The Standard nutzt IBM Apptio, um seine IT-Ausgaben mit den wichtigen Strategien abzustimmen
Um seine profitablen Wachstumsziele zu erreichen, setzte The Standard, ein führender Finanzdienstleistungs- und Versicherungsanbieter, eine zweigleisige Strategie aus digitale Transformation und strategischen Übernahmen ein. Die Folge waren hohe Investitionen in die Transformation mit dem Schwerpunkt auf Innovation bei Altersvorsorgeprodukten, verbesserten Datenplattformen und der Digitalisierung von Versicherungsvertrieb und Funktionen.
Obwohl die Geschäftsbereiche und das IT-Team von The Standard eng zusammenarbeiten, war die mangelnde Transparenz über die wichtigsten Treiber der Technologieausgaben ein Hindernis für eine effizientere Abstimmung zwischen den Ausgaben für den Betrieb und die Transformation. Die Standard musste die Referenzwerte besser verstehen und die wichtigsten Treiber für die direkten und indirekten Ausgaben klarer formulieren.
„Analysen und Berichte auf Konten- oder Category-Ebene haben wenig dazu beigetragen, das Unternehmen über die Kosten des IT-Betriebs aufzuklären oder die Ergebnisse von Verbesserungen oder neuen Funktionen im Jahresvergleich klarer zu zeigen“, sagt Dickson Kasamale, Second Vice President of IT Finance und Analyse bei The Standard. „Da diese Erkenntnisse nicht zur Verfügung standen, wurde die Effizienz der Priorisierung von Geschäfts- und IT-Abteilungen erheblich beeinträchtigt.“
Damals stützte sich The Standard auf Informationen aus seinem Altlast-ERP-System (Enterprise Resource Planning) und Unmengen von Spreadsheets, um das Budget zu erstellen, Finanzdaten zu analysieren und Entscheidungen über Technologieinvestitionen zu treffen. Der Ansatz war manuell intensiv, mit Problemen bei der Datennormalisierung behaftet und unzureichend für die Segmentierung der Ausgaben in übersichtliche Ansichten oder umsetzbare Erkenntnisse.
„Mein Auftrag bestand darin, Kostentransparenz zu schaffen, die umsetzbare Erkenntnisse liefert und eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht und gleichzeitig eine engere Zusammenarbeit zwischen der IT und den Geschäftsbereichen fördert“, bekräftigt Kasamale.
Ab Anfang 2020 begann Kasamale, den spreadsheet-orientierten Prozess des Unternehmens durch IBM® Apptio® zu ersetzen. Hierzu gehörte die Kodifizierung der Techonology Business Management (TBM)-Taxonomie im neuen Workday ERP-System des Unternehmens. Dadurch konnte Kasamales Team anhand von für Unternehmensleiter verständlichen Ausgabendimensionen Erkenntnisse planen, analysieren und liefern.
Gleichzeitig implementierte das Unternehmen IBM® Cloudability für das Cloud-Kostenmanagement und IBM Targetprocess für das Ressourcen- und Portfoliomanagement. Dies ermöglichte es dem Unternehmen, noch mehr Transparenz, Erkenntnis und Kontrolle über seine Investitionen in digitale Funktionen zu gewinnen und in jüngster Zeit die Integration und die finanzielle Steuerung von zwei Akquisitionen zu verwalten.
The Standard nutzt diese IBM Lösungen als Grundlage für seine IT-Planungs- und Bereitstellungsprozesse, was zu bedeutenden Ergebnissen für das Unternehmen führt.
Verbesserte Ausrichtung und finanzielle Agilität
Laut Kasamale hatte The Standard vor der Implementierung von Apptio Schwierigkeiten, Möglichkeiten zur Verlagerung von Ausgaben auf strategische Bereiche dynamisch zu bewerten. „Es war schwer für uns, die Ausgaben in einem Bereich zurückzuhalten, um einen anderen zu priorisieren“, gibt er zu. „Das Führungsteam hatte nicht genügend Erkenntnis in die Ausgabekapazität, um eine effizientere Priorisierung der Mittel über die IT-Funktionen oder Portfolios hinweg zu erreichen. Dies führte mehrere Jahre lang zu Budgetüberschreitungen im Portfolio.“
Um den Schwerpunkt entsprechend zu verlagern, führte Apptio für The Standard ein standardisiertes Kostenmodell sowie Tools für Investitionen, Projekte, Produkte, Mitarbeiter und Planung ein. Dank des neuen Modells konnte sich das IT-Finanzteam von The Standard nun 80 % seiner Zeit auf Analysen, Entscheidungsunterstützung, Forecasting und Erkenntnisse konzentrieren. Apptio hat es dem Führungsteam in den letzten Jahren auch ermöglicht, die Finanzierung selbstbewusster umzuschichten, um Ziele, vor allem finanzielle Ziele konsequenter zu erreichen.
