O que é Lean Portfolio Management (LPM)?

O LPM ajuda stakeholders e clientes a priorizar iniciativas de desenvolvimento de produtos e aplicações, concentrando-se nas soluções que oferecem maior valor para os negócios.

Em vez da abordagem clássica, orientada por tarefas e recursos, o modelo lean prioriza a validação dos resultados no desenvolvimento de produtos. Essa abordagem parte do princípio de que entregar os componentes mais valiosos de um produto é mais eficiente e eficaz. Colocar mais pessoas em um trabalho para entregar o produto geral mais cedo geralmente cria maiores riscos e custos.

O LPM é uma competência essencial da abordagem de gerenciamento lean enterprise, desenvolvida para ajudar as organizações a alcançarem agilidade nos negócios. O objetivo é alinhar a estratégia, o financiamento de investimentos, a governança e os operadores ágeis de portfólio da organização para gerar mais valor.

O LPM permite que as empresas:

• Identifiquem e priorizem as atividades mais valiosas e importantes
• Entreguem trabalho de alto ROI rapidamente e com interrupções mínimas
• Garantam que as atividades de investimento estejam alinhadas com os objetivos da empresa
• Validem o trabalho com eficiência no final de cada sprint

A abordagem lean-agile para o gerenciamento de portfólio atende melhor às rápidas mudanças e rupturas dos mercados atuais do que o modelo tradicional de portfólio de produtos. O sistema lean-agile pode melhor lidar com as necessidades dos clientes aderindo a estes princípios fundamentais:

• Foco no valor
• Entregar de forma incremental
• Decentralizar a tomada de decisões
• Tornar mais ágil
• Usar resultados objetivos
• Reavaliar e melhorar

Foco no valor: no LPM, os processos de negócios priorizam a entrega de valor aos clientes, em vez de apenas cumprir prazos, como costuma ocorrer no gerenciamento tradicional de portfólios de projetos. O LPM orienta a organização a definir o que significa “valor” para toda a empresa, garantindo que os projetos entreguem exatamente o que clientes e stakeholders precisam.

Entregue de forma incremental: alinhado a outras competências do Scaled Agile Framework (SAFe), o LPM adota entregas incrementais, dividindo os projetos em partes menores que podem ser concluídas e entregues com mais agilidade do que projetos inteiros na gestão tradicional de portfólio. Esses ciclos mais curtos de financiamento e desenvolvimento reduzem os riscos, permitem aplicar com mais frequência o feedback dos clientes e tornam as equipes (e os projetos) mais flexíveis.

Descentralize a tomada de decisão: ao dar mais autonomia às equipes para alcançar os objetivos de negócios, as empresas promovem a produtividade e incentivam soluções criativas. Também ajuda a eliminar gargalos e reduzir atrasos.

Torne-se mais ágil: ao trabalhar com sprints curtos e incentivar a autonomia individual e das equipes, as organizações tornam seus times mais ágeis e preparados para reavaliar e reordenar continuamente os objetivos, a estratégia e o backlog do portfólio.  

Use resultados objetivos: os princípios lean destacam a importância de alcançar os resultados desejados (entrega de valor e aprimoramento dos fluxos de valor), em vez de apenas cumprir métricas. Essa abordagem permite que as equipes identifiquem KPIs mais relevantes e alinhem melhor os objetivos estratégicos aos resultados que ampliam o valor entregue ao cliente.

Reavalie e melhore: no gerenciamento tradicional de portfólio, os roteiros e as metas de negócios tendem a se distanciar das necessidades do mercado com o tempo. O LPM destaca a importância de recalibrar regularmente os objetivos com base no input de clientes e stakeholders. Esses ciclos de feedback estabelecem limites claros para as políticas e processos de financiamento, ajudando a alcançar melhor os objetivos estratégicos.

O Lean Portfolio Management leva a empresa a gerenciar seu portfólio de produtos, identificar e priorizar as propostas de investimento de maior valor e direcionar recursos para essas propostas. Com o LPM, também se criam ciclos de feedback, o que ajuda os gerentes de produto do portfólio a entregar soluções ou produtos com mais agilidade e alocando recursos de forma eficiente.

Quando aplicado corretamente, o LPM estabelece um ambiente que prioriza a inovação e o aprimoramento contínuo. Isso ocorre quando o planejamento, os processos de financiamento e a estratégia da empresa se alinham aos resultados de negócios que a organização deseja alcançar.

As funcionalidades do LPM incluem:

• A capacidade de identificar e priorizar as atividades mais valiosas e importantes
• Entrega de trabalho de alto ROI de forma rápida e com interrupções mínimas
• Garantia de que as atividades de investimento estejam alinhadas com os objetivos da empresa
• Validação eficiente do trabalho na conclusão de cada sprint

Muitas organizações enfrentam dificuldades para obter sucesso após uma transformação ágil por não conseguirem manter o alinhamento entre suas equipes. Concentrar-se nas diferentes dimensões do Lean Portfolio Management ajuda as organizações a manterem o alinhamento com os princípios lean-agile.

A estratégia e o financiamento de investimentos mantêm o portfólio alinhado, garantindo que as prioridades sigam o valor de negócio e o ROI, permitindo que a empresa desenvolva e sustente as soluções que os clientes realmente precisam. Seu papel é direcionar o financiamento de investimentos para os projetos de maior valor e garantir que a organização atinja suas metas de negócios mais importantes.

