何謂到職流程?

By Talent Management

讓新人融入您的組織以獲得長期成功

何謂到職流程?

到職是將新員工引進組織及其文化的流程。到職幫助他們整合並獲得恰當的知識與技能,以便履行他們的新職責。協助員工適應組織的策略,包括新進員工引導、培訓、指導及員工社交活動。

在幕後,徵才經理也要處理到職管理和後勤事宜,例如設定薪資福利,並提供設備給新員工。

許多組織都有某種形式的到職流程。不過,視公司規模和招聘需求而定,方法和複雜性可能會有很大的不同。

到職流程可能很簡單,包括特定面談、大樓導覽,以及簽署一些表單。到職流程也有可能很複雜,大型組織可能要管理數千名員工,所以需要依賴到職軟體、員工入口網站、新進人員引導計劃、培訓等等,以便讓新員工融入公司。

此外,有些行業必須根據服務需求的起伏(例如假期購物或報稅季節)來管理工作人力。他們需要進行短期徵才以滿足大量人才需求,他們比較少專注人才挽留。讓員工快速上手至關重要。

將到職計劃正規化與自動化的組織,將會見到因流程簡化、書面工作減少與生產力增加而提高效率並降低成本。另一個優點是,經理可以有較多時間專注於加值的到職活動,這些可以進一步造福新員工。

根據 Aberdeen Group 的研究,在具備正規到職流程的組織中,54% 的組織發現他們新員工比較有生產力,50% 的組織也提高新員工的留職率。[1]

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為何到職流程很重要

有效的到職流程可協助新員工並幫他們邁向成功。他們適應新職責的速度越快,他們開始貢獻價值給公司的速度也越快。

帶進人才是第一步。第二步是在員工到職時開始留住他們。平均來說,公司新進員工在三個月內流失的機率是 17%。[2]就投資和生產力流失而言,這代表顯著成本。

正面的到職體驗對員工挽留來說至為關鍵。IBM Smarter Workforce Institute 表示,當員工後悔接受現職,他們想離職的機率是三倍。反過來說,正面的員工到職可減少這些後果。

其他研究建議,組織應花一年時間來協助員工提升,並善用他們帶進公司的技能和知識。在某些案例中,成功的到職計劃不但有助於挽留新員工,還能轉化為提高利潤。[3]

良好的到職流程認可員工挽留和長期效忠的價值。它們可讓組織整合新員工,並為員工的長期成功打造正確環境。

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有效到職流程的主要功能

一個能夠讓員工有所貢獻並受到重視的正面環境,它與大幅提高生產力大有關聯。擁有最正面體驗的員工,他們找新工作的機會低三倍。[4]

藉由從一開始就親近與融入新員工,企業可協助他們成為受到重視的貢獻者。將這點記在心中,以下是一些企業可以考慮採用的到職最佳做法:

成立某種新員工社群 – 徵才經理可在初期定期查看,並指派現有員工擔任導師。

將對的工具和資源放在對的地方 – HR 可能會想提供工具給新員工,以便在他們到職前分享資訊。此外,他們可以概述有助於新員工的工具和流程。

針對到職的重要性和行動的影響性培訓經理 – 如果經理在新員工到職的第一天和第一週花時間照顧他們,後悔接受職務的機會就很低。

利用科技來強化到職體驗 – 線上社群和到職軟體可以使轉移過程變流暢和簡化。

成功案例:

Dave & Buster's 透過 IBM Kenexa 找到徵才樂趣

Dave & Buster's 需要合作夥伴來協助他們尋找「有趣大使」,以確保每位訪客盡可能獲得最佳體驗。醫療業的人才流動率很高,因此該公司一直在徵人。IBM Kenexa 人才軟體可協助組織配對正確人才與正確職位。

對應徵者來說完美無缺的應徵流程。當他們前往公司的徵才頁面,即可進行線上應徵。招聘人員也可以針對早期的團隊成員進行線上評量,並在人才應用程式中直接查看評量結果。

「我們可以從某人應徵開始,自動將他們移到背景檢查,再自動移至到職。這所有一切讓事情簡化,我們不必碰觸任何按鈕。」Kerri Walters,Dave & Buster's 的 HRIS 經理 閱讀成功個案

H&R Block 將當天雇用最大化

H&R Block 使用現場季節性雇用流程,為每個報稅季節雇用 80,000 位國稅局合作人員。在 IBM 的協助下,該公司使用應徵者追蹤與自動化,將徵才作業分散化。徵才經理可存取系統並檢閱求職者,然後自行擴大錄取。

該公司還可以實施當日雇用計劃。它可讓數千人應徵工作、接受錄取並在24小時內完成到職。

「在我們實作這些工具之前,有很多人在幕後點擊按鈕,將求職者移到新的 HR 狀態、傳送通知或檢查狀態。我們現已實行相當程度的自動化,因此我們可以重新整編這些後台作業團隊,讓他們從事更能加值的活動。」Katie Waldo,H&R Block 人才招聘經理 觀賞影片

Red Lobster:尋找、吸引與培養人才

Red Lobster 之前一直在尋找可縮短徵人流程並找到優質求職者的方法。雖然徵才經理不是專業招聘人員,但盡可能減少他們花在應徵檢閱流程的時間很重要。

在 IBM Kenexa 軟體的協助下,該公司已能夠部署各種工具及應用程式資源,以協助簡化組織當中不同領域的徵才,包括時薪工作人員。

「我們希望事半功倍。除了縮短求職者需要花費的時間,還要提高透過流程預測誰是最佳求職者的能力。IBM 成功引導我們完成這些目標。」Jim Hughes,Red Lobster Seafood Company 資深人力資源總監 觀賞影片

IBM 部落格:

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來源:

[1]http://aberdeenessentials.com/hcm-essentials/perfecting-onboarding-funnel/

[2]https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx

[3]https://hbr.org/2017/06/your-new-hires-wont-succeed-unless-you-onboard-them-properly

[4]https://public.dhe.ibm.com/common/ssi/ecm/lo/en/low14354usen/collaboration-and-talent-solutions-ibm-collaboration-solutions-white-paper-external-low14354usen-20180606.pdf