„Die Qualität der Segmentierung des Finanzplans und die gewonnenen Erkenntnisse haben die Messlatte für die Budgetanalyse und das Storytelling höher gelegt“, sagt Kasamale. „So etwas hatten sie noch nie gesehen. Der Reifegrad unserer Finanzplanung und das Feedback zu unseren Auswirkungen sind seit wir Apptio bereitgestellt haben, in den Schatten gestellt worden.“
Mehr Kontrolle über Cloud-Ausgaben
Der Standard nutzt Cloudability auch, um die Transparenz der Cloud-Ausgaben zu erhöhen, einem schnell wachsenden Ausgabenbereich, der vor allem durch die digitale Transformation und zentrale Infrastrukturdienste angetrieben wird. Dies hat den Produkt- und Anwendungsverantwortlichen des Unternehmens wertvolle Erkenntnis gegeben, die ihnen geholfen haben, bessere Entscheidungen über Cloud-Käufe zu treffen und die Verantwortlichkeit zu fördern.
Laut Kasamale hat sich die Azure-Präsenz des Unternehmens innerhalb von drei Jahren verfünffacht. Die Nutzung von Cloudability zur Ermittlung umsetzbarer Möglichkeiten zur Anpassung der Azure-Rechte ergab jedoch Einsparpotenziale, die zu Änderungen in den Cloud-Umgebungen des Unternehmens führten, die die Cloud-Ausgaben des Unternehmens im Jahr 2023 voraussichtlich um 10 % senken werden – und 2024 sieht noch besser aus.
„Der größte Vorteil wurde bis 2024 erzielt“, teilt Kasamale mit. „Wir konnten das organische Azure-Wachstum in einem Jahr um 30 % steigern und haben außerdem die Tarife mit Microsoft neu verhandelt. Mit allen Optimierungen, die wir bisher durchgeführt haben, und den Entscheidungen, die sich auf Änderungen in der Datenarchitektur ausgewirkt haben, sind wir auf dem richtigen Weg, um die Auswirkungen des organischen Wachstums abzufedern und sind für die Verhandlungen mit Blick auf Verlängerungen besser aufgestellt.“
Besseres Ressourcen- und Programmmanagement
Die digitale Transformation ist und bleibt auch weiterhin Teil der Geschäftsstrategie von The Standard. Die Koordination der Lieferteams, die an Transformationsinitiativen arbeiteten, war jedoch aufgrund der Holdingstruktur der Organisation und des zentralisierten Bereitstellungsansatzes eine Herausforderung.
„Unsere Entwicklungsteams sind verstreut“, sagt Kaarina Bourquin, Senior Director, IT Strategie und Portfolio bei The Standard. „Während wir agile Methoden nutzen, nutzen wir auch den Wasserfall-Ansatz. Wir brauchen Tools und Prozesse, die unabhängig von der Bereitstellungsmethodik operative Erkenntnisse liefern können.“
Bourquin fügte hinzu, dass es für die Teams wichtig sei, eine gemeinsame Sprache für die Bereitstellungsmethoden zu finden. Die Teams mussten sehen, was von ihnen jetzt und in Zukunft verlangt wurde, um zu verstehen, wo sie aus der Kompetenzperspektive investieren und die Arbeit auf optimierte Weise ausführen sollten.
„Wir haben eine Mischung aus dedizierten und gemeinsam genutzten Teams“, sagt sie. „Wir haben mehrere Portfolios in verschiedenen Geschäftsbereichen. Wir müssen die Kapazität und die Abfolge dieser Mischung bestimmen und die zu erledigenden Arbeiten planen, einschließlich Portfolioinvestitionen, Betrieb und Wartung. Transparenz ist uns wichtig.
Aus operativer Sicht brauchte das Unternehmen also eine bessere Möglichkeit, seinen Lebenszyklus von der Strategie bis zur Wertschöpfung zu verwalten und dabei sowohl produktorientierte als auch projektorientierte Arbeit zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Führungskräfte trotz der organisatorischen Komplexität zusammenarbeiten.