Com estratégia e financiamento de investimentos, a equipe consegue ajustar e planejar continuamente de acordo com as mudanças do mercado e novas oportunidades. A equipe deve definir objetivos baseados em resultados e temas estratégicos para cada portfólio, revisando-os regularmente. Esses elementos podem ser refinados com objetivos e resultados-chave (OKRs), esclarecendo no que a empresa deve investir.

As operações ágeis de portfólio organizam a execução dos programas descentralizados, apoiando e viabilizando seu sucesso. As responsabilidades das operações ágeis do portfólio incluem:

• Coordenar fluxos de valor, garantindo que haja cooperação entre as soluções
  
  
• Apoiar a execução do programa por meio da adoção de uma nova maneira de trabalhar por parte dos stakeholders
  
  
• Promover a excelência operacional através da melhoria de práticas, eficiência e resultados

Ferramentas ágeis, como os quadros Kanban, podem ajudar os gestores de portfólios a visualizar o sucesso de um portfólio específico ao longo de seu ciclo de vida.

A governança lean cuida da medição, dos gastos, da conformidade, das auditorias e da previsão de despesas da empresa. Isso exige que os proprietários do negócio, profissionais ágeis e arquitetos corporativos assumam ativamente essas responsabilidades:

• Orçamento e previsão dinâmicos que envolvem compreender os custos passados e os possíveis custos futuros de cada solução
  
  
• Criação de métricas mínimas para cada portfólio com o objetivo de impulsionar a implementação da estratégia, garantindo que os limites acordados estejam alinhados aos gastos e que os resultados melhorem continuamente

O orçamento lean é uma abordagem custo-eficiente do LPM que reduz custos por projeto, aumenta o rendimento e melhora a produtividade das equipes multifuncionais.

O orçamento lean prioriza os fluxos de valor em vez de projetos e tarefas, e cabe às empresas definir quais fluxos (como produtos, sistemas ou serviços) são mais relevantes para seus clientes. Isso dá às equipes a flexibilidade de ajustar planos com base no feedback dos clientes e desenvolver novas ideias que beneficiem a empresa e seus objetivos gerais. Isso evita que as organizações invistam em iniciativas ineficazes e ajuda a otimizar o fluxo de valor.

O Scaled Agile Framework (SAFe) é uma base de conhecimento com princípios, práticas e competências organizacionais e de fluxo de trabalho, criada para ajudar as empresas a implementar um modelo ágil em escala corporativa. Na essência, trata-se de um modelo para alinhar equipes ágeis em toda a organização.

O SAFe integra metodologias lean, agile, DevOps e pensamento sistêmico em um modelo único e escalável. Ele se estrutura em torno de sete competências centrais da agilidade nos negócios: liderança lean-agile, agilidade técnica e de equipe, entrega ágil de produtos, entrega de soluções empresariais, gerenciamento de portfólio lean, agilidade organizacional e cultura de aprendizado contínuo.

O LPM ajuda os gerentes de portfólio a alinhar melhor os portfólios e suas estratégias aos investimentos e à estratégia mais ampla da organização. Feito com sucesso, isso ajuda a otimizar o fluxo de valor do portfólio.

Ao usar o SAFe Lean Portfolio Management, as organizações podem esperar:

• Estrutura em rede, na qual todos em um ambiente ágil se organizam com foco no valor, e não em hierarquias tradicionais.
  
  
• Mudanças são incorporadas por meio dos fluxos de valor financeiro, formando equipes com mais continuidade, maior capacidade de aprendizado e velocidade de entrega.
  
  
• Equipes sincronizadas na rede fazem planejamento, orçamento e decisões de forma gradual, superando o modelo rígido de planejamento e orçamento anual.
  
  
• Casos de negócios lean são usados para destacar e financiar os projetos com maior valor para a organização.
  
  
• Entrega incremental do trabalho, enquanto o feedback do cliente é coletado e usado para definir o próximo projeto.
  
  
• Planos adaptáveis e baseados em valor, projetados para produzir o maior valor para o cliente.

Com um alinhamento mais forte entre o gerenciamento de portfólio, a estratégia e os investimentos, as organizações conseguem alcançar os seguintes benefícios:

Alinhamento estratégico: o LPM é essencial para garantir que os projetos estejam alinhados com a estratégia e os objetivos da organização. Esse alinhamento mantém o foco das equipes e da organização nas iniciativas que mais geram valor para os clientes.

Aumento da agilidade: os sprints curtos, os ciclos de feedback e os processos de revisão regulares que são incorporados às práticas Ágil, dos quais depende o gerenciamento de portfólio, permitem que as equipes se adaptem rapidamente às condições de mercado em evolução e às demandas dos clientes.

Menor tempo de colocação no mercado: devido ao alinhamento entre investimentos e estratégia e o foco em entregar as soluções de maior valor, as organizações reduzem esforços desperdiçados e colocam os produtos mais importantes no mercado com mais rapidez.

Melhoria contínua: o LPM promove a melhoria contínua com sprints iterativos, melhorias guiadas por feedback dos clientes e análise de dados, além de avaliações regulares das metas e estratégias adotadas para alcançá-las.

Menos gargalos e menos desperdício: os princípios Lean-Agile permitem que os gerentes de portfólio assumam maior controle sobre seu trabalho, com menos dependências e intervenções. Isso oferece autonomia para buscar soluções criativas para os problemas, eliminando os gargalos no processo de resolução.

Além disso, o maior rigor na alocação de recursos e no foco dos projetos ajuda as organizações a cortar gastos com iniciativas que não geram valor.