O Departamento de Assuntos Comunitários de Nova Jersey melhora a segurança pública, a receita e a produtividade com IBM Consulting para Microsoft
O Departamento de Assuntos Comunitários de New Jersey (NJDCA) é uma agência estadual que oferece orientação administrativa, auxílio financeiro e assistência técnica a agentes locais.Eles fornecem programas e serviços que atendem a preocupações públicas, incluindo segurança contra incêndios, inspeção de edifícios e elevadores, inspeção habitacional, desenvolvimento comunitário, gerenciamento de governos locais e finanças.
Há vários departamentos e unidades dentro do departamento responsáveis por realizar inspeções de segurança cruciais em toda a comunidade e por impor os códigos estaduais de Nova Jersey aplicáveis:
- O Bureau of Fire Code Enforcement inspeciona edifícios altos e estruturas com usos que apresentam riscos à vida (como átrios de vários andares e cozinhas industriais). Eles também gerenciam programas de educação pública e supervisionam o treinamento de bombeiros.
- O Departamento de Inspeção Habitacional garante a manutenção adequada de hotéis e edifícios residenciais múltiplos, como apartamentos, para proteger a saúde, segurança e bem-estar dos residentes.
- A Elevator Safety Unit supervisiona a conformidade dos elevadores com as normas de segurança para proteger contra riscos de lesões relacionados ao equipamento e manutenção.
O NJDCA aproveitou a oportunidade para utilizar todo o potencial de suas aplicações de negócios principais ao investir em inovação para modernizar seus sistemas, criar insights praticáveis e capacitar decisões mais rápidas. Em colaboração com a IBM Consulting for Microsoft, ele criou sistemas móveis de última geração baseados em nuvem para gerenciar de forma otimizada os processos de registro, inspeção, imposição, faturamento e pagamento.
Os principais desafios com os quais ele lidou foram: processos de inspeção desatualizados e muitas vezes baseados em papel em vários departamentos, infraestrutura de TI fragmentada e uso ineficiente de mão de obra e tempo. Além disso, os sistemas existentes eram caros para manter, sujeitos a frequentes downtimes e não atendiam às necessidades dos usuários públicos ou dos funcionários governamentais.
O NJDCA buscou a experiência do IBM Consulting para Microsoft para criar uma solução abrangente que abordasse suas preocupações.
A colaboração entre o NJDCA e a IBM Consulting for Microsoft resultou em soluções de inspeção baseadas na nuvem para diversos programas. Esse framework de inspeção modernizado, construído utilizando o Microsoft Dynamics 365 e a Power Platform, permite que as agências alcancem seus objetivos de forma eficaz e aprimoram a segurança pública em todo o estado.
Os componentes da solução incluem:
- Aplicativo móvel: os inspetores usam dispositivos móveis para fazer login e registrar os resultados enquanto estão em campo.
- Back-office: a equipe utiliza a plataforma Microsoft Dynamics 365 para tarefas como processamento de registros, gerenciamento de apelações e extensões, revisão de contabilidade e avaliação de produtividade e desempenho dos inspetores.
- Portal público: proprietários de imóveis e agentes usam o Microsoft Power Pages para registrar propriedades, obter registros e certificados de inspeção e pagar contas on-line.
A nova solução de inspeção oferece uma variedade de recursos e funcionalidades projetadas para otimizar diversos processos e melhorar a eficiência geral, incluindo notificações automatizadas, gerenciamento de documentos, análises avançadas para relatórios fiscais e de utilização de equipe, e monitoramento de permissões vinculadas às propriedades.
A implementação da nova solução de inspeção baseada na nuvem melhorou a segurança pública e o gerenciamento de inspeções ao otimizar fluxos de trabalho e modernizar processos de ponta a ponta, além de aprimorar o uso de dispositivos móveis para maior acessibilidade e facilidade de uso. Como resultado, o NJDCA está observando uma redução no atraso de inspeções habitacionais de vários anos para um prazo de zero a seis meses e uma redução do ciclo de inspeção de elevadores de até 90%.
Como parte da nova plataforma, todos os dados agora estão centralizados no Microsoft Government Cloud, um ambiente seguro que lida com diferentes sistemas legados, segurança de dados e conformidade. O gerenciamento de pagamentos foi significativamente aprimorado por meio da integração do Power Pages com o sistema de pagamento do governo de Nova Jersey usando o Microsoft Azure. Essa integração aprimorou a experiência do usuário por meio de funcionalidades como o pagamento rápido, que permite aos usuários visualizar detalhes da conta e fazer pagamentos sem a necessidade de fazer login.
Além disso, o gerenciamento de receitas é automatizado com o Microsoft Power Automate, o que reduz custos, economiza tempo e elimina possíveis erros humanos em processos como faturamento, distribuição de impressos, manipulação de correio e monitoramento. A receita aumentou em 46% para o programa de inspeção habitacional e em 15% para o programa de inspeção de segurança contra incêndios. Essa transformação também proporcionou à agência dashboards de business intelligence (BI) de última geração e recursos avançados de geração de relatórios, potencializados pelo Microsoft Power BI.
Como parte contínua dessa iniciativa de modernização, o IBM Consulting para Microsoft está implementando otimização de agendamentos baseada no Azure Open AI, visibilidade em tempo real do status de inspetores e inspeções, além de recursos móveis off-line.
O New Jersey Department of Community Affairs (NJDCA) (link externo a ibm.com) é a agência estadual criada para fornecer orientação administrativa, suporte financeiro e assistência técnica a governos locais, organizações de desenvolvimento comunitário, empresas e indivíduos para melhorar a qualidade de vida em Nova Jersey. O NJDCA oferece programas e serviços que atendem a questões de interesse público, como segurança contra incêndios e predial, produção habitacional, planejamento e desenvolvimento comunitário, e gerenciamento e finanças de governos locais.
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