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Impulsionar o crescimento com processos otimizados de entrega
A MNG Kargo automatiza o fluxo de trabalho de entrega de encomendas com o IBM Cloud Pak para se manter competitiva
Para a MNG Kargo, uma das maiores empresas de courier expresso e entrega de encomendas na Turquia, o ritmo nunca diminui e a pressão nunca para. Todos os dias, a empresa coloca em operação 6.000 veículos para prestar serviços a 600.000 endereços físicos em 220 países. Velocidade, eficiência, precisão e serviço ao cliente exemplar são imprescindíveis. Processos bem executados são essenciais. Hoje, o IBM Cloud Pak® for Business Automation fornece a base para otimizar esses processos para aumentar a produtividade, atender aos objetivos de negócios e impulsionar o crescimento.
Em 2018, a mudança estava em curso no setor, bem como na MNG Kargo. A ascensão do comércio eletrônico, das novas tecnologias e das crescentes expectativas dos clientes gerou oportunidades e desafios. Além disso, no ano anterior, a empresa de capital privado Turkven adquiriu a empresa e deu início a um impulso rumo à transformação digital.
Mas enquanto a MNG Kargo expandia sua base de clientes, seu sistema de gerenciamento de processos de negócios de TI estava com dificuldades para acompanhar as demandas. E essas demandas foram significativas, incluindo a gestão de todas as entregas diárias, procedimentos de fatura para manutenção e aluguel de veículos de entrega e processos internos para 12.000 funcionários.
Recursos de rastreamento aprimorados
No final de 2021, foi possível rastrear 10.000 transações por dia
Grande capacidade de armazenamento
Processar, proteger e armazenar mais de 3000 documentos diariamente
"Nossa ferramenta de gerenciamento de processos era de código aberto. Não havia fornecedores locais que pudessem oferecer suporte, e a tecnologia era antiga, então não era prático para nossos desenvolvedores internos aprenderem", diz Merve Faydali, gerente de aplicativos de experiência do cliente da MNG Kargo. "Não foi possível entregar os resultados exigidos pelas nossas unidades de negócios. Além disso, queríamos automatizar muitos dos nossos processos manuais como parte de nossa transformação digital, mas a plataforma não tinha capacidade para fazer isso."
Outro desafio foi a falta de integração entre os processos de negócios da empresa e seus sistemas de gerenciamento de documentos. Muitos processos eram baseados em papel e exigiam o armazenamento físico de documentos. Era difícil monitorar esses processos para obter eficiência e fornecer à gestão inputs vitais para as decisões de negócios.
A MNG Kargo precisava de uma nova plataforma escalável para automatizar seus processos de negócios, e de um sistema de gerenciamento de documentos digitalizado e automatizado para gerenciar conteúdo em toda a organização.
Juntos, o parceiro de negócios 32bit da IBM e a equipe local da IBM apresentaram a solução vencedora para a MNG Kargo: IBM Cloud Pak for Business Automation, otimizado para implementação no Red Hat® OpenShift® em qualquer nuvem ou ambiente de TI.
A solução completa e integrada atendeu perfeitamente às necessidades da MNG Kargo. Ofereceu a escalabilidade para lidar com o alto número de usuários e transações da MNG Kargo, a flexibilidade para responder rapidamente às solicitações de processamento e a adaptabilidade para integrar-se aos sistemas internos da empresa. E, por ser uma solução global, ela poderia operar nas diversas regiões geográficas em que a empresa fazia negócios.
A 32bit trabalhou com a IBM Services® para implementar a solução e treinar a equipe de TI da MNG Kargo no desenvolvimento de aplicativos e uso do sistema. Para cumprir o prazo do projeto, a IBM e a 32bit dividiram responsabilidades, com a IBM assumindo a instalação tecnológica, e a 32bit lidando com desenvolvimento de processos de negócios, trabalhando em estreita colaboração com a MNG Kargo.
Ao projetar a plataforma MNG Kargo, a equipe aproveitou várias características principais da solução IBM Cloud Pak for Business Automation. Utilizando os recursos de fluxo de trabalho de automação de negócios, agilizou e automatizou processos existentes e possibilitou a criação de novos. Também desenvolveu um projeto de ponta a ponta para processos de monitoramento, registro e emissão de relatórios.
A funcionalidade de arrastar e soltar possibilitou que os desenvolvedores criassem fluxos de trabalho com programação mínima. A equipe aproveitou as interfaces de usuário integradas da solução para fornecer aos funcionários portais, para que eles pudessem acessar processos e tarefas de negócios.
