Für jedes gemietete Fahrzeug muss Fleet Hire Services einen Berg von Informationen verwalten – von Leasingverträgen und Rechnungen bis hin zu Reparaturunterlagen. Gibt es einen effizienteren Weg, diese Inhalte zu nutzen?

Fleet Hire Services hat mit Open Connections zusammengearbeitet, um die Datenerfassung und -speicherung mit den Content-Management-Lösungen von IBM für Unternehmen zu optimieren und Teams bei der effektiveren Verwaltung komplexer Vorgänge zu unterstützen.

Seit mehr als 35 Jahren wenden sich Unternehmen in ganz Großbritannien an Fleet Hire Services und ihre Tochtergesellschaft West Wallasey Car Hire Limited, wenn es um flexible Fahrzeugvermietungsdienste geht. Um jedem Kunden eine außergewöhnliche Mieterfahrung zu bieten, müssen die Teams hinter den Kulissen riesige Mengen an Inhalten verarbeiten – von der Kundenkorrespondenz und den Mietverträgen bis hin zu Strafgebühren und Rechnungen.

Mit einer Flotte von 11.500 Fahrzeugen, die ständig wächst, und einem relativ kleinen Team, das alles verwaltet, stellte Fleet Hire Services fest, dass das wachsende Geschäft die bestehenden Dokumentenmanagementprozesse schnell überfordert.

Tom Tierney, IT-Projektkoordinator bei West Wallasey Car Hire Limited, greift die Geschichte auf: „Traditionell haben wir unsere Abläufe auf dem Papier geführt. Wenn beispielsweise ein Kunde anrief, um ein Auto oder einen Transporter zu buchen, notierte unser Einstellungsteam seine Daten, gab die Informationen in unser Kernmietsystem ein und druckte den Mietvertrag und das Schadenscheckblatt aus. Und wenn wir an Kunden in ganz Großbritannien liefern, haben sie die Unterlagen unterschrieben. Die Papiere werden dann zu unseren Scannern zurückgebracht, wo unsere Teams sie in ein separates System zur Archivierung einscannen; anschließend aktualisieren sie das Vermietungssystem, um den Status des Fahrzeugs in "zu vermieten" zu ändern. Es war ein sehr komplizierter Prozess, der unsere Mitarbeiter viel Zeit und Mühe gekostet hat - und so ähnlich war es auch in fast allen anderen Bereichen des Unternehmens.

Er nennt ein Beispiel: „Wenn wir unsere Flotte erneuern oder erweitern wollen, kaufen wir die Fahrzeuge normalerweise in großen Mengen ein. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass wir große Mengen an Rechnungen und Lieferscheinen – für Hunderte von Fahrzeugen – auf einmal erhalten. Die Teams mussten Informationen zu jedem Fahrzeug, wie z. B. das Kennzeichen, die Motornummer, die Fahrgestellnummer, die Farbe, die Road Fund Licence [RFL]-Steuer, die Anschaffungskosten und viele weitere Details manuell in unsere Backend-Systeme eingeben - eine weitere zeitraubende und mühsame Aufgabe."

Fleet Hire Services erkannte, dass es einen effektiveren Weg geben musste, um das wachsende Informationsvolumen zu verwalten, und suchte nach einer Lösung, die die Back-Office-Teams entlasten und eine effizientere, automatisierte Arbeitsweise unterstützen würde.

Die Suche führte das Unternehmen zu Open Connections, einem IBM Gold Business Partner, der eine leistungsstarke Dokumentenerfassungs- und -verwaltungsplattform vorschlug, die auf der IBM Enterprise Content Management-Software basiert.

