何謂 EDI?

EDI(電子資料交換的縮寫)是指公司之間的標準格式商業文件通訊。 EDI 的簡單定義是指用於取代書面型文件(如採購單或發票)的標準電子格式。 透過將書面文件型交易自動化,組織可以節省時間,並消除手動處理所造成的高代價錯誤。

在 EDI 交易中,資訊會直接從某個組織中的電腦應用程式移至另一個組織中的電腦應用程式。EDI 標準定義了資訊在文件格式中的位置和順序。 使用此自動化功能時,可以快速共用資料,不像使用書面文件或其他方法時需要花費數小時、數天或數週的時間。

現在各行各業使用 EDI 整合來共享各種文件類型 - 從採購單、發票、要求報價到貸款申請等等。 在大部分情況下,這些組織互為交易夥伴,在他們的供應鏈和企業消費型商務 (B2B) 網路中經常會有交換商品和服務的活動。


EDI 的運作方式

所有 EDI 交易都是由 EDI 訊息標準負責定義。 對資料品質有適當的控管程序至關重要。 當資訊遺漏或出現在錯誤的地方時,可能就無法正確處理 EDI 文件。

標準是 EDI 交談的基礎。¹ 數個組織定義了 EDI 訊息標準,包括 ODETTE、TRADACOMS、GS1、Peppol,以及 Accredited Standard Committee X12 (ASC X12)。

一般而言,EDI 傳輸有兩種基本類型:

  • 點對點或直接連線:兩個電腦或系統通常利用安全通訊協定在沒有媒介的情況下透過網際網路連接。
  • 加值型網路 (VAN):由第三方網路管理資料傳輸,一般具有信箱範例。

EDI 網際網路傳輸通訊協定包括安全檔案傳送通訊協定 (SFTP)、Applicability Statement 2 或 AS2、HTTPS 型通訊協定、簡易物件存取通訊協定 (SOAP) 及其他。

EDI 資料元素包含傳送端 ID 和接收端 ID 之類的項目。 資料區段可結合兩個以上的相關元素,以賦予它們更多的含意。 例如,FNAME 和 LNAME 可以結合以形成 CUSTOMERNAME。 封套架構不同類型的資料,並攜帶傳送端和接收端位址資訊。 EDI 文件流程或訊息流程說明 EDI 訊息如何移至各種入埠和出埠位址及部門,以執行商業程序或交易。²

可延伸標記語言 (XML) 或「JavaScript 物件表示法 (JSON)」之類的 Meta 語言可補充而非取代 EDI。 公司必須準備好處理為數越來越多的文件格式和傳輸選項。 一家全球製造商要與將近 2,000 個合作夥伴定期交換大約 55 種不同的文件類型。

「在我們開始使用 IBM Supply Chain Business Network 之前,有高達 20% 的 B2B 交易會發生錯誤。 我們現在比較少發生錯誤,舉例來說,我們以前常因客戶提交錯誤代碼而產生轉移訂單的問題,這對我們的客戶服務團隊來說很痛苦。 現在發生此情況的機率可能低於 80%,因為所有動作在過去都是手動完成。請閱讀其他 EDI 經理告訴 IDC 的內容,關於他們如何使用 IBM Sterling Supply Chain Business Network 來推動策略價值。

 


EDI 的好處

EDI 交易對 B2B 程序而言至關重要,而且依然是小型與大型企業之間交換文件和交易的首選方法。

EDI 技術透過自動化和 B2B 整合提供五大關鍵商業優勢:

對大型組織而言,EDI 可讓交易夥伴創立標準以達成一致利益。 對於小型組織而言,遵守 EDI 有助於進一步與大型企業相整合,而後者擁有龐大預算和強大影響力。


EDI 實作

對某些企業來說,EDI 可能很難實作。 其中一個原因是,需要跟上不斷變遷的政府法規、標準及更新項目。而其本身也很複雜,因為它需要應付全球商業需求的複雜性。 例如,B2B 網路中的每個交易夥伴都可以提出個別需求。 即使兩個交易夥伴協議好要使用哪一種 EDI 文件,但可能各有需要支援的獨特格式化需求。 這些因素和其他因素導致許多組織將他們的 EDI 解決方案委外。

無論是內部自製或委外,都需要具備一些基本條件、能力和資源才能有效實作 EDI。 除了文件類型、安全傳輸方法及必備軟硬體的協議等因素之外,有效的 EDI 實作還應該考量:

轉換或對映軟體
此類型的轉換軟體接受名稱、位址、貨幣金額、產品編號及數量之類的欄位,並將它們從商業應用程式格式對映至標準化文件,反之亦然。

批次封套或解除封套功能
這些功能透過讓傳送者和接收者包裝及解除包裝交易,來支援大型 EDI 訊息批次。 然後,交易可以進行分組或分割為交易夥伴公司的數個部門或領域。