"O recurso de fluxo de trabalho de automação de negócios permite a fácil transferência de aproximadamente 5.300 faturas por mês para o nosso sistema ERP, aprimorando a continuidade operacional, um objetivo essencial para uma empresa de transporte líder de mercado", diz Faydali. "Além disso, agora executamos nosso processo de manutenção de veículos usando o recurso de fluxo de trabalho, um processo que anteriormente exigia a emissão manual de faturas em papel. Conseguimos poupar muito esforço integrando o processo ao ERP.
"Também executamos nossas aprovações de lotes fora do padrão por meio do recurso de fluxo de trabalho", ela continua. “E projetamos um novo processo para que as solicitações financeiras de nossas filiais cheguem digitalmente à nossa matriz. Este fluxo de solicitação principal possui vários subfluxos, proporcionando uma hierarquia de aprovação entre operações e matriz.”
O recurso de gerenciamento de conteúdo da solução serviu como base para o sistema de gerenciamento de documentos da empresa, com o qual é possível digitalizar faturas e outros documentos cruciais e armazená-los de forma segura, usando um esquema de segurança complexo integrado projetado para proteger documentos confidenciais da exposição a usuários não autorizados.
Trabalhando juntas, as três equipes, 32 bits, IBM e MNG Kargo, conseguiram não apenas cumprir a data prevista de conclusão do projeto, mas também treinar a equipe de TI da MNG Kargo para começar a assumir a manutenção do sistema e o desenvolvimento de aplicativos. Em três anos, a empresa estava desenvolvendo processos por conta própria.
"O recurso de fluxo de trabalho de automação de negócios permite a fácil transferência de aproximadamente 5.300 faturas por mês para o nosso sistema ERP, aprimorando a continuidade operacional, um objetivo essencial para uma empresa de transporte líder de mercado", diz Faydali. "Além disso, agora executamos nosso processo de manutenção de veículos usando o recurso de fluxo de trabalho, um processo que anteriormente exigia a emissão manual de faturas em papel. Conseguimos poupar muito esforço integrando o processo ao ERP.
"Também executamos nossas aprovações de lotes fora do padrão por meio do recurso de fluxo de trabalho", ela continua. “E projetamos um novo processo para que as solicitações financeiras de nossas filiais cheguem digitalmente à nossa matriz. Este fluxo de solicitação principal possui vários subfluxos, proporcionando uma hierarquia de aprovação entre operações e matriz.”
O recurso de gerenciamento de conteúdo da solução serviu como base para o sistema de gerenciamento de documentos da empresa, com o qual é possível digitalizar faturas e outros documentos cruciais e armazená-los de forma segura, usando um esquema de segurança complexo integrado projetado para proteger documentos confidenciais da exposição a usuários não autorizados.
Trabalhando juntas, as três equipes, 32 bits, IBM e MNG Kargo, conseguiram não apenas cumprir a data prevista de conclusão do projeto, mas também treinar a equipe de TI da MNG Kargo para começar a assumir a manutenção do sistema e o desenvolvimento de aplicativos. Em três anos, a empresa estava desenvolvendo processos por conta própria.
Hoje, a MNG Kargo está colhendo os frutos do seu novo fluxo de trabalho de automação de negócios e dos sistemas de gerenciamento de conteúdo. Com o primeiro, a empresa pode rastrear mais de 2.500 solicitações de processos de negócios e 8.000 tarefas por dia e tinha como objetivo aumentar o número de solicitações de processos de negócios para 4.000 até o final de 2021, totalizando mais de 10.000 transações por dia.
Com fluxos de trabalho automatizados implementados:
- Processos automatizados para envio de solicitações de veículos e geração de estimativas diárias de quantidades e custos tornam as aprovações de pagamentos muito mais rápidas, aumentando a satisfação dos fornecedores.
- A automação do processo de sinistros permite uma resolução e compensação mais rápidas, o que mantém os clientes mais satisfeitos.
- O acesso a informações confidenciais em documentos e relatórios proporciona mais visibilidade sobre conexões concretas de causa e efeito no processo de compensação de danos no transporte, para que a gestão possa tomar melhores decisões de negócios com base em valores mensuráveis.
- A integração com o sistema ERP possibilita decisões de aprovação mais conscientes e precisas no processo de materiais, por meio do acesso às informações dos produtos solicitados pelos usuários e informações atuais de estoque.
