¿Qué es el intercambio electrónico de datos?

Intercambio electrónico de datos (EDI) es la comunicación entre empresas de documentos de negocios en un formato estándar. Con EDI, la información va directamente de una aplicación de computadora dentro de una organización a una aplicación dentro de otra¹. Los estándares EDI, que especifican qué información va en un documento o mensaje EDI, eliminan la necesidad de redefinir manualmente la información para que se pueda aceptar. Ese recurso automatizado permite que la información se comparta rápidamente, en lugar de las horas, días o semanas que demoran los documentos en papel u otros métodos.

Las empresas utilizan el EDI para integrar y compartir diversos tipos de documentos, desde órdenes de compra, facturas y solicitudes de cotizaciones, hasta solicitudes de préstamos y más. En la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios comerciales que intercambian bienes y servicios con frecuencia como parte de sus cadenas de suministro y redes de business to business (B2B).

Visión general de EDI

Todas las transacciones EDI están definidas por los estándares de mensajes EDI. Es importante contar con procesos de buena administración para obtener calidad en los datos. Cuando falta información o se encuentra en un lugar incorrecto, es posible que el documento EDI no se procese correctamente.

Los estándares son la base de las conversaciones EDI². Existen varias organizaciones que definen los estándares de mensajes EDI, incluyendo ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL y el Comité de Estándares Acreditados X12 (ASC X12).

En general, las transmisiones EDI pueden dividirse en dos tipos básicos:

  • Conexiones de punto a punto o directas. Dos computadoras o sistemas se conectan sin intermediarios a través de Internet, generalmente con protocolos seguros.
  • Red de valor añadido (VAN). Una red de terceros gestiona la transmisión de datos, en general con un paradigma de buzones de correo.

Los protocolos de transmisión de Internet del EDI incluyen Protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP), Declaración de Aplicabilidad 2 o AS2, protocolo basado en HTTPS, Protocolo simple de Acceso a Objetos (SOAP) y otros.

Los datos EDI están formados por elementos de datos como, por ejemplo, IDs de remitente y destinatario. Los segmentos de datos combinan dos o más elementos relacionados para darles un significado mayor, FNAME y LNAME pueden combinarse para formar CUSTOMERNAME, por ejemplo. Abarca una estructura de diferentes tipos de datos y lleva la información de las direcciones de remitente y destinatario.

El flujo de documentos o el flujo de mensajes EDI describe el movimiento de mensajes EDI hacia varias direcciones y departamentos de entrada y de salida para ejecutar un proceso o transacción de negocios³.

Porque EDI es importante

El mundo tal como lo conocemos funciona y depende del EDI, una tecnología B2B mundial y fundacional. Tiene una adopción generalizada en todo el mundo como el medio preferido para intercambiar documentos en el proceso de transacción B2B.

Como una tecnología de automatización, EDI proporciona ventajas de negocios básicas:

  • Ahorra tiempo y dinero. Automatiza un proceso que se ha ejecutado manualmente con documentos impresos.
  • Mejora eficiencia y productividad. Más documentos de negocios se comparten y se procesan en menos tiempo.
  • Reduce los errores. La estandarización rígida del EDI ayuda a garantizar que la información y los datos se formateen correctamente antes de que entren en procesos o aplicaciones de negocios.
  • Mejora la rastreabilidad y la creación de informes. Los documentos electrónicos se pueden integrar con diversos sistemas de TI para dar soporte a la recopilación de datos, a la visibilidad y a los análisis.
  • Brinda soporte a las experiencias positivas de los clientes. Permite la ejecución eficiente de las transacciones y la entrega puntual y confiable de productos y servicios.

EDI es importante tanto para grandes como para pequeñas empresas. Para las grandes organizaciones, EDI permite que se implementen estándares con todos los socios comerciales para lograr beneficios consistentemente. Para las organizaciones más pequeñas, la adhesión al EDI ofrece una mayor integración con empresas más grandes con grandes presupuestos y una fuerte influencia.

