Transformando serviços, liberando valor com Oracle Cloud

O Governo da Escócia é responsável pela elaboração de políticas e pela agenda legislativa junto aos ministros. Como elemento central do setor público escocês, o Governo da Escócia patrocina e financia muitos dos órgãos públicos responsáveis pela entrega de serviços para a população de cinco milhões de habitantes da Escócia.

Para trabalhar de forma eficaz com vários outros órgãos públicos, o Governo da Escócia precisa funcionar bem nos bastidores. Mas isso nem sempre foi fácil, especialmente por causa da tecnologia fragmentada e desatualizada.

Essa era a realidade enfrentada pelas áreas de recursos humanos (RH) e finanças do Governo da Escócia. Durante décadas, essas equipes usaram dois sistemas Oracle E-Business distintos: um para finanças e compras, e outro para RH e folha de pagamento. Esses sistemas legados não acompanharam o crescimento da organização nem a evolução tecnológica, deixando os usuários dependentes de planilhas e soluções manuais para realizar seu trabalho.

Como explica Brian Reid, diretor de transformação corporativa: “Era o típico caso de tecnologia ultrapassada que já não atendia mais às necessidades da organização. Em vez de ajudar, nossos sistemas estavam atrapalhando a produtividade das equipes e dificultando o acesso aos insights necessários. Eles também representavam um risco operacional significativo. Manter a folha de pagamento na plataforma anterior, por exemplo, estava se tornando muito difícil.”

O SG tinha o objetivo permanente de reunir finanças e RH em uma plataforma de serviços compartilhados para padronizar processos, reduzir custos e melhorar a experiência de servidores públicos e cidadãos.

Reid observa: “Com mais de 30 órgãos públicos operando nos sistemas legados, já era, na prática, um serviço compartilhado. Mas a plataforma nunca correspondeu à visão original do Governo da Escócia de dados unificados, processos simplificados e economia conjunta. Nosso objetivo é expandir esse modelo de serviços compartilhados e realmente aproveitá-lo em benefício dos trabalhadores do setor público e do povo da Escócia.”

Nas três primeiras semanas após a entrada em operação, o Governo da Escócia teve seu primeiro grande teste com a nova plataforma Oracle: processar a folha de pagamento mensal de 20.000 funcionários. A solução passou com louvor — e, desde então, tem apoiado o Governo da Escócia na realização bem-sucedida de diversos ciclos mensais de pagamento.

“Alcançamos muitos marcos importantes desde o lançamento, evitando todos os problemas que mais nos preocupavam,” diz Reid. “Acertar os processos críticos (como folha de pagamento, pagamentos e geração de relatórios financeiros) foi um passo essencial. As Oracle Cloud Applications estão entregando a consistência, transparência e controle que buscávamos.”

Como já era esperado desde o início, o projeto trouxe seus desafios. Nem todas as partes do sistema e seus processos associados estão ainda otimizadas. Reid destaca também que alguns stakeholders ainda estão em fase de adaptação às novas formas de trabalho e que a organização está passando pelos desafios pós lançamento típicos de uma transformação dessa escala e complexidade. Por isso, nem todas as áreas do Governo da Escócia reconhecem ainda os benefícios da mudança. No entanto, Reid está confiante de que a organização agora possui a plataforma e os recursos fundamentais para continuar evoluindo e otimizando. A escala da mudança é muito grande. Reid afirma que a melhoria contínua, as atualizações regulares e as parcerias com a Oracle e a IBM irão ajudar a resolver as áreas que ainda não estão ideais.

“A equipe da IBM teve um papel fundamental no suporte pós lançamento, garantindo continuidade da experiência e transferência contínua de conhecimento,” diz Reid. “Juntos, agimos com rapidez para resolver os problemas pós-implementação, revalidando decisões de design em ambiente real e garantindo que a solução e a plataforma permitam a todos os usuários obter o valor total da transformação.”

Embora ainda haja muito a ser feito, as equipes do Governo da Escócia já conseguem acessar uma visão unificada dos dados de RH e finanças na nuvem — o que vem impulsionando a tomada de decisões mais assertivas.

