¿Qué es el intercambio electrónico de datos?

El intercambio electrónico de datos (EDI) es cuando dos compañías intercambian documentos bajo un formato estándar. En términos sencillos, EDI es un formato electrónico estándar que sustituye a los documentos en papel tales como pedidos de compra o facturas. Al automatizar las transacciones realizadas con documentos en papel   (PDF, 669 KB), las empresas pueden ahorrar tiempo y eliminar errores costosos causados por el procesamiento manual.

Con las transacciones EDI, la información se mueve directamente desde una aplicación en el sistema de una organización a una aplicación en el sistema en otra¹. Los estándares EDI definen la ubicación y el orden de la información en el formato de un documento. Esta función automatizada permite que los datos se compartan rápidamente, en lugar de tomar horas, días o semanas, como es el caso de los documentos en papel u otros métodos.

Hoy en día, las industrias utilizan EDI para compartir diferentes tipos de documentos: desde pedidos de compra y facturas hasta cotizaciones, solicitudes de préstamos y más. En la mayoría de los casos, estas organizaciones son asociados comerciales que intercambian bienes y servicios de forma regular como parte de sus cadenas de suministro y redes de business to business (B2B).

 

Guía de EDI

Todas las transacciones EDI se definen mediante los estándares de mensajería EDI. Los procesos de gestión adecuados son fundamentales para mantener la calidad de los datos. Cuando la información no está disponible o en un lugar inadecuado, es posible que el documento EDI no se procese correctamente.

Los estándares son fundamentales para las conversaciones de EDI². Varias organizaciones definen los estándares de mensajes EDI, incluyendo ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol y el Comité de Estándares Acreditados X12 (ASC X12).

En general, las transmisiones EDI se dividen en dos tipos:

  • Conexiones de punto a punto o directas. Dos computadoras o sistemas se conectan sin intermediarios a través de Internet, generalmente con protocolos seguros.
  • Red de valor añadido (VAN). Una red de terceros gestiona la transmisión de datos, generalmente a través de un paradigma de bandeja de entrada.

Los protocolos de transmisión de Internet EDI incluyen un Protocolo de transferencia de archivos seguro (SFTP), la Declaración de Aplicabilidad 2 o AS2, un protocolo basado en HTTPS, Protocolo Sencillo de Acceso a Objetos (SOAP), entre otros.

Los elementos de datos EDI incluyen elementos como el ID del remitente y del destinatario. Los segmentos de datos combinan dos o más elementos relacionados para darles mayor significado. Por ejemplo, FNAME y LNAME pueden combinarse para formar CUSTOMERNAME. La función Envelopes ayuda a estructurar diferentes tipos de datos, incluyendo la dirección tanto del remitente como del destinatario. El flujo de documentos o el flujo de mensajes EDI describe el intercambio de mensajes EDI entre diferentes direcciones y departamentos de entrada y salida, con el objetivo de ejecutar una operación o un proceso comercial³.

Los metalenguajes como XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation) funcionan como un complemento y no como un sustituto para EDI. Las empresas deben estar preparadas para manejar un número cada vez mayor de formatos de documentos y opciones de transmisión. Un fabricante mundial intercambia normalmente cerca de 55 tipos de documentos diferentes con casi 2,000 asociados.  

“Hasta el 20 % de nuestras transacciones B2B causaban errores antes de comenzar a utilizar IBM Supply Chain Business Network. Ahora tenemos menos errores. Por ejemplo, solíamos tener problemas con las órdenes de transferencia si un cliente presentaba un código incorrecto, lo cual causaba muchos problemas para nuestro departamento de servicio al cliente. Actualmente se ha reducido en tal vez un 80 %, porque todo eso solía hacerse manualmente”. Lea lo que otros gerentes de EDI comparten con IDC acerca de cómo impulsan el valor estratégico con IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Beneficios de EDI

Las transacciones EDI son esenciales para los procesos B2B y siguen siendo los medios preferidos para intercambiar documentos y transacciones entre empresas, grandes y pequeñas.

