Seit der Einführung der Plattform im Jahr 2019 hat sie sich sehr bewährt – ein Beweis dafür ist die positive Resonanz bei einen der größten kanadischen Anbieter von Kraftstoffen und Mineralölprodukten, Parkland Fuel Corporation, die Sol Caribbean im Januar 2019 übernommen hat. „Wir konnten Parkland von dem Wert des Systems überzeugen“, sagt Lopez. „Die Stakeholder von Parkland haben das System aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet und es befürwortet".
Vor allem aber hat es bei Sol Caribbean für notwendige Prozessverbesserungen gesorgt. Das zentralisierte Repository ermöglicht den Nutzern jederzeit und von jedem Ort aus den Zugriff auf die Projektdokumentation, was die Einhaltung von Vorschriften erleichtert und die Bearbeitungszeit beschleunigt. „Wir haben eine viel bessere Kontrolle in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften“, sagt Lopez. „Und wir haben die Gewissheit, dass wir für jedes Projekt eine Dokumentation haben und jede Prüfung belegen können. Der CapEx-Genehmigungsprozess ist rationalisiert – die Genehmigung von Projekten nimmt weniger Zeit in Anspruch, da jeder weiß, was getan werden muss und von wem.“
„Wir haben jetzt die Möglichkeit, die Dauer von Projekten zu verfolgen“, fährt er fort, „was uns hilft, kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen. Und können nun Informationen generieren, die es uns ermöglichen, KPIs zu verfolgen, beispielsweise den Prozentsatz der Projekte, die im Budget oder im Zeitplan liegen.“
Betrugsprävention ist ein weiterer Vorteil. „Es gibt ein Kontrollsystem, mit dem sichergestellt wird, dass wir Beschaffungen mit unserem ERP-Investitionstool vergleichen können“, sagt Elena Henckel-DaCosta, Managing Director of LPA. „Diese Fähigkeit hilft uns, das Betrugspotenzial zu minimieren.“
Die Regel-Engine der Plattform ermöglicht zudem eine schnellere Entscheidungsfindung. IBM Cloud Pak for Automation deckt auch Meilensteine und Fristen für Projektabnahmen ab. Wenn Prüfer ihre Fristen verpassen, wird der endgültige Genehmiger automatisch über die Plattform benachrichtigt. „In der Vergangenheit haben wir uns bei einigen der komplexeren Projekte wochenlang im Kreis gedreht und versucht, einen Konsens über Entscheidungen zu erzielen“, sagt Lopez. „Sobald das Projekt gestartet ist, weist die Plattform jetzt automatisch Zeitpläne zu, sodass die Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitraums Feedback geben müssen. Es wird sozusagen eine schnellere Entscheidungsfindung erzwungen. Der Großteil unserer Genehmigungen erfolgt innerhalb einer Woche.“
Nach Angaben von LPA könnten künftige Empfehlungen den Einsatz von Robotic Process Automation zur Integration der Plattform in das ERP-System von Sol Caribbean beinhalten. Ein weiterer Bereich mit Potenzial für die Zukunft ist der Einsatz von KI zur Verbesserung von Statistik- und Marktanalysen.
In der Zwischenzeit genießt Sol Caribbean die Vorteile der aktuellen Plattform. „Diese Lösung ergänzt das Management unseres Investmentprozesses“, sagt Lopez, „deshalb bin ich sehr zufrieden damit.“ Alle IT-Implementierungen sind schwierig; Veränderungsmanagement ist schwierig. Es hat viel Arbeit und Engagement erfordert, aber wir sind jetzt an einem Punkt angelangt, an dem das System gut funktioniert.“