Wegbereiter für neue Paradigmen – Den Weg zu einer Full-Service-HR-Plattform ebnen

Bevor die Verantwortlichen des Department of Administrative Services (DAS) im US-Bundesstaat Oregon mit der Umgestaltung ihres Personalsystems begannen, machten sie sich ein Bild von den zahlreichen Herausforderungen, die vor ihnen lagen. Die größte war der Umfang des Projekts und die Erfüllung der Bedürfnisse so vieler Stakeholder, darunter 41.000 Mitarbeiter, 18 Gewerkschaftsorganisationen und mehr als 90 Behörden, die alle drei Zweige der Regierung repräsentierten. Die staatliche Vorgabe lautete zudem, dass jedes neue HR-System über 800 Anforderungen erfüllen und mehr als 40 kritische Geschäftsprozesse verwalten muss.

„Unser Legacy-Tool war nicht etwas, das ich als HR-System bezeichnen würde. Es war eher eine Datenbank mit Personalinformationen“, sagt Zike. „Die Personalinformationen waren verstreut und unvollständig. Es war sehr schwierig, die Kerngeschäftsfunktionen eines großen Arbeitgebers wahrzunehmen. Es war auch ein Albtraum, öffentliche Unterlagen zu erstellen und Konsistenz in unseren Verfahren zu gewährleisten.“

„Wir hatten keinerlei Flexibilität und die Einführung neuer Prozesse war unmöglich“, sagt Joyce Martinez, Projektmanagerin für das DAS in Oregon. „Nur wenige Leute hatten Zugriff auf das System, und auf den Bildschirmen war kein Platz mehr, um weitere Felder hinzuzufügen. Zu diesem Zeitpunkt wurden die meisten HR-Prozesse in allen Behörden papierbasiert abgewickelt.“

„Es kam regelmäßig vor, dass wir gebeten wurden, Daten auf Unternehmensebene bereitzustellen, die wir nicht liefern konnten“, sagt Lawson. „Der Gesetzgeber verlangte Informationen und Berichte, und wir konnten nur sagen: 'Wir können Ihnen dieses mitteilen, aber jenes nicht.' Die Beantwortung der Nachfrage nach zeitnahen Informationen war ein wichtiger Motor für Veränderungen.“

Sobald der Bundesstaat ein Budget für die Systemtransformation bewilligt hatte, begannen die Verantwortlichen des DAS mit der Suche nach einer cloudbasierten HR-Plattform, die die aktuellen Anforderungen erfüllen und für zukünftiges Wachstum skaliert werden konnte. „Der Bundesstaat Oregon verfügt über einen sehr soliden Beschaffungsprozess, und wir haben viele Leute hinzugezogen, um die zahlreichen Alternativen zu bewerten, die uns vorgelegt wurden", berichtet Zike. „Wir haben auch mit anderen Landesregierungen gesprochen und Referenzen eingeholt. So fiel die Wahl auf Workday.“

Das Team des DAS von Oregon erkannte, dass die Zugehörigkeit zur Workday-User-Community auch erhebliche operative Vorteile mit sich bringen würde. „Die Möglichkeit, sich mit anderen Einrichtungen auszutauschen und Best Practices kennenzulernen, war ein großer Vorteil“, sagt Zike. „Und ein System zu haben, das regelmäßig mit regulatorischen Änderungen aktualisiert wird, ist viel besser, als herausfinden zu müssen, wie wir unser eigenes System programmieren müssen, um die Änderungen umzusetzen.“

Bei der Auswahl eines Partners für die Integration der Workday-HR-Lösung in die komplexe Systemumgebung von Oregon suchte das DAS nach einem Unternehmen, das eine Erfolgsgeschichte mit dem Staat vorweisen kann und sich darüber hinaus für eine kooperative Arbeitsbeziehung einsetzte. „Wir wussten, dass die Mitarbeitenden von IBM die kompetentesten Leute hierfür sein würden und dass sie Experten sind“, so Martinez. „Aber sie haben auch deutlich gemacht, dass sie uns zuhören und wir das gemeinsam durchziehen würden. Das hat uns sehr angesprochen.“

Ein weiterer Faktor, der zur Wahl von IBM als Systemintegrationspartner führte, war die Erfahrung des Unternehmens in der Zusammenarbeit mit Regierungsorganisationen. „Es war sehr hilfreich, ein grundlegendes Verständnis dafür zu haben, wie das System die Regierung unterstützen kann“, betont Zike. „Zudem war das Angebot klar und gab die Richtung vor, die wir einschlagen sollten.

