Pão é vida. Todos os dias, na Finlândia e na região do Báltico, milhares de pessoas vão ao seu supermercado local para pegar um pão recém-assado, o Vaasan Ruispalat, o pão mais popular da Finlândia.
Para a Vaasan Ltd., uma padaria finlandesa com 172 anos de idade e que faz parte do grupo sueco Lantmännen, o ciclo de produção é curto e exigente. Seus fornos devem produzir e entregar milhares de pães e outros produtos assados em toda a região todos os dias, exceto aos domingos. Não são permitidos estoques excessivos nem escassez, e a competição é acirrada.
No mercado saturado de hoje, o planejamento e a automação precisos são fundamentais para o sucesso. Ninguém sabe que melhor do que Joonas Alasaari, Controlador de Negócios Sênior da Vaasan. "Temos que ter muito cuidado com nossos custos de produção", diz ele. “E temos que compreender, tanto a curto como a longo prazo, para onde se dirige a nossa capacidade.”
Enormes picos de demanda
Para atender a picos de demanda pandêmica COVID-19, a Vaasan forneceu pão para 3000 supermercados todos os dias, exceto domingos
Melhor previsão
Melhor previsão de consumo de energia melhora a capacidade de negociar preços de energia
Em geral, a Vaasan tem um ótimo controle no planejamento de capacidade de curto prazo, uma vez que a demanda raramente muda, e seus sistemas de planejamento também levam em conta as flutuações sazonais. Mas será que a padaria poderia responder adequadamente quando a pandemia de COVID-19 fez disparar a demanda por produtos básicos de todos os tipos, incluindo pão?
"Por 10 ou 15 anos, estivemos tentando aproximar nossa capacidade de produção o máximo possível de nossos volumes normais reais, e então, em uma única noite, recebemos pedidos dobrados e triplicados de nossos clientes de padarias", diz Alasaari. “Tivemos que respondê-los imediatamente e informar o quanto poderíamos realmente entregar.”
A Vaasan tem investido em soluções de automação e planejamento há vários anos. Com a ajuda de seu consultor de confiança, a IBM Business Partner Intito Finland, a Vaasan contou com as soluções IBM Planning Analytics e IBM Cognos Analytics para simplificar e acelerar seus processos de planejamento e geração de relatórios de negócios. As soluções permitem que o negócio realize o orçamento, previsões e outros processos financeiros em um só lugar em toda a organização.
"Trabalhamos com a Vaasan passo a passo", diz Petri Sipola, diretor executivo e consultor sênior da Intito. "Eles tinham uma cultura de planejamento de vendas e operações muito forte na empresa. Eles também queriam ver como seus planos de operações poderiam se correlacionar com o planejamento financeiro. Assim, aos poucos, esta solução foi ganhando mais recursos e se tornando mais robusta. O IBM Planning Analytics suporta seus processos, ao contrário de algumas soluções em que a solução exigiria comprometimentos ao processo."
Atualmente, a Vaasan emprega os algoritmos preditivos integrados e impulsionado por IA do Planning Analytics em três áreas críticas do negócio: previsão de consumo e precificação de energia, análise de tendências de centros de custo e planejamento de produtos a longo prazo.
Usar o Planning Analytics para prever o consumo de energia ajuda a empresa a planejar e negociar melhor os preços de energia com os produtores. Os fatores do algoritmo em entradas externas, como temperaturas externas esperadas, juntamente com estimativas de produção. Isso proporciona à Vaasan uma visão mais precisa de suas necessidades de energia futuras, que então usa para criar contratos de compra futuros com produtores e comprar fontes de energia mais sustentáveis. Anteriormente, estimativas mensais aproximadas eram produzidas manualmente e acrescentavam pouco valor à empresa.
A Vaasan também usa o Planning Analytics para analisar as tendências do centro de custos. Trabalhando em uma janela de quatro horas para fechar os livros no final de cada mês, a equipe de finanças não pôde revisar manualmente todos os itens. Agora, a solução analisa automaticamente os relatórios mensais, comparando-os às tendências históricas e sinaliza quaisquer valores atípicos ou anomalias para acompanhamento imediato.
Finalmente, a Vaasan e a Intito desenvolveram um modelo de planejamento de longo prazo que usa dados históricos de desempenho para prever vendas futuras. A empresa compara essas estimativas orientado por IA com aquelas elaboradas pelos planejadores de vendas para gerenciar projeções excessivamente otimistas caso as vendas de um produto comecem a declinar.
Quando a Vaasan precisou reagir ao aumento da demanda por seus produtos no início da pandemia da COVID-19, percebeu que já possuía as ferramentas certas. "Sabíamos que estávamos completamente no controle dos números", diz Alasaari.
