Trabalhando de forma mais inteligente para manter os prédios em ótimas condições

Enquanto uma implementação inicial da solução IBM Maximo EAM SAAS Flex Maximo se mostrou eficaz em ajudar a empresa a lidar com seus casos de uso mais básicos, a HFL queria elevar tudo ao próximo nível.

Mark Roberts diz: "Estávamos determinados em fazer desse sistema um sucesso, por isso demos outra olhada no mercado em busca de um parceiro que não apenas tivesse um bom conhecimento das soluções Maximo, como também experiência comprovada de trabalho com empresas do nosso setor. Essa pesquisa nos levou à MaxLogic.""

A HFL agora está aproveitando todo o potencial do IBM Maximo, usando o MaxLogic Managed Service (MMS) para desfrutar ao máximo da solução com menos esforço administrativo e de gerenciamento. A jornada da empresa para transformar os processos de negócios já está em andamento, começando com sua base de planejamento e engenharia, incluindo o gerenciamento de ordens de serviço, e expandindo para abranger também o gerenciamento de contas e contratos.

Roberts afirma: “A MaxLogic deu uma nova olhada em tudo o que fazemos, ajudando-nos a conduzir uma revisão e reinvenção muito completas dos nossos processos. Eles não tiveram medo de arregaçar as mangas e começar a trabalhar conosco. Outra grande vantagem da equipe da MaxLogic é que, obviamente, são especialistas técnicos que conhecem o Maximo como a palma da mão, mas combinam isso com uma história em nosso setor, para que entendam o trabalho que fazemos e os requisitos que temos.”

Uma etapa importante da transformação da HFL envolveu reunir informações de centenas de locais de clientes em um armazenamento de dados digital compartilhado, com o suporte do IBM Maximo Application Suite. A empresa substituiu montanhas de documentos por livros de registro virtuais, com um modelo padronizado de configuração de locais e ordens de serviço no Maximo.

Para disponibilizar prontamente essas informações digitais às equipes em campo, a MaxLogic introduziu o HFL ao Maximo Mobile em uma das primeiras implementações conjuntas do Maximo Application Suite e do Maximo Mobile na Europa. Com essa mudança, os engenheiros agora podem acessar ordens de serviço, bem como documentos de suporte, a qualquer hora e em qualquer lugar, ajudando-os a trabalhar com mais eficiência.

Roberts descreve como a nova abordagem funciona: "Assim que um engenheiro abre uma ordem de trabalho no Maximo Mobile, pode ver o que está vencido nessa data e as tarefas relevantes e específicas. A solução também solicita que os usuários percorram suas tarefas e confirmem que concluíram cada uma delas. Depois que uma lista de tarefas de uma ordem de serviço é concluída, a solução aplica a data à ordem de serviço, cria um relatório e o salva no diário de bordo virtual".

Hoje, os usuários de toda a empresa, incluindo as equipes de suporte comercial e os gerentes de contrato, têm acesso imediato a esses arquivos digitais por meio do Maximo. A HFL também configurou um portal na web que dá aos clientes acesso a autoatendimento a livros de registro relevantes pela primeira vez.

Agora que a HFL transformou os fundamentos do gerenciamento de ordens de serviço, a empresa está voltando sua atenção para a otimização de processos de planejamento e análise mais complexos.

James Kissane, Diretor de Desenvolvimento de Negócios da HFL, observa: "Com as ordens de serviço sendo capturadas prontamente e todas as informações das instalações e operações de nossos clientes unificadas em um único sistema, podemos responder a novos tipos de perguntas com nossos dados. Por exemplo, é possível ver como um site específico está se saindo em relação ao contrato que originalmente definimos como preço. Estamos lucrando? Os custos são maiores ou menores do que estimamos? Esses são insights que simplesmente não tínhamos antes de trabalharmos com a MaxLogic.""

Por meio de sua colaboração com a MaxLogic, a HFL melhorou substancialmente a qualidade das informações disponíveis para suas equipes e clientes, o que está ajudando a tomar decisões melhores.

Roberts confirma: “Nossa compreensão de nossos dados e da forma como os gerenciamos não era ideal quando apresentamos o Maximo pela primeira vez. Originalmente, tínhamos 200 mil ordens de serviço abertas no Maximo; com a ajuda da MaxLogic, reduzimos isso para menos de 20 mil registros ativos. Eles possibilitaram que nossa equipe soubesse exatamente quais dados estamos capturando e mantendo, bem como criasse regras melhores de manutenção em torno deles".  

Ele acrescenta: "Esses dados serão fundamentais para construir uma compreensão mais matizada de nosso desempenho, não apenas operacionalmente, mas também financeiramente. No momento, conhecemos nossa margem global, nossos limites e nossos resultados; o que o Maximo adicionará a isso é uma visão altamente granular da lucratividade no nível de site. Com isso, podemos conhecer os custos no nível local e tomar medidas mais direcionadas para controlar os custos no trabalho, o que cria economias importantes para nós e nossos clientes finais".

Essa sólida base de dados e insights somada a processos altamente otimizados em torno da ordem de trabalho e do gerenciamento de contratos, permitirá que a HFL execute um negócio mais enxuto e ágil.

"Estamos muito perto agora de fazer tudo dentro do Maximo", diz Roberts. "Isso não apenas simplifica as coisas para nossas equipes, mas também as ajuda a reagir mais rapidamente quando os planos mudam, o que geralmente fazem em nossa linha de trabalho. Por exemplo, um engenheiro pretende visitar um local do cliente, mas recebe uma chamada de emergência de última hora para outro local, deixando-o indisponível para o trabalho original. Com o Maximo, podemos acompanhar essas mudanças à medida que elas acontecem, para que não sejamos pegos desprevenidos, e podemos orquestrar nossos recursos para minimizar a interrupção do nosso trabalho.

"Da mesma forma, agora que os engenheiros estão gerenciando ordens de serviço em tempo real no Maximo, isso significa que podemos fechar ordens de serviço mais rapidamente e comunicar isso aos clientes em tempo hábil. Quanto mais rápido conseguirmos fazer os trabalhos, melhor, e nossos clientes ficarão muito mais felizes por isso."  

No futuro, o Maximo será um trampolim para melhorias e inovações ainda maiores na HFL. Dando continuidade à sua colaboração com a MaxLogic, a empresa pretende introduzir novos recursos de monitoramento inteligente de ativos e manutenção preditiva para aumentar o tempo de atividade dos ativos e a produtividade da força de trabalho.

Roberts conclui: "Uma das coisas mais valiosas que ganhamos no trabalho com a MaxLogic é saber exatamente do que o Maximo é capaz. Agora que conhecemos as possibilidades, estamos ansiosos para usar ainda mais recursos da solução. Isso vai nos ajudar a administrar melhor nossos negócios e oferecer níveis ainda melhores de serviço aos nossos clientes".

A HFL Building Solutions (link fora da IBM.com) é uma empresa líder em serviços de prédios com sede em Manchester, Inglaterra. Oferece serviços de gerenciamento de edifícios, operacionais e técnicos para centenas de clientes em todo o Reino Unido, abrangendo sites como parques de varejo, instalações de lazer, instituições educacionais e propriedades comerciais.

A IBM Gold Business Partner MaxLogic é uma empresa de soluções e consultoria com paixão pela transformação digital e foco na gestão de ativos empresariais. A empresa foi fundada em 2020 e opera a partir de sua sede em Leeds, no Reino Unido.