Esta história é sobre um edifício particularmente icônico, que é uma enorme atração turística global e um ambiente de trabalho para mais de 2.500 pessoas. Construído pela primeira vez nos tempos medievais e reconstruído pela última vez há mais de 150 anos, o local sempre foi de difícil manutenção. Grandes obras só podem ser realizadas durante breves períodos de férias, o que aumenta o custo e limita o escopo das reformas.
Como resultado, quase todos os aspectos do edifício precisam de renovação: aquecimento, ventilação, sistemas elétricos, telhados, janelas, cantarias e muito mais. Do ponto de vista da saúde e da segurança, o amianto precisa ser removido e os sistemas de segurança contra incêndio precisam ser modernizados. O acesso para pessoas com deficiência e os procedimentos de evacuação de emergência também são uma preocupação, visto que o edifício simplesmente não foi projetado para essas necessidades.
Em outubro de 2019, o órgão público responsável pelo local decidiu agir. Ele criou uma organização independente com a missão de renovar completamente o prédio e implementar medidas para tornar sua manutenção mais simples e econômica. Esta nova organização foi criada como uma organização de duas camadas, composta por um órgão patrocinador, que gerencia o escopo, o orçamento e os prazos, e uma autoridade de entrega, que supervisiona e conclui o trabalho.
Era importante que a nova organização agisse rapidamente; dentro de seis meses após seu anúncio inicial, ela se tornaria responsável pela integração, gestão e pagamento dos prestadores de serviço do programa de restauração. Ela também precisaria aumentar rapidamente sua própria equipe interna, de um quadro inicial de 25 pessoas para um programa em grande escala.
Como a organização foi criada como um órgão totalmente independente, não era viável compartilhar qualquer infraestrutura de TI existente no setor público. Sendo assim, a empresa teve um prazo de aproximadamente três meses para encontrar uma solução que atendesse às suas necessidades de finanças, compras, RH e recrutamento, além de ser flexível o suficiente para evoluir à medida que o programa de restauração crescesse.