知识管理 (KM) 是在组织内识别、组织和传播信息的过程。 当知识在组织中不容易访问时，可能会给企业带来非常昂贵的代价，因为他们需要花费宝贵的时间来寻找相关信息，而不是将时间用在完成以结果为中心的任务上。
知识管理系统 (KMS) 利用组织的集体知识，带来更好的运营效率。 这些系统通过知识库提供支持。 它们通常是成功知识管理的关键，提供了一个集中的地方来存储信息，以便信息能够被方便地访问。
拥有知识管理战略的企业可以增强团队成员之间的组织学习与协作，从而促进整个企业加速做决策，更快地实现业务成果。 它还能简化更多的组织流程，如培训和入职，导致更高的员工满意度和维系率。
知识管理的定义还包括三种类型的知识 — 隐性知识、隐式知识和显式知识。 这些类型的知识主要通过信息编码来区分。
- 隐性知识： 这种类型的知识通常是通过工作经历获得的，并且可以直观地理解。 因此，它比较难以阐明和编码，因此很难将这类信息传递给其他个人。 隐性知识的示例包括语言、面部识别或领导技能。
- 隐式知识： 虽然有文献将隐式知识定义为隐性知识，但也有学者将二者分开，表示隐性知识的定义更加微妙。 隐性知识很难编码，但隐式知识不一定存在这个问题。 话虽如此，隐性信息尚未被记录在案。 它往往存在于过程之中，可以被称为 “诀窍”知识。
- 显式知识： 显式知识可从各种文档类型中获取，如手册、报告和指南，允许组织轻松地在团队之间共享知识。 这类知识可能是最广为人知的，如数据库、白皮书和案例研究等知识资产。 这种形式的知识对于保持组织内的智力资本非常重要，同时也有助于将知识成功地传递给新员工。
虽然有些 学者 (PDF, 156 KB) （链接位于 IBM 外部）将知识管理 流程 总结为知识获取、创建、细化、存储、转移、共享和利用。 但这个过程可以进一步合成。 有效的知识管理系统通常涉及三个主要步骤：
- 知识创建： 在这个步骤中，企业识别并记录他们希望在公司内部传播的任何现有知识或新知识。
- 知识存储： 在这个步骤中，企业通常使用信息技术系统来托管组织知识以进行分发。 信息可能需要以特定的方式进行格式化，以满足这个存储库的需求。
- 知识共享： 最后一步是在整个组织中宣传共享知识。 信息传播的速度取决于组织文化。 鼓励和奖励这种行为的公司肯定会比同行业中的其他公司更有竞争优势。
企业可以利用许多工具来获得知识管理的好处。 知识管理系统的示例包括：
- 文件管理系统 可用作数字文档的集中存储系统，如 PDF、图像和字处理文件。 这些系统允许方便地检索文档，如吸取的经验教训，从而增强员工工作流。
- 内容管理系统 (CMS)是管理最终用户可以编辑和发布的 web 内容的应用。 CMS 容易与文档管理系统相混淆，但 CMS 可以支持音频和视频等其他媒体类型。
- 内联网 是仅存在于组织内部的专用网络，它使内部涉众能够共享许可、工具和流程。 虽然维护它们可能非常耗时和昂贵，但它们提供了许多有助于协作的群件服务，如内部目录和搜索。
- 维基百科 可凭借易用性而成为广受欢迎知识管理工具。 它们允许方便地上传和编辑信息，但这种便利性可能会导致对错误信息的担忧，因为员工可能会更新错误或过时的信息。
- 数据仓库 将不同来源的数据聚合到一个单一的、一致的集中数据存储库中，以支持数据分析、数据挖掘、人工智能 (AI) 和机器学习。 数据从这些存储库中提取出来，以便公司获得洞察，使员工能够做出数据驱动的决策。
虽然知识管理解决方案有助于促进团队和个人之间的知识转移，但它们也依赖于用户部署才能产生积极的结果。 因此，企业不应最小化推动知识管理取得成功的人类因素的价值。
- 组织文化： 管理方式将影响高管人员领导的组织的类型。 管理者可以通过奖励和鼓励团队之间的知识共享行为来建立学习型组织。 这种类型的领导可以为团队之间相互信任和更坦诚地沟通以实现业务成果奠定基础。
- 实践社区： 特定学科的卓越中心为员工提供了提问论坛，以促进学习和知识转移。 通过这种方式，企业可以增加公司在特定领域的主题专家数量，减少了对特定个人执行特定任务的依赖性。
借助正确的工具和策略，知识管理实践可在具体应用上取得成功，例如：
- 员工入职： 知识管理系统有助于缩短新员工入职时面对的绵长的学习曲线。 知识管理系统不会在新员工入职的第一周就给通过“数据倾倒”来压倒他们，而是通过知识工具来持续地支持他们，让他们在任何时候都能获得有用的信息。 了解更多信息。
- 员工的日常任务： 让每名员工都能得到准确的答案和关键信息。 在适当时间为适当人员提供访问高度相关答案的权限，从而允许员工减少用于寻找信息的时间，将更多的时间花在推动业务发展的活动上。 了解更多信息。
- 自助客户服务： 客户一再表示，他们更愿意自己找到答案，而不是打电话给客服。 若能提供良好的客户自助服务，知识管理系统可以帮助企业降低客户支持成本并提高客户满意度。 了解更多信息。
采用知识管理策略能给企业带来很多好处。 一些主要优势包括：
- 识别技能缺口： 当团队围绕着隐式或隐性知识创建相关文档或或合并显式知识时，知识管理可以突出显示各团队在核心竞争力方面的缺口。 这为管理层建立新的组织结构或招聘更多人员提供了宝贵信息。
- 做出更明智的决定： 知识管理系统能够给个人和部门提供知识。 通过提高对当前和历史企业知识的可访问性，您的团队可以提高技能，并基于更完善的信息做决策，以支持实现业务目标。
- 维护企业知识： 如果贵公司最资深的知识员工明天就要离开了，您要怎么做? 运用内部知识管理系统，企业将能够创建组织记忆库。 这样，由长期员工和其他专家掌握的知识便可以被更广泛的团队接触到。
- 运营效率： 知识管理系统创建了一个可以让知识工作者更快找到相关信息的地方。 这可以减少用在研究上的时间，以加快决策速度并通过提高运营效率来节约成本。 提高生产力不仅能够节省时间，而且还能降低成本。
- 增强协作与交流： 知识管理系统和组织文化协同工作，让团队成员彼此信任。 这些信息系统可以提高员工之间的透明度，从而增强他们对共同的目标的理解，并促进他们之间团结协作。 敬业的领导和坦诚的沟通，为团队创造了一个拥抱创新和反馈的环境。
- 数据安全： 知识管理系统使企业能够定制权限控制、观众控制和文档安全级别，以确保信息仅在正确的渠道或与选定的个人共享。 让您的员工安全地、自信地自主获取知识。
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