Dies war einer der Hauptgründe, warum das Unternehmen Targetprocess in Betracht zog. Der andere hatte viel mit der COVID-19-Pandemie zu tun.
„Wir haben uns den Kopf darüber zerbrochen, wie man die Planung großer Räume virtuell durchführen kann“, erinnert sich Bourquin. „Wie können wir diese Übungen, die stark auf die Anwesenheit von Personen ausgerichtet sind, in eine virtuelle Umgebung übertragen?“
Laut Bourquin haben sie Targetprocess implementiert, um die Arbeitsabläufe im Team an die geschäftlichen Prioritäten anzupassen. Dies wiederum sorgte für Transparenz, half bei der Erkennung von Risiken und Hindernissen und verschaffte dem Team letztlich Einblick in konsolidierte Workflows, die ihm Informationen zu aktiven oder abgeschlossenen Projekten zeigten, einschließlich Status, Stakeholdern, relevanten Abhängigkeiten, zugesagter Arbeit und Fortschritt.
„Unser Verhältnis zwischen dem, was wir als IT-Unternehmen sagen, und dem, was wir tatsächlich tun, ist wichtig“, erklärt Bourquin. „Targetprocess hat es uns definitiv leichter gemacht, das konsequent zu messen.“ Die Quote der erledigten Aufgaben stieg um 20 %, eine Verbesserung, die über die Erbringung von mehr Leistungen hinausgeht. Es geht um die gemeinsame Sichtbarkeit von Verpflichtungen, die es dem Team ermöglicht, Ablenkungen effizient zu verwalten und Aufgaben schneller zu erledigen.
Die Zuweisung von Ressourcen und die Verfolgung des Status der Arbeit sind nur zwei der Vorteile, die das Unternehmen bisher erzielt hat. Bourquin sagt, dass sie auch damit begonnen haben, Targetprocess zu nutzen, um eine Liste strategischer Initiativen zu führen, um neue Ideen in den Portfoliotrichter aufzunehmen und um Anfragen für Ressourcenzuweisungen zu erstellen.
„Strategisches Portfoliomanagement ist für uns derzeit ein wichtiger Schwerpunkt“, erklärt sie. „Hier sehe ich den Wertzuwachs von Targetprocess für uns. Wenn ich über die Planung von Unternehmen, Portfolios, Programmen oder Projekten nachdenke, dann denke ich an Targetprocess.“
Nächste Schritte und Ratschläge für andere
Auf die Frage nach Ratschlägen für andere, die sich möglicherweise in einem frühen Stadium ihrer TBM-Reise befinden, antwortet Kasamale einfach: „Warten Sie nicht. Mit der agilen Budgetberichterstattung und Ausgabensegmentierung können Sie schnell loslegen und gleichzeitig die grundlegenden Kernkomponenten von Apptio nutzen. Und das wird Ihren Führungskräften helfen, zu verstehen, wie sie Budgets von der laufenden Ausführung auf die Finanzierung von Wachstums- und Transformationsinitiativen verlagern können.“
Von der vollständigen Integration des strategischen Portfoliomanagements bis hin zur Einrichtung vollständiger Chargeback-Funktionen – die IBM-Lösungen sind für The Standard eine wichtige Plattform für das Unternehmen und es sucht nach Anwendungen, die dabei helfen können, in Zukunft signifikante Geschäftsergebnisse zu erzielen.
„Die IBM Lösungen sind unverzichtbare Tools dabei, unseren IT-Verantwortlichen bei der Lösung dringender Probleme in Bezug auf Transparenz, finanzielle Agilität und Transformation zu helfen“, sagt Kasamale. „Es gibt so viele Herausforderungen, die IT-Führungskräfte heute bewältigen müssen – nicht in der Lage zu sein, ihre Finanzhistorie zu verstehen oder diese dem Geschäftsbereich zu vermitteln, sollte nicht eine davon sein.“
The Standard (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein führender Anbieter von Finanzprodukten und -dienstleistungen, darunter Gruppen- und Einzelversicherungen, Altersvorsorgepläne und -dienstleistungen sowie individuelle Rentenversicherungen.
Das Unternehmen wurde in Portland, Oregon gegründet und hat seinen Hauptsitz seit 117 Jahren und verhilft Menschen zu finanziellem Wohlergehen und Sicherheit.
Rechtshinweise
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Die Beispiele dienen nur zur Veranschaulichung. Die tatsächlichen Ergebnisse variieren je nach Kundenkonfiguration und -bedingungen. Daher können keine allgemein erwarteten Ergebnisse bereitgestellt werden.