„Open Connections hat uns gezeigt, dass IBM Enterprise Content Management uns genau dorthin bringen kann, wo wir hinwollten“, erinnert sich Tom Tierney. „Wir kamen mit unseren Anforderungen und einem Überblick über unsere bestehenden Prozesse zu ihnen, und sie halfen uns zu erkennen, wie wir mit IBM Lösungen Dinge besser machen können.“

Fleet Hire Services hat klein angefangen und IBM Datacap und IBM FileNet Content Manager als Grundlage für eine effizientere und konsistentere Erfassung und Speicherung von Fahrzeugvermietungsinformationen eingeführt. Das Unternehmen arbeitete mit Open Connections zusammen, um die IBM-Lösungen in Back-End-Anwendungen zu integrieren, einschließlich seines Systems für das Mietmanagement. IBM Content Navigator bietet eine intuitive Front-End-Schnittstelle für die neue Content-Management-Plattform und ermöglicht Geschäftsanwendern einen einfachen Zugriff auf Informationen.

Wenn wir einem Kunden ein Fahrzeug übergeben, unterschreibt dieser einen Mietvertrag, der einen Barcode enthält, den Fleet Hire Services dann scannt. Datacap extrahiert automatisch wichtige Informationen aus dem Dokumentenbild und leitet sie an das Mietmanagementsystem weiter. Dieser Prozess löst auch eine Timerfunktion aus, die anzeigt, wie lange sich ein bestimmtes Fahrzeug in einem bestimmten Status wie etwa „Wird übergeben“ oder „Wird abgeholt“ aufgehalten hat, was darauf hinweist, dass die Papiere nicht zum Scanner zurückgebracht wurden. Für die Zukunft erwägt Fleet Hire Services die Einführung mobiler Apps und elektronischer Unterschriften für Einstellungsunterlagen, um den Prozess für die Kunden zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Aufbauend auf diesem frühen Erfolg hat sich Fleet Hire Services mit Open Connections zusammengetan, um die IBM Enterprise Content Management-Lösungen auf das gesamte Backoffice auszuweiten.

„Als wir sahen, was die Lösung von IBM und Open Connections für unsere Prozesse bei der Fahrzeugvermietung leisten konnte, erkannten wir, dass es ein riesiges Potenzial zur Optimierung vieler anderer operativer Bereiche gab“, sagt Tom Tierney. „Unsere Erfahrungen zeigen, wie flexibel die IBM Lösungen sind – obwohl wir sie ursprünglich eingeführt haben, um einen bestimmten Bedarf zu decken, konnten wir die Software anpassen, um viele andere Prozesse zu verbessern.

„Das Team von Open Connections war die treibende Kraft hinter all diesen Anpassungen. Wir müssen nur mit einer Idee oder einem Problem zu ihnen kommen, das wir lösen wollen, und sie werden einen Weg finden, es zu verwirklichen. Wir waren sehr beeindruckt von der Qualität der Arbeit, die sie geleistet haben, sowie von ihrer Unterstützung und Beratung – sie waren ein unschätzbarer Gewinn für dieses Projekt.

Der neue Ansatz für das Content-Management hilft Teams im gesamten Unternehmen, schneller und effizienter zu arbeiten. Im Bereich der Kreditorenbuchhaltung ist Fleet Hire Services von der manuellen Rechnungsverarbeitung abgekommen. Heute nutzt das Unternehmen Datacap, um wichtige Informationen automatisch aus den eingehenden Rechnungsdokumenten zu extrahieren und die Daten in einem zentralen FileNet Content Manager Repository zu speichern. Der elektronische Inhalt gelangt dann in die Buchhaltungssysteme und steht dort zur Prüfung und Zahlung bereit.

Tom Tierney kommentiert: „Wir bearbeiten jeden Monat Hunderte von Rechnungen und Bußgeldbescheide, in unseren geschäftigsten Zeiten sogar Tausende. Dadurch, dass die Mitarbeiter die Informationen aus all diesen Dokumenten nicht mehr manuell eingeben müssen, sparen unsere Mitarbeiter viel Zeit und Mühe.“ .