Los metalenguajes, como Extensible Markup Language (XML), JavaScript Object Notation (JSON) y la integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API), complementan, en lugar de sustituir al EDI. Las empresas deben estar preparadas para manejar un número cada vez mayor de formatos de documentos y opciones de transmisión. Un fabricante mundial intercambia normalmente cerca de 55 tipos de documentos diferentes con casi 2.000 socios.

EDI eficaz

Para algunas empresas, el EDI puede ser difícil de implementar. Uno de los motivos es la necesidad de mantener el ritmo de los cambios en las regulaciones, estándares y actualizaciones gubernamentales. Además, es inherentemente complejo, ya que tiene que adaptarse a las complejidades de las necesidades de las empresas mundiales.Por ejemplo, cada socio comercial de una red B2B puede tener requisitos únicos. A pesar de que dos socios pueden ponerse de acuerdo sobre qué documento del EDI deben utilizar, cada uno puede tener requisitos de formato exclusivos que necesitarán soporte. Estos factores, entre otros, han llevado a muchas organizaciones a externalizar su EDI.

Independientemente de si se mantiene dentro de la empresa o fuera de ella, existen algunas condiciones básicas, capacidades y recursos necesarios para implementar el EDI de forma eficaz. Además de los factores evidentes, como el acuerdo sobre los tipos de documentos, los métodos de transmisión seguros y el hardware y software necesarios, una implementación efectiva del EDI debe considerar:

  • Software de traducción o de mapeo. Recopila campos como nombres, direcciones, importes, números de pieza y cantidades, y los correlaciona desde los formatos de aplicación de negocios hacia documentos estandarizados y viceversa.
  • Recursos de envolvimiento y desenvolvimiento por lotes. Brinda soporte a lotes de mensajes de EDI grandes para permitir que los remitentes y destinatarios envuelvan y desenvuelvan transacciones que se pueden agrupar o dividir en varias divisiones o áreas de negocios de un socio de negocios.
  • Mecanismos de enrutamiento de mensajes. Es obligatorio ya que un mensaje se desenvuelve para clasificar los mensajes para distintos grupos y entregarlos a los destinos adecuados. También puede ser necesaria la transformación de mensajes para que el mensaje se convierta al formato correcto para su destino.
  • Acuerdos de socios comerciales (TPA). Clarifica los términos y condiciones, establece estándares para documentos de negocios y define los protocolos de comunicaciones y de negocios entre socios de negocios.

El futuro de EDI

Considere el siguiente escenario. Hoy se desencadena un reembolso relacionado con un envío dañado utilizando un documento EDI 214, un Mensaje de Estado de Envío de la Agencia de Transporte. El material en el envío es inutilizable o no se puede vender. Probablemente surgirán disputas con base en el reembolso.

Pero en las cadenas de suministro futuras, el EDI será la capacidad central de intercambio de documentos para dar soporte a innovaciones como el Internet de las cosas (IoT), la blockchain y la inteligencia artificial (IA). El EDI futuro utilizará:

  • Sensores de IoT.Incorporados en el embalaje del envío y vinculados a mensajes EDI 214 periódicos para mejorar la visibilidad de la condición del paquete en tiempo casi real.
  • Tecnología de blockchain. La base de los flujos de información EDI para los envíos puede ofrecer una versión compartida de la verdad para ayudar a resolver las disputas de rembolsos rápidamente e incluso evitarlas.
  • Agente de IA. Supervisa todos los eventos e información relevantes relacionados con el envío, y puede identificar un evento que no sea compatible, determinar si es necesario un reenvío, analizar la fuente más eficiente de sustitución, iniciar un nuevo envío y una devolución autorizada.

Fuente

¹ “Electronic data interchange (EDI): An introduction”, Roger Clark, Business Credit, octubre de 2001

² “Electronic data interchanges”, Wikipedia

³ “EDI and B2B basics”, Sriniedibasics, 20 de agosto de 2011

⁴ “The future of EDI: An IBM point-of-view”, IBM Watson Supply Chain, octubre de 2018. (PDF, 1 MB)