ANAS hat ein elektronisches Content-Management-System eingeführt, das auf den Lösungen IBM® Filenet® Content Manager und IBM Content Navigator® basiert und spezielle Systeme für die Bereiche Technik, Akquisition und IT umfasst.
ANAS S.p.A. arbeitet an großen Bauprojekten, bei denen große Mengen an Informationen anfallen. Um einen schnellen Zugriff auf wichtige Dateien zu gewährleisten, wollte das Unternehmen eine intelligentere Alternative zu papierbasierten Prozessen.
ANAS hat ein elektronisches Content-Management-System eingeführt, das auf den Lösungen IBM Filenet Content Manager und IBM Content Navigator basiert und spezielle Systeme für die Bereiche Technik, Beschaffung und IT umfasst.
Die ANAS ist für den Bau, die Instandhaltung und den Ausbau des umfangreichen Straßen- und Autobahnnetzes verantwortlich, das Italien in Bewegung hält. Damit Tausende von Städten und Gemeinden in Italiens schwierigem Terrain miteinander verbunden bleiben, sind ständige Wartungsarbeiten erforderlich. Parallel dazu treibt die ANAS auch Projekte zur Schaffung neuer Verkehrsverbindungen zwischen den entlegenen Orten Italiens voran.
Maurizio Biccellari, Leiter der Abteilung Management- und Dokumentensysteme bei ANAS, erklärt: „Vieles von dem, was Italien zu einem so schönen Land macht, ist auch aus technischer Sicht eine große Herausforderung. Aufgrund der vielen Flüsse, Täler und Bergregionen sind für den Bau oder die Instandsetzung von Straßen Teams aus Ingenieuren, Architekten und Vermessungsingenieuren sowie viele verschiedene Spezialanbieter erforderlich.
Die Bau- und Instandhaltungsprojekte der ANAS hängen von einer riesigen Menge an Daten ab – von den Plänen der Ingenieure und den Beschaffungsverträgen bis hin zu den Aufzeichnungsprozessen des Managements. Um seine technischen Prozesse und ein riesiges Netzwerk von Zulieferern zu verwalten, verließ sich das Unternehmen bisher auf manuelle, papierbasierte Prozesse. Dieser Ansatz bedeutete jedoch, dass es schwierig war, den Überblick über Formulare und Dateien zu behalten, insbesondere bei Projekten mit mehreren Stakeholdern und Workstreams.
Biccellari fährt fort: „Um ihre Arbeit zu erledigen, müssen unsere Mitarbeiter und Lieferanten auf technische Zeichnungen und Pläne, Beschaffungsunterlagen, Qualitätsverfahren, Betriebsanweisungen, Mitarbeiterkorrespondenz und vieles mehr zugreifen. Wir haben derzeit fast 12 Millionen Dokumente auf unseren Systemen archiviert, die unsere Benutzer derzeit einsehen können. Wenn unser Personal nicht rechtzeitig auf die benötigten Informationen zugreifen kann, erhöht sich das Risiko von Projektverzögerungen, die unsere Kosten erheblich steigern können.“
Um die Effizienz seines Content-Management-Ansatzes zu steigern, entschied sich ANAS für IBM Filenet Content Manager und IBM Business Automation Workflow.
Biccellari: „Wir haben uns bereits auf IBM-Lösungen verlassen, um unsere 12 Millionen Dokumente zu speichern, und unsere positiven Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit IBM gaben uns die Gewissheit, dass wir den qualitativ hochwertigen und reaktionsschnellen Support erhalten würden, den wir wollten.
Während des gesamten Einführungsprozesses war das IBM-Team äußerst hilfreich und hat es uns mit seinem Fachwissen ermöglicht, die Lösung schnell einzuführen und anzupassen.“
Nach der Zusammenarbeit mit IBM bei der Entwicklung eines technischen Dokumentenmanagementsystems zur Unterstützung des operativen Geschäfts beschloss ANAS, die Lösung auf andere Bereiche des Unternehmens auszuweiten. Durch den Einsatz von IBM Content Navigator hat ANAS seine Lösung um eine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche erweitert, die es auch technisch nicht versierten Nutzern ermöglicht, schnell die benötigten Informationen zu finden.
Heute nutzt das Unternehmen IBM Content Manager, um viele seiner Datensysteme zu erweitern. Dazu gehört das offizielle Datenverwaltungssystem P-ANAS. Die Lösung ist auch in die PDM-Systeme (Project Document Management) für die Ingenieur-, Bau- und IT-Teams sowie in die PCM-Plattform (Procurement Contract Management) integriert.
„Die Oberfläche von Content Navigator ist extrem einfach zu konfigurieren, sodass wir sie an die unterschiedlichen Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen anpassen können“, erklärt Biccellari: „Wir haben zum Beispiel die Benutzeroberfläche für unsere Beschaffungsabteilung stark angepasst, damit das Team die Lösung weiterhin nutzen kann, ohne seine Geschäftsprozesse zu ändern.“
Mit einem Content Management System, das auf IBM-Lösungen basiert, hat ANAS sein Ziel erreicht, seine Prozesse zu rationalisieren, Zeit zu sparen und die Betriebskosten zu senken.
„Dank IBM Content Manager können wir unsere Konstruktionspläne mit den zuständigen Genehmigungsbehörden auf Knopfdruck austauschen – das macht das Hin- und Herwälzen von Papier überflüssig“, erklärt Biccellari.
Er fügt hinzu: „Die IBM-Lösung hilft uns auch dabei, unseren internen Beschaffungsprozess zu beschleunigen. In der IT haben wir den Genehmigungsprozess deutlich verkürzt, was uns hilft, innovative Dienstleistungen für das Unternehmen zeitnah bereitzustellen. Unsere Mitarbeiter sind begeistert, wie einfach die neue Lösung zu bedienen ist, und wir haben nur positives Feedback erhalten.“
Dank der fein abgestuften Zugriffsverwaltung kann ANAS sicherstellen, dass die Dokumente bei Bedarf für Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zugänglich sind. So werden z. B. technische Dokumente im technischen Dokumentenmanagementsystem gespeichert, können aber während eines Ausschreibungsverfahrens über das Beschaffungsdokumentenmanagementsystem abgerufen werden.
„Die enge Integration unserer Content Management Repositories ermöglicht es uns, schnelle und effektive Entscheidungen zu treffen, ohne unsere strengen Richtlinien zur Informationssicherheit zu vernachlässigen“, so Biccellari.
Aufgrund des Erfolgs der Lösung plant ANAS, die Fallmanagementfunktion innerhalb von IBM Business Automation Workflow zu nutzen, um die Prozesse in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zu optimieren.
Biccellari fasst zusammen: „Eine effektive Steuerung unserer Bauprojekte ist entscheidend, damit Italien in Fahrt bleibt. Dank unserer IBM Content-Management-Lösungen sind wir in einer starken Position, um unsere Abläufe noch effizienter zu gestalten.“
ANAS (Link befindet sich außerhalb von ibm.com) plant, baut und betreibt Italiens nationales Straßennetz und verwaltet über 30.000 km Straßen und Autobahnen. Das Unternehmen beschäftigt 6.000 Mitarbeiter, darunter Ingenieure, Architekten und Vermesser. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Rom und verfügt über 38 Büros in ganz Italien.
Rechtshinweise
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Hergestellt in den Vereinigten Staaten von Amerika, Februar 2019.
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