„Wir werden auch immer smarter, was die Verwaltung der Rechnungen und Bußgeldbescheide angeht. Open Connections hat uns bei der Entwicklung einer Funktion unterstützt, die Rechnungen und Bußgeldbescheide auf der Grundlage des Ausstellungsdatums und der Zahlungsfrist organisiert. Wenn sich eine bestimmte Rechnung oder Bußgeldbescheide ihrem Fälligkeitsdatum nähert, wird eine Warnung ausgelöst, die das Team darüber informiert, dass die Zahlung bald erforderlich ist. Dies erleichtert es unseren Mitarbeitern, ihr Arbeitspensum zu bewältigen, da sie die dringlichsten Posten nach Priorität ordnen können, um sicherzustellen, dass unsere Lieferanten, Gemeinden und die Polizei immer pünktlich bezahlt werden.

Darüber hinaus hat der neu gewonnene Einblick in die Unternehmensinhalte Fleet Hire Services geholfen, wertvolle Kosteneinsparungen zu erzielen.

Tom Tierney erklärt: „Alle unsere Fahrzeuge müssen besteuert werden, bevor sie auf der Straße verwendet werden dürfen. Wenn wir ein Fahrzeug kaufen, es aber nicht sofort benutzen wollen, müssen wir eine SORN (Statutory Off Road Notification) beantragen, damit das Fahrzeug nicht besteuert wird – dazu verwenden wir eine Referenznummer aus dem Fahrtenbuch.

„Da wir meist Fahrzeuge in großen Mengen kaufen und sie im Laufe einiger Monate nach und nach in unseren Fuhrpark aufnehmen, ist es oft vorgekommen, dass wir Steuern für Fahrzeuge gezahlt haben, die nur in einem Autohaus standen – eine völlig unnötige Ausgabe –, nur weil wir keinen einfachen Überblick über den Steuerstatus jedes einzelnen Fahrzeugs hatten.

Er fährt fort: „Heute verwenden wir Datacap, um automatisch Informationen aus Fahrzeuglogbüchern abzurufen und zu bestätigen, ob sie besteuert werden sollten oder nicht. Wir schätzen, dass wir durch die Vermeidung unnötiger Steuerkosten rund 1.200 GBP pro Monat einsparen, und das alles dank der verbesserten Transparenz, die wir durch die IBM Enterprise Content Management-Lösungen erhalten.“

Da Fleet Hire Services den Einsatz von IBM Enterprise Content Management-Lösungen weiter ausbaut, profitieren sowohl die Mitarbeiter als auch die Kunden von den Vorteilen eines verbesserten Informationszugangs und einer besseren Kontrolle.

Tom Tierney kommt zu dem Schluss: „Früher haben wir viele Daten erfasst, aber nicht viel daraus gemacht.“ Dank IBM und Open Connections holen wir jetzt das Beste aus unseren Unternehmensinhalten heraus. Teams verbringen viel weniger Zeit damit, Papierakten zu durchsuchen, Dokumente auszudrucken und Daten in verschiedene Systeme einzugeben; Sie arbeiten schneller und genauer. Infolgedessen können sie ein höheres Arbeitsvolumen bewältigen, was uns hilft, das Unternehmen auf profitable Weise weiter wachsen zu lassen, da wir eine Erhöhung des Personalbestands vermeiden können.

„Und was ebenso wichtig ist: Durch die Effizienzsteigerung haben unsere Mitarbeiter in kundenorientierten Positionen mehr Zeit, sich auf die Kundeninteraktion zu konzentrieren. Indem wir unseren Kunden bei jeder Kontaktaufnahme einen ansprechenden und reaktionsschnellen Service bieten, stärken wir ihre Loyalität, was für den anhaltenden Erfolg unseres Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.

Fleet Hire Services (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) ist spezialisiert auf die Wartung und die Reparatur von Nutzfahrzeugen und Autos. Über seine Tochtergesellschaft West Wallasey Car Hire Limited bietet das Unternehmen auch die Vermietung von Nutzfahrzeugen an. Fleet Hire Services betreibt derzeit eine Flotte von mehr als 11.500 Autos und leichten Nutzfahrzeugen und bedient große und kleine Unternehmen im gesamten Vereinigten Königreich.