischen Investitionen und Strategie und die Konzentration auf die Bereitstellung der wertvollsten Lösungen können Unternehmen unnötigen Aufwand reduzieren und die wichtigsten Produkte schneller auf den Markt bringen.

Kontinuierliche Verbesserung: LPM fördert kontinuierliche Verbesserungen durch iterative Sprints und Verbesserungen auf der Grundlage von Kunden-Feedback und Metriken-Analyse sowie der regelmäßigen Bewertungen von Zielen und Strategien, die zu deren Erreichung verwendet werden.

Weniger Engpässe und weniger Verschwendung: Die Lean-Agile-Prinzipien ermöglichen es Portfoliomanagern, mit weniger Abhängigkeiten und Interventionen mehr Kontrolle über ihre Arbeit zu erlangen. Dies bietet Autonomie, um kreative Lösungen für Probleme zu finden und Engpässe im Lösungsprozess zu beseitigen.

Darüber hinaus hilft eine genauere Prüfung der Ressourcenzuweisung und der Projektschwerpunkte den Unternehmen dabei, Ausgaben für Projekte zu vermeiden, die keinen Mehrwert schaffen.