訊息遞送機制
在訊息解除封套之後,需要使用遞送機制針對不同群組排序訊息,並將它們遞送至適當的目標。 另外可能還需要進行訊息轉換,將訊息轉換成適用於其目的地的正確格式。

交易夥伴協議 (TPA)
TPA 會闡釋條款、建立商業文件的標準,並定義交易夥伴之間的通訊及商業協定。

 


EDI 的未來

請思考這種情況: 使用 EDI 214 文件(「運輸業裝運狀態訊息」)來觸發與損壞貨件相關的退款。 裝運中的物品無法使用或無法銷售。 很有可能會因為扣款而引發爭議。

未來供應鏈中,EDI 將成為支援物聯網 (IoT)、區塊鏈及人工智慧 (AI)³ 等創新技術的核心文件交換功能。未來 EDI 將使用:

  • IoT 感應器:其可納入裝運的包裝中,並與定期 EDI 214 訊息綁定,以近乎即時的方式提高包裝狀況的可見性。
  • 區塊鏈技術:其可支撐裝運的 EDI 資訊流程以提供共享的事實版本,以快速解決甚至避免退款爭議。
  • AI 代理程式:其可監視連接至裝運的所有相關事件及資訊,並可識別不符合規範的事件。 AI 代理程式還可以判定是否需要重新裝運、分析最有效的替換來源、起始新的裝運,並接受授權的退貨。

 


EDI 個案研討

Coastal Pacific

Coastal Pacific 將 350 萬筆 EDI 交易無縫地轉移至 IBM B2B Integrator,藉此減少手動管理需求,並避免 EDI 人數增加四倍。

Greenworks Tools

Greenworks 將 EDI 投入客戶服務中,讓商業使用者和人員快速瞭解訂單狀態,從而節省 40% 的 IT 成本。

MISUMI USA

MISUMI 將傳真、通話和電子郵件型檔案轉換為 EDI 格式的檔案,藉此加速處理來自未使用 EDI 之客戶的訂單輸入。

Saint-Gobain

Saint-Gobain 以 EDI 取代手動程序,每份訂單節省了 92% 的成本,而且可以全年無休地接收文件。

EDI 資源

EDI 的未來: IBM 觀點

我們所知道的世界依賴著 EDI 運轉,但這世界正在發生變化,而 EDI 的未來也將隨之改變。 探索如何將 B2B 網路現代化。

將 B2B 架構現代化的七個關鍵驅因

無論在哪個產業,B2B 整合對於企業營運來說都至關重要。 瞭解 B2B 整合為何重要。

將書面文件型交易自動化的簡易方法

許多企業繼續以傳真、電子郵件或 PDF 形式接收訂單、投標書或發票。 瞭解與未完全自動化的小型夥伴做生意所帶來的影響。

供應鏈發生改變的五種方式

供應鏈正在改變中。 瞭解領先的組織為了改變其供應鏈運作方式而正在進行整合的五項創新。

B2B 整合

瞭解將關鍵商業程序自動化及優化,如何更有效地協助您與客戶及供應商進行合作與交易。

透過 B2B 網路進行互連與協同作業

探索如何在內部部署、混合雲或雲端型環境中,為您的企業簡化 B2B 連線、供應鏈協同作業及決策。

IBM 解決方案

數位供應鏈網路

透過無縫且安全的任意順暢連線來簡化供應鏈執行,其中利用內嵌式 AI 進行調整,以在發生中斷之前偵測到異常狀況。

手動交易的自動化

透過將書面、傳真及電話型交易轉換為 EDI 格式,將與非 EDI 供應商及客戶的供應鏈交易數位化及自動化,藉此減少錯誤並節省時間。

接收來自所有交易夥伴的 EDI

利用轉換服務將非結構化文件(例如傳真、電子郵件及 PDF)轉換為有效的 EDI 格式。

B2B 整合閘道

在建基於混合雲技術的單一高度安全閘道上,合併您所有複雜的 B2B 與 EDI 整合及處理。

交易夥伴的加入與管理

減少加入新夥伴所需的時間和資源,同時管理與維護現有夥伴。

任意資料轉換

無需進行編碼,即可以企業規模在不同的結構化和非結構化格式與產業標準之間,將資料的複雜轉換和驗證自動化。

註腳

¹ 「電子資料交換(鏈結位於 ibm.com 外部)」維基百科

² 「EDI 與 B2B 基本觀念(鏈結位於 ibm.com 外部)」Sriniedibasics,2011 年 8 月 20 日

³ 「EDI 的未來:IBM 觀點 (PDF, 411 KB)」,IBM Watson Supply Chain,2018 年 10 月