Existen cinco principales ventajas de negocios que la tecnología EDI ofrece a través de la automatización y la integración B2B: 

Para las grandes organizaciones, EDI permite la instauración de estándares entre los asociados comerciales, y de esta forma obtener beneficios constantes. Para las organizaciones más pequeñas, EDI ofrece una mayor integración con las firmas más grandes, con grandes presupuestos y una fuerte influencia.

infografía que describe transacciones físicas automatizadas

Implementación de EDI

EDI podría ser difícil de implementar para algunas empresas. Una de las causas es el dinamismo con el que las regulaciones, los estándares y las actualizaciones gubernamentales cambian. Además, es inherentemente complejo, ya que tiene que adaptarse a las diferentes necesidades de empresas en todo el mundo. Por ejemplo, cada asociado comercial de una red B2B podría tener requisitos particulares. A pesar de que dos asociados pueden definir qué documento del EDI deben utilizar, cada uno puede tener requisitos de formato exclusivos. Este y otros factores han llevado a muchas organizaciones a externalizar sus soluciones EDI.

Ya sea que se mantenga dentro o fuera de la empresa, existen algunas condiciones, capacidades y recursos básicos y necesarios para implementar el EDI de forma eficaz. Además de los factores como la integración de los tipos de documentos entre empresas, los métodos de transmisión segura y los requisitos de hardware/software, una implementación EDI idealmente debería considerar:

  • Software de traducción o de mapeo. Recopila campos como nombres, direcciones, importes, números de pieza y cantidades, y los correlaciona desde los formatos de aplicación de negocios hacia documentos estandarizados y viceversa.
  • Funciones de envolvimiento y desenvolvimiento de lotes Soporta lotes grandes de mensajes de EDI para permitir que los remitentes y destinatarios envuelvan y desenvuelvan transacciones que se pueden agrupar o dividir en varias divisiones o áreas de negocios por cada asociado.
  • Mecanismos de enrutamiento de mensajes. Esta función es necesaria una vez que un mensaje se haya desenvuelto, ya que los mensajes deberán llegar al destinatario apropiado. Es posible que se requiera convertir los mensajes al formato correcto, según el destinatario.
  • Acuerdos de asociados comerciales (TPA). Aclara términos y condiciones, establece estándares para documentos de negocios y define los protocolos de comunicaciones y comerciales entre asociados.

El futuro de EDI

Imagine lo siguiente: Hoy se desencadena un reembolso relacionado con un envío dañado utilizando un documento EDI 214, un Mensaje de Estado de Envío de la Agencia de Transporte. El artículo enviado ha sido dañado de tal forma que no es utilizable o no se puede vender. Probablemente surgirán disputas relacionadas a un reembolso.

Sin embargo, en las cadenas de suministro modernas, EDI será la principal herramienta para intercambiar documentos y apoyar innovaciones tales como el Internet de las cosas (IoT), sistemas blockchain y la inteligencia artificial (IA). En el futuro, EDI utilizará:

  • Sensores para IoT. Incorporados en el material de empaque del envío y conectados a mensajes EDI 214, lo que brinda visibilidad sobre las condiciones del empaque en tiempo casi real.
  • Tecnología de blockchain. Los flujos de información de envíos a través de EDI podrían ofrecer una versión del documento validada por ambas partes para resolver más rápidamente los problemas o incluso evitar disputas por reembolsos.
  • Agente de IA. Supervisa   todos los eventos e información relevantes conectados a un   envío   y puede identificar una incidencia de no conformidad;   determinar si se necesita hacer un reenvío, analizar la fuente de sustitución más eficiente, inicializar un nuevo proceso envío o una devolución autorizada.

Fuente

¹ “Electronic data interchange (EDI): An introduction”, (enlace externo a  ibm.com)   Roger Clark, Business Credit, octubre de 2001

² “Electronic data interchanges”, (enlace externo a ibm.com) Wikipedia

³ “EDI and B2B basics”, (enlace externo a  ibm.com Sriniedibasics, 20 de agosto de 2011

⁴ “The future of EDI: An IBM point-of-view”, (PDF, 722 KB) IBM Watson Supply Chain, octubre de 2018.