Às vezes, os dados são difíceis de obter, analisar ou consolidar. E a comunicação só se torna mais complexa quando a empresa não é uma única entidade, mas sim uma coleção de empresas. Esse é o caso da Ascendis Health Limited: uma organização global de saúde e bem-estar composta por 134 entidades nos segmentos de saúde do consumidor, farmacêutico, médico, saúde animal e biociências.

Yolandi van den Berg, gerente de relatórios de grupo da Ascendis, descreve o processo de consolidação e geração de relatórios para uma organização que vende produtos em 130 países: “É difícil monitorar todas essas entidades em moedas diferentes. Todas têm vários sistemas ERP, as informações não estão no mesmo formato e os dados são inconsistentes.”

Ela continua: “E depois há a complicação adicional das transações entre empresas, como empréstimos e tradução de informações em rands sul-africanos. Portanto, para consolidação, você precisa de um sistema ou processo para eliminar essas transações entre empresas do ponto de vista do grupo.”

No passado, a Ascendis usou um software de planejamento financeiro baseado em planilhas para seus relatórios financeiros, mas descobriu que ele era problemático por várias razões. “Era muito manual, então os dados estavam propensos a erros”, continua van den Berg. “Não havia uma maneira de inserir os periódicos e executar um relatório sobre todas as entradas de consolidação. Você tinha que fazer o upload de documentos do Excel apenas para ver os resultados finais... Definitivamente, não foi uma ferramenta projetada para consolidar e traduzir 134 entidades de várias moedas de relatórios como a Ascendis tem.”

Com sua licença de software financeiro tradicional prestes a expirar, a Ascendis viu uma oportunidade de substituir o sistema pela tecnologia IBM® Cognos® Controller.

“Precisávamos de uma ferramenta adequada para realizar a consolidação”, diz Henning. “Também queríamos controles mais rigorosos para nossos relatórios financeiros, para que pudéssemos obter números mais consistentes e de melhor qualidade. É por isso que optamos pelo Cognos Controller.”

Para a implementação, a Ascendis recorreu ao parceiro de negócios da IBM, iOCO, um gigante da tecnologia especializado em soluções e serviços de análise de dados, incluindo análise de negócios, análise preditiva, serviços gerenciados e gerenciamento de projetos. Jacqueline Minnaar, consultora principal da FPM que trabalha para a divisão de gestão de desempenho financeiro da iOCO, liderou o projeto com a equipe Ascendis.

“Eu gosto muito de trabalhar com a Jacqueline”, diz van den Berg. “Ela é muito completa. Sempre que tenho dúvidas (e foram muitas por causa da complexidade), ela é sempre muito útil. Eu estou muito, mas muito feliz.”

Minnaar descreve o engajamento como uma grande implementação, mas acrescenta: “Cognos pode lidar perfeitamente com uma grande organização. Ascendis tem oito tipos diferentes de ERPs. De uma perspectiva de dados, eles estão armazenando várias versões de orçamentos e previsões reais, bem como realidades do governo para cada um. Então, o banco de dados é de cerca de 80 GB, o que é muito grande. E o armazenamento de back-end de todos os dados é um dos maiores que já vi. Portanto, eles usam muitas funções do Cognos.”

Por exemplo, a Ascendis usa a tecnologia para dados reais, previsões, orçamentos e extratos de fluxo de caixa. “Mensalmente, todos fazem o upload das informações reais para o sistema, que usamos para extrair nossos pacotes de relatórios mensais para as diferentes unidades de negócios, credores e gerência”, explica van den Berg. “É muito importante que façamos previsões precisas em uma base mensal e anual, bem como em uma perspectiva orçamentária.”

A Ascendis também desenvolveu um modelo de fluxo de caixa em seu aplicativo Cognos, permitindo que a empresa gere extratos mensais de fluxo de caixa para credores. “Agora estamos gerenciando a conformidade com todos os requisitos que os stakeholders precisam”, acrescenta Henning.