- A transferência automatizada de solicitações de e-mail ou carta de apresentação proporciona uma resolução mais rápida nos processos operacionais de solicitação financeira.
- Uma maior visibilidade das faturas operacionais ajuda a orientar as decisões de investimento, e o acesso mais fácil aos dados de reclamações dos clientes ajuda a resolver problemas e a melhorar os processos na origem do problema.
A equipe também pode comparar com mais facilidade os valores de compra aprovados com os valores das faturas. “Antes era difícil para os gestores detectarem diferenças porque as aprovações eram feitas por e-mail”, diz Faydali. “Desde a implementação deste projeto, a gestão consegue visualizar todas as partes do processo ao longo dos meses, e como resultado, alguns casos de fraude foram bloqueados.”
O novo sistema de gerenciamento de conteúdo também está causando um impacto altamente positivo. As solicitações de processos de negócios envolvem uma média de 3.000 documentos por dia, resultando em 6.000 transações diárias. A maioria destes documentos são faturas que contêm informações confidenciais. Além de processar, tratar e proteger os documentos, o sistema armazena backups de aproximadamente 43 milhões de faturas anteriores.
Com o sistema de gerenciamento de conteúdo:
- Os funcionários gastam muito menos tempo pesquisando faturas e outras documentações, o que melhora a eficiência e economiza dinheiro para a empresa.
- Os documentos são facilmente recuperáveis e o armazenamento desses documentos é mais seguro.
Hoje, a MNG Kargo está integrando processos adicionais em seu sistema e está preparada para a próxima fase de sua jornada de automação. “Renovamos nosso contrato com a 32bit no início do ano e planejamos nos reunir com a 32bit e com a IBM no próximo ano para conhecer as novas tecnologias de IA e automação robótica de processos (RPA)”, finaliza Faydali. Essa combinação de trabalho em equipe e inovação é um bom presságio para o sucesso contínuo, à medida que a empresa desenvolve novos processos automatizados em busca de sua transformação digital.
Fundada em 2003 e sediada em Istambul, na Turquia, a MNG Kargo (o link está fora do ibm.com) é uma das principais fornecedoras de serviços de courier e entrega de encomendas na Turquia. A empresa tem mais de 850 filiais, 27 centros de transferência, 35 mini-hubs e 14 diretorias regionais. Com mais de 12.000 funcionários, a empresa presta serviços a mais de 600.000 endereços por dia em 220 países, usando aproximadamente 3.500 veículos próprios, além de veículos alugados.
Sobre a 32bit Bilgisayar
Fundada em 1988 em Istambul, Turquia, a parceira de negócios da IBM 32bit oferece às empresas soluções de software de TI prontas para uso, bem como integração de tecnologia e serviços de consultoria. As principais áreas de especialização incluem processos de negócios, arquitetura orientada a serviços (SOA) e integração, aplicativos financeiros, aplicativos móveis e Java Enterprise Edition (JEE).
Notas de rodapé
© Copyright IBM Corporation 2021. IBM corporation, IBM cloud, New orchard road, Armonk, NY 10504
Produzido nos Estados Unidos da América, outubro de 2021.
IBM, o logotipo IBM, ibm.com, IBM Cloud Pak e IBM Services são marcas comerciais da International Business Machines Corp., registradas em diversas jurisdições em todo o mundo. Outros nomes de produtos e serviços podem ser marcas comerciais da IBM ou de outras empresas. Há uma lista atualizada de marcas registradas da IBM disponível na web em "Copyright and trademark information" em https://www.ibm.com/br-pt/legal/copytrade.
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Este documento é atual na data de sua publicação inicial, podendo ser alterado pela IBM a qualquer momento. Nem todas as ofertas estão disponíveis em todos os países em que a IBM opera.
Os dados de desempenho e exemplos de clientes citados são apresentados apenas para fins ilustrativos. Os resultados reais de desempenho podem variar de acordo com configurações e condições operacionais específicas. AS INFORMAÇÕES CONTIDAS NESTE DOCUMENTO SÃO FORNECIDAS NO ESTADO EM QUE SEM ENCONTRAM, SEM QUALQUER GARANTIA, EXPRESSA OU IMPLÍCITA, INCLUINDO SEM QUAISQUER GARANTIAS DE COMERCIALIZAÇÃO, ADEQUAÇÃO A DETERMINADO FIM E QUALQUER GARANTIA OU CONDIÇÃO DE NÃO INFRAÇÃO. Os produtos IBM têm garantia de acordo com os termos e condições dos contratos sob os quais são fornecidos.