Vor der Bereitstellung führte IBM Design Thinking-Workshops durch, um sicherzustellen, dass die neue HR-Plattform den Bedürfnissen der einzelnen Kunden entspricht. Zur Visualisierung und Planung von Prozessen wurden Kanban-Methoden eingesetzt, und es wurden Personas erstellt und getestet, um die Entwicklung an realen Benutzererfahrungen zu orientieren. „Wir hatten ein bunt gemischtes Team aus verschiedenen Behörden und Tätigkeitsbereichen“, erinnert sich Lawson. „Design Thinking hat uns geholfen, ihre Perspektiven zu verstehen, und es war ein hilfreiches Werkzeug.“

Die Migration von manuellen Prozessen zu einem automatisierten System stellte eine erhebliche Herausforderung für die Arbeitskultur dar. „Viele unserer Manager mussten noch nie etwas in einem automatisierten System erledigen und verließen sich bei Personalentscheidungen auf Papier“, sagt Zike. „Von ihnen zu verlangen, dass sie sich in ein System wie Workday einloggen und sich mit Technologie auseinandersetzen, war etwas ganz anderes für sie, und wir brauchten dringend ein Change Management.“

„Wir hatten einen engagierten Change-Management-Mitarbeiter von IBM, das war eine große Hilfe“, erzählt Martinez. „Dieses Projekt war ein großer Paradigmenwechsel für den Bundesstaat Oregon. Früher hatten wir ein Transaktionssystem, jetzt sind wir zu einem System für ganze Geschäftsprozesse übergegangen.“

Das DAS führte die Workday-Module schrittweise ein, beginnend mit Core HR, Compensation, Recruiting, Absence Management, Talent Suite und seit kurzem auch Learning. „Als wir Workday Learning einführten, war das die einfachste Implementierung, die ich je in meiner Karriere erlebt habe", erinnert sich Zike. „Ich habe darauf gewartet, dass irgendetwas schief geht, aber das ist nicht passiert. Es wurde sehr gut angenommen.“

„Oregon hat sehr gute Arbeit geleistet, um Workday für alles zu nutzen, was es dem Staat bieten kann“, sagt Chad Duffy, Regional Sales Manager von Workday. „Wir drei – Workday, IBM und das DAS – haben gemeinsam daran gearbeitet, herauszufinden, wer einbezogen werden muss, wie die Anforderungen erfüllt werden können und wie sichergestellt werden kann, dass der Staat den Wert erkennt.“

Als die COVID-19-Pandemie im März 2020 Oregon traf, waren mehrere HR-Module von Workday bereits seit fast einem Jahr im Einsatz. Dadurch war das DAS in der Lage, eine große Anzahl von Staatsbediensteten zu unterstützen, die aus der Ferne arbeiteten. „Ohne ein System, mit dem die Mitarbeiter kommunizieren und Transaktionen abwickeln können, hätten wir ein ziemliches Problem mit all den Papierformularen, die hin und her geschickt werden", sagt Zike. „Workday ist ein großartiges Tool, vor allem, weil so viele von uns weiterhin von zu Hause aus arbeiten.

Dank der Zusammenarbeit zwischen DAS, Workday und IBM blieben die ersten Phasen der Workday-Bereitstellung unter dem Budget. Und als der Bundesstaat in den Jahren 2020 und 2021 1.000 offene Stellen besetzen musste, half die Workday-Plattform der Personalabteilung, das Onboarding neuer Mitarbeiter rund 50 % schneller abzuwickeln als mit den zuvor verwendeten papierbasierten Systemen.