Reid observa: “Com a IBM e a Oracle, implementamos a clássica ‘fonte única da verdade’. Agora temos a capacidade de gerar relatórios e análises com base em um conjunto único e completo de dados de RH e finanças, em vez de trabalhar com dois bancos de dados separados. O impacto disso será enorme. Antes, pessoas e orçamento estavam desconectados; agora estão alinhados. Isso é essencial para tomarmos decisões muito mais bem fundamentadas do ponto de vista gerencial.”

Ele continua: “Trabalhar em uma plataforma comum aproximou as equipes de RH e finanças, que agora colaboram mais para entender e melhorar os dados, gerenciar mudanças na plataforma e estabelecer controles. Já vemos muitas oportunidades de melhoria contínua, viabilizadas por tecnologia compartilhada, base de dados comum e o desejo conjunto de fazer com que o modelo operacional funcione da melhor forma possível.”

De acordo com Reid, “Temos uma transparência sobre os dados financeiros no Oracle muito maior do que jamais tivemos no sistema antigo. Os profissionais de finanças conseguem explorar em detalhes o razão geral e o plano de contas para ver cada fatura e cada item de despesa. Claro, leva um tempo para aprender a usar essas novas ferramentas e se familiarizar com tudo, mas já vemos sinais de que a qualidade e a transparência dos dados vão oferecer insights muito mais rápidos e claros sobre como o dinheiro está sendo gasto.”

Da mesma forma, adotar soluções baseadas em padrões do setor e seguir as melhores práticas no desenho de processos está começando a trazer mais rigor às operações, reduzindo custos e abrindo caminhos para o crescimento dos departamentos e da organização.

“Os controles integrados no sistema estão funcionando bem, e a organização já pode aproveitar esses benefícios”, confirma Reid. “Isso é um ponto extremamente positivo do ponto de vista de auditoria. Também fortalece a devida diligência no gerenciamento financeiro do dia a dia. Sabemos que as pessoas estão seguindo processos consistentes, em vez de fazer cada um do seu jeito.”

Com aplicações modernas em nuvem e processos padronizados em funcionamento, o Governo da Escócia está no caminho para alcançar sua meta de serviços compartilhados eficazes. A organização agora trabalha com a IBM em uma série de sessões de descoberta com outros órgãos, com o objetivo de trazer mais entidades públicas da Escócia para a mesma plataforma de serviços compartilhados.

Reid comenta: “Todos esses órgãos públicos precisam gerenciar folha de pagamento, registros de RH, finanças e relatórios contábeis. A possibilidade de trabalhar conosco e ingressar em uma plataforma compartilhada agora está disponível, o que significa que cada órgão pode evitar internalizar todos os problemas — e todos os custos. A oportunidade de eliminar redundâncias e trabalhar juntos para desenvolver e amadurecer os serviços tecnológicos em escala agora é real. Se essas entidades adotarem nossa plataforma compartilhada, vão colher os benefícios de uma transformação mais rápida e custos operacionais menores. "Esse é o nosso objetivo final.”

Nos bastidores, o Governo da Escócia continua trabalhando com a IBM para aprimorar os novos sistemas e práticas de trabalho. Reid conclui: “Problemas são inevitáveis em um projeto desse porte. O essencial é como você lida com eles, mantendo a calma e o espírito de equipe. É crucial ter um parceiro que se mantenha firme, trabalhe em sintonia com suas equipes internas para benefício mútuo e saiba quando oferecer orientação para tomar as decisões certas. Acho que a IBM tem sido essa parceira, e estamos felizes por tê-la ao nosso lado enquanto continuamos nossa jornada.”

O Governo da Escócia (SG) é responsável pela formulação de políticas públicas e da agenda legislativa junto aos ministros. Como elemento central do setor público escocês, o SG financia e apoia muitos dos órgãos públicos responsáveis pela prestação de serviços aos cinco milhões de habitantes da Escócia.