İşe uyum kazandırma (onboarding) süreci nedir?

By Talent Management

Uzun dönemli başarı için, yeni işe alınan kişileri kuruluşunuzla bütünleştirin

İşe uyum kazandırma (onboarding) süreci nedir?

İşe uyum kazandırma, yeni çalışanları kuruluş ve kültürü ile tanıştırma sürecidir. Çalışanların kurumla bütünleşmelerine ve yeni sorumluluklarını yerine getirmeleri için doğru bilgi ve becerilerle donanmalarına yardımcı olur. Bir çalışanın yeni ortama alışmasına yardımcı olma süreci oryantasyonu, eğitimi, mentorluğu ve çalışanlarla ilgili soysal etkinlikleri içerir.

İşe alma yöneticileri de, yan avantajları ve bordroyu ayarlayarak ve yeni çalışanlar için gereken ekipmanı sağlayarak, sahne arkasında uyum kazandırma yönetimine ve lojistiğine yardımcı olur.

Birçok kuruluşun bir tür uyum kazandırma süreci vardır. Ancak, şirketin ölçeğine ve işe alım gereksinimlerine bağlı olarak, bu süreçte çok farklı yaklaşımlar ve karmaşıklık düzeyleri söz konusu olabilir.

Uyum kazandırma özel amaçlı bir iş görüşmesi, binada bir gezinti ve birkaç formun imzalanması kadar basit olabilir. Öte yandan, belki de binlerce çalışanı yöneten büyük kuruluşlar, işe alınan yeni yeteneği kurumla bütünleştirmek için uyum kazandırma yazılımlarına, çalışan portallarına, oryantasyon programlarına, eğitimlere vb. güvenmek zorundadır.

Bazı sektörlerin buna ek olarak, işgüçlerini (yılbaşı alışverişi veya vergi ödeme dönemlerinde olduğu gibi) hizmet talebindeki dalgalanmalara göre yönetme zorunlulukları vardır. Hacmi karşılamak için kısa dönemli işe alım gerektiren sektörlerdeki kuruluşlar elde tutmaya daha az odaklanır. O durumda önemli olan, çalışanların bir an önce hızlanmasını sağlamaktır.

Uyum kazandırma programlarını resmi olarak şekillendiren ve otomatikleştiren kuruluşlar, süreçlerin birbiriyle uyumlu hale getirilmesi, kağıt işlerinin azaltılması ve üretkenliğin artırılmasının sonucu olarak verimlilikte artış ve maliyetlerde düşme gözlemlemektedir. Başka bir avantaj da, yöneticilerin değer katan uyum kazandırma etkinliklerine daha fazla zaman ayırmasına olanak vererek yeni çalışanlara ek fayda sağlanmasıdır.

Aberdeen Group'a göre, resmi uyum kazandırma süreçleri olan kuruluşların yüzde 54'ü yeni işe aldıkları kişilerin daha üretken olduğunu, yüzde 50'si ise yeni çalışanları elde tutma oranlarının iyileştiğini fark etmiştir. [1]

Uyum kazandırma yoluyla iş arama: Her zaman, her yerde ve her aygıtta İş arayanlara, kullanıcının seçtiği herhangi bir aygıt üzerinde, iş aramadan uyum kazandırma sürecine kadar, saydam ve duyarlı bir deneyimin nasıl sağlanacağını görün. Videoyu izleyin

Uyum kazandırma süreci neden önemlidir?

Etkili bir uyum kazandırma süreci yeni çalışanlara yardımcı olur ve onları başarı için güçlendirir. Yeni sorumluluklarına ne kadar çabuk uyum gösterirlerse, işe katkı sağlamaya başlamaları da o kadar çabuk olur.

İlk adım, yeteneğin şirkete kazandırılmasıdır. İkincisi, kazanılan çalışanların elde tutulmasıdır. Şirketler yeni işe aldıkları kişilerin ortalama yüzde 17'sini ilk üç ay içinde kaybetmektedir. [2] Bu, yatırım ve üretkenlik kaybı bakımından anlamlı bir yüzdedir.

İşe uyum kazandırmada pozitif deneyimler, çalışanları elde tutmak için kritik önem taşır. IBM Smarter Workforce Institute, o anki işlerini kabul etmekten pişmanlık duyan çalışanların işten ayrılmak isteme olasılıklarının üç kat daha fazla olduğunu söylemektedir. Pozitif bir uyum kazandırma deneyimi bu sonuçları azaltabilir.