„Die Führungskräfte und das Management sind angenehm überrascht, wenn sie Daten oder einen Bericht benötigen, um zu sehen, was mit ihrer Belegschaft passiert", sagt Zike. „Wir können ihnen sagen, wo sie klicken müssen, oder wir können ihnen einen schnellen Bericht erstellen. Was mit dem alten System zwei Wochen gedauert hätte, geht jetzt in 20 Minuten. Das sind die Bereiche, in denen wir große Erfolge erzielen.“

Nach den ersten drei Monaten der Systemeinführung führte die DAS eine Momentaufnahme durch, um zu ermitteln, wie die Staatsbediensteten Workday nutzen. „Die Ergebnisse waren sehr gut“, betont Lawson." „In den meisten Monaten melden sich bei uns 40.000 Mitarbeiter an, viele davon mehrmals. Die Daten liefern den Beweis.“

Im Dezember 2022 plant DAS, die letzte Phase der HR-Systemtransformation durch die Implementierung der Workday-Module Lohn- und Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung abzuschließen. "Wir sind immer noch mit einem 30 Jahre alten Mitarbeitervergütungssystem verbunden, das als letzte Funktion migriert werden soll“, sagt Lawson. "Ich freue mich sehr darauf, unseren Time-to-Hire-Prozess zu verbessern, sobald unser Onboarding-Prozess vollständig in die Lohn- und Gehaltsabrechnung integriert ist.“

"Oregon war der erste Bundesstaat, der eine unternehmensweite HR-Komplettlösung von Workday eingeführt hat," berichtet Duffy. "Wenn ich von verschiedenen Leuten aus dem ganzen Bundesstaat höre, sagen sie mir, dass das Beste an diesem Projekt der Nutzen ist, den sie daraus ziehen.“

Aufgrund der Pionierarbeit, die Oregon bei der Umgestaltung seines Personalwesens geleistet hat, bitten andere Bundesstaaten das DAS um Rat. „Wir wissen, wie schwierig es ist, große Projekte mit staatlichen Behörden auf den Weg zu bringen, und wie wichtig es ist, es richtig zu machen“, sagt Martinez. „Wir freuen uns, anderen Staaten dabei zu helfen, dies in die Wege zu leiten und durchzuführen.

Im Rückblick auf die Workday-Implementierungsbemühungen spricht Zike über die Zusammenarbeit mit IBM. „Die Partnerschaft war der Schlüssel dazu, Workday auf den Markt zu bringen und im weiteren Verlauf weiter zu verbessern“, sagt sie. „IBM hat immer mit uns zusammengearbeitet und nie gesagt: ‚Das ist ein zu heikles Problem‘ oder ‚Dafür müssen Sie eine Lösung finden.‘ Es war eine Partnerschaft, in der sie Optionen für uns entwickelt haben. Sie haben sich darauf eingelassen, weil sie wollten, dass wir Erfolg haben.“

Das DAS (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist die zentrale Verwaltungsbehörde der Regierung des Bundesstaates Oregon und setzt politischen und finanziellen Entscheidungen des Gouverneurs und der Legislative um. Das DAS unterstützt staatliche Behörden durch die Bereitstellung einer starken und stabilen Verwaltungsinfrastruktur und legt hohe Rechenschaftsstandards fest, um sicherzustellen, dass der Bundesstaat Oregon Steuergelder produktiv einsetzt.

IBM Geschäftspartner Workday (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist ein führender Anbieter von cloudbasierten Unternehmensanwendungen für das Personal- und Finanzwesen, der seinen Kunden hilft, sich in einer sich wandelnden Welt anzupassen und erfolgreich zu sein. Die Workday-Anwendungen für Finanzmanagement, Personalwesen, Planung, Ausgabenverwaltung und Analysen werden von Tausenden von Organisationen weltweit und in allen Branchen eingesetzt, von mittelständischen Unternehmen bis hin zu mehr als 50 % der Fortune 500.