Uma vez que a empresa determinou quantos dos pedidos eram demanda real e não simplesmente uma resposta aos clientes de padaria em pânico, ela conectou os números ao Planning Analytics. A Vaasan conseguiu tranquilizar rapidamente as padarias de que poderia continuar a entregar seus produtos. "Poderíamos dar a eles números bastante exatos sobre a capacidade máxima e os quilos que poderíamos fornecer para atender ao pico de demanda durante os primeiros dias da COVID-19", diz Alasaari.
Em geral, a Vaasan usa o IBM Planning Analytics para planejamento financeiro mensal e para criar projeções para os anos fiscal atuais e futuros. A solução incorpora dados específicos, em tempo real e históricos sobre oferta, demanda e fatores econômicos externos atuais. Como resultado, a empresa pode continuar a reduzir o excesso de capacidade e oferecer a combinação de produtos que os clientes exigem.
Vaasan possui um repositório de dados profundo e amplo, que inclui os dados históricos de consumo de energia utilizados pela solução Planning Analytics para prever o consumo de energia. Projeções de consumo de energia mais precisas ajudarão a empresa a aprimorar ainda mais o processo de planejamento financeiro. "Agora temos estimativas bastante precisas sobre o consumo de energia e os preços de energia", diz Alasaari. "Isso entra no nosso lucro e prejuízo (P&L) para os próximos meses, e sabemos qual será nosso custo de energia daqui a seis ou oito meses, com base nos volumes que esperamos produzir."
Antes, criar previsões precisas de consumo de energia costumava ser uma tarefa manual longa e tediosa, tornada ainda mais complicada pelo fato de a empresa operar em vários países e precisar comprar energia de diversos fornecedores. A Vaasan oferece suporte à automação dessas tarefas manuais e mundanas que a solução do Planning Analytics pode fazer com mais rapidez e precisão.
"Estamos buscando automação porque temos boas pessoas", diz Alasaari. "São pessoas inteligentes, sábias. Queremos que eles olhem para o futuro e não tenham que realizar um trabalho manual e tedioso se pudermos automatizá-lo." Como Alasaari afirma, a solução Planning Analytics pode fazer isso "mais rápido, mais barato e com maior precisão".
Em termos de velocidade, a implementação do módulo de análise de centros de custo levou apenas algumas semanas para ser totalmente implementada e testada. "A instalação e a implementação foram feitas de forma super rápida usando a API REST da solução Planning Analytics", diz Sipola. O módulo de centro de custo é um pacote pré-construído que pode ser executado em qualquer plataforma, incluindo o software IBM Watson Studio, estendendo os recursos da solução Planning Analytics.
A Alasaari espera expandir o uso do módulo de análise do centro de custos para outras áreas do negócio, incluindo sinalizar anomalias em pedidos diários. "Se notarmos que um cliente geralmente nos pede pães de hambúrguer e hot dog todas as quartas-feiras, mas o pedido está ausente nesta semana, podemos investigar se o cliente esqueceu o pedido, se ele está preso em algum lugar do processo, ou se algo mais aconteceu." Isso poderia melhorar a satisfação do cliente e ajudar a reduzir a escassez de produtos.
A Vaasan adotou uma abordagem modulo-a-módulo para estender o planejamento e a análise e usar a solução de análise de planejamento em toda a organização. À medida que cada implementação prova seu valor, a empresa passa para a próxima. Sua relação com a Intito é fundamental para essa estratégia em andamento. Como Sipola afirma: "É muito bom para nós que tenhamos sido capazes de construir essa relação de confiança para que sejamos uma extensão da organização Vaasan".
Como a Intito é uma valiosa IBM Business Partner, ela pode trazer a mais nova funcionalidade para a Vaasan. “Podemos pilotar coisas novas e emocionantes, por isso é um benefício mútuo”, conclui Sipola.
Com sede em Helsinque, Finlândia, a Vaasan (link externo ao site ibm.com) assa pão e outros produtos assados desde 1849. A padaria finlandesa também opera nos países bálticos, entregando pão fresco e confeções para mais de 3.000 lojas todos os dias. A Vaasan tem aproximadamente 1.400 funcionários na Finlândia, Estônia, Letônia e Lituânia, e faz parte da Lantmännen, uma cooperativa agrícola sueca e líder no norte da Europa em agricultura, maquinaria, bioenergia e produtos alimentícios.
Sobre a Intito Finland
A IBM Business Partner Intito (link externo ao site ibm.com) foi fundada em 2014 com a missão de construir soluções de planejamento que ajudem as empresas a tomar melhores decisões automatizando os processos. A empresa, com sede em Helsinque, Finlândia, fornece soluções de serviço completo desde o projeto até a implementação e suporte contínuo aos seus clientes.
Notas de rodapé
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Produzido nos Estados Unidos da América, janeiro de 2022.
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