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Estudos de caso
Asten Santé
Protegendo a construção e a análise do orçamento
Uma subsidiária do La Poste Group, a Asten Santé buscou uma ferramenta orçamentária avançada para melhorar a eficiência operacional. A empresa escolheu o IBM Cognos Analytics e o IBM Planning Analytics (novo nome do TM1) para desenvolver vários módulos importantes para as equipes, um projeto que levou mais de três anos para ser concluído.
A Asten Santé é uma proeminente prestadora de serviços de saúde domiciliar, atendendo a quase 120.000 pacientes diariamente em toda a França. Originalmente uma organização sem fins lucrativos, agora é uma subsidiária do La Poste Group e afiliada à filial La Poste Santé & Autonomie.
Há mais de três anos, a Asten Santé iniciou discussões sobre a implementação de uma ferramenta para automatizar a construção do orçamento e facilitar sua análise. "Estávamos procurando uma ferramenta de tomada de decisões e direção para nossas equipes gerenciais e operacionais." explica Laurence Paquereau, Gerente de Controle do Grupo, Asten Santé.
A diversidade das atividades da empresa torna o processo de geração de vendas cada vez mais complexo... assim como a sua filiação ao La Poste Group. "Fazer parte do La Poste Group significa passar por cinco etapas orçamentárias por ano: um orçamento e quatro estimativas. Ou seja, as fases de construção e desenvolvimento do orçamento são realizadas cinco vezes por ano, o que representa uma carga de trabalho significativa. Portanto, ter uma ferramenta orçamentária nos permitiu acelerar essas operações, e, ao mesmo tempo, garantir que são mais confiáveis e seguras."
A Asten Santé recorreu rapidamente à Next Decision, um parceiro com o qual já havia colaborado em projetos de business intelligence, bem como às soluções IBM Cognos TM1 e IBM Planning Analytics. "Em uma posição anterior, um dos controladores de gerenciamento da equipe havia trabalhado com essas soluções da IBM: ele estava familiarizado com a eficácia das ferramentas e os benefícios que poderíamos obter delas.", observa Laurence Paquereau.
Resultados
Transformação: construção de soluções módulo a módulo
A Asten Santé decidiu começar com um módulo inicial de contabilidade sobre declarações de renda analíticas.
"Nosso objetivo era conectar o IBM Planning Analytics ao SAGE, a fim de extrair dados reais e criar um módulo de construção orçamentária dedicado a declarações de renda. Esse primeiro módulo é um ponto de partida essencial para assuntos mais técnicos e enriquecedores." explica Laurence Paquereau, Gerente de Controle do Grupo, Asten Santé.
Desde então, vários outros módulos foram desenvolvidos:
Atividade de negócios e vendas: esse módulo se conecta à ferramenta de negócios Isadom para extrair dados-chave (pacientes, tratamentos etc.) e, assim, obter uma projeção orçamentária para o ano.
Consumo do paciente: os prestadores de serviços de saúde precisam de um número significativo de materiais de consumo. Esse módulo, que ajuda a avaliar essas necessidades e a calcular as margens, é usado com mais frequência pelas equipes operacionais para otimizar seu consumo.
Ativos: a empresa implementou um módulo para previsões de CAPEX, com base em projeções de atividades. Essa ferramenta é usada principalmente pelo departamento de controle administrativo.
Outras iniciativas foram realizadas, como a produção de declarações de renda por agência.
Para cada módulo, o método de desenvolvimento é o mesmo: "nosso especialista da Next Decision começa com uma página em branco e anota nossas necessidades durante as sessões do workshop. Isso permite que o módulo seja criado ao longo de nossas discussões. Na verdade, vemos o módulo ganhar vida no papel, antes mesmo de a ferramenta existir!"
Com o desenvolvimento de novos módulos, a Asten Santé passou de uma simples construção orçamentária para criar uma verdadeira ferramenta de gestão financeira. A solução é robusta e inclui atualizações diárias de dados contábeis e operacionais.
"Atualmente, usamos o IBM Planning Analytics de várias maneiras." explica Laurence Paquereau, Gerente de Controle do Grupo, Asten Santé. "Além da previsão orçamentária, produzimos relatórios mensais para a administração, diretores regionais, gerentes de filiais e diversos gerentes de serviços de suporte (vendas, marketing etc.). Uma vez por mês, produzimos análises mais detalhadas, especialmente focadas nas margens, para as equipes operacionais. Usamos essa solução diariamente em nosso departamento de controle administrativo, tanto para tarefas de controle quanto de análise."
As equipes da Asten Santé e da Next Decision estão atualmente trabalhando em um módulo FTE (equivalente em tempo integral), que avaliará os recursos humanos necessários para realizar as atividades planejadas na projeção orçamentária. A Asten Santé espera finalizar essa solução no primeiro trimestre de 2024. Outro projeto no qual estamos trabalhando é fornecer declarações de renda por atividade, o que daria à administração uma imagem mais precisa do desempenho da empresa, atividade por atividade. Novamente, esse projeto está previsto para 2024.
Finalmente, mudanças na equipe de controle administrativo exigirão o treinamento de novos controllers, facilitando a transferência de skills. "2024 será o ano da consolidação de nosso EPM." conclui Laurence Paquereau.
Um player-chave no setor de saúde domiciliar, a Asten Santé assiste os pacientes durante toda a sua jornada de saúde, lidando com condições agudas e crônicas, bem como enfrentando questões relacionadas à perda de autonomia devido ao envelhecimento ou incapacidade.
As origens da Asten Santé como associação e sua afiliação com o La Poste Group a tornam uma empresa única no setor de saúde domiciliar, com uma abordagem totalmente comprometida e prática, tanto com pacientes quanto com equipes de saúde.
A Asten Santé oferece uma ampla gama de serviços médico-técnicos domiciliares para pacientes: apneia do sono, insuficiência respiratória crônica, infusão, nutrição, terapia com insulina, doença de Parkinson...
Há 50 anos, nossas equipes multidisciplinares de especialistas trabalham ao lado de profissionais de saúde para garantir atendimento abrangente e personalizado ao paciente e garantir a adesão ao tratamento.
Na Asten Santé, vemos cada paciente como único, com sua própria história, necessidades e preocupações específicas e, portanto, sempre priorizamos a dimensão humana de nossa profissão.