Başka bir araştırma, çalışanların hızlanmalarına ve beraberlerinde getirdikleri becerileri ve bilgi birikimini şirket yararına kullanmaya başlamalarına yardımcı olmak için kuruluşlara bir yıl kadar zaman gerektiğini öne sürmektedir. Bazı durumlarda, başarılı uyum kazandırma programları yeni işe alınan kişileri elde tutmaya yardımcı olmakla kalmaz, karlılığın artmasına da katkı sağlar. [3]

İyi uyum kazandırma süreçleri, çalışanları elde tutmanın ve uzun dönemli düşünmenin değerini kabul eder. Kuruluşların yeni işe alınanları bütünleştirerek uzun dönemli başarıları için doğru ortamı yaratmalarına olanak sağlar.

https://www.ibm.com/blogs/watson-talent/wp-content/uploads/2018/02/Data-Graphic-1_with-legend.png

Etkili bir uyum kazandırma sürecinin temel özellikleri

Çalışanların katkı sağlayabileceği ve takdir edileceği pozitif bir ortam daha fazla üretkenlik anlamına gelir. En olumlu deneyimleri yaşayan çalışanların yeni iş arama olasılığı üç kat daha azdır. [4]

Yeni işe alınan kişileri daha başlangıçta bağlamayı ve bütünleştirmeyi başaran şirketler, bu kişilerin takdir gören ve katkı sağlayan çalışanlar olmasına yardımcı olur. Bunları akılda tutarak, kuruluşların dikkate alabileceği, uyum kazandırmada en iyi uygulamaları gösteren birkaç örnek verelim:

Yeni işe alınanlar arasında bir topluluk duygusu gelişmesini sağlayın - İşe alma yöneticileri ilk günlerde bu kişilere düzenli bir şekilde ilgi gösterebilir ve mevcut çalışanları mentor olarak görevlendirebilir.

Doğru araçları ve kaynakları sağlayın - İK, yeni işe alınan kişilere başlama tarihlerinden önce bilgi paylaşma olanağı tanımak isteyebilir. Bunun yanı sıra, onlara yardımcı olacak araçlar ve süreçler hakkında bilgi verebilir.

Yöneticileri uyum kazandırmanın önemi ve davranışlarının etkileri konularında eğitin - Yöneticiler yeni işe alınan kişilerle ilk gün zaman geçirdiğinde, bu kişilerin pişmanlık duyma olasılıkları çok daha azalmaktadır.

Uyum kazandırma deneyimini zenginleştirmek için teknolojiyi kullanın - Çevrimiçi bir topluluk ve uyum kazandırma yazılımı geçiş sürecini daha yumuşak ve daha sorunsuz hale getirebilir.

Başarı öyküleri:

Dave & Buster’s, IBM Kenexa ile işe alımın eğlenceli olduğunu keşfetti

Dave & Buster’s firmasının, her konuğun mümkün olan en iyi deneyimi yaşamasını sağlayacak “Eğlence Elçileri” bulmasına yardımcı olacak bir ortağa ihtiyacı vardı. Eğlence ve ağırlama sektöründe işgücü devri yüksektir ve şirket sürekli olarak yetenek arayışındadır. IBM Kenexa Talent yazılımı, kuruluşun doğru kişiliğe sahip doğru kişileri bulmasına yardımcı oluyor.

İş başvurusunda bulunanlara sorunsuz bir başvuru süreci sunuluyor. Şirketin kariyer sayfasına girip çevrimiçi olarak başvuruda bulunabiliyorlar. İşe alma uzmanları da erken ekip üyeleri için çevrimiçi değerlendirme yapabiliyor ve değerlendirme sonuçlarını doğrudan yetenek uygulamasına görebiliyorlar.

“Başvuran birini otomatik olarak özgeçmiş araştırmasından geçirip yine otomatik olarak uyum kazandırma sürecine taşıyabiliyoruz. Bütün bunlar işimizi kolaylaştırıyor ve herhangi bir düğmeye basmamız gerekmiyor.” Kerri Walters, Dave & Buster’s İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi Müdürü Başarı öyküsünü okuyun

H&R Block, aynı gün işe alımı en üst düzeye çıkarıyor

H&R Block, dönemsel işe alma süreçlerini kullanarak her vergi döneminde 80.000 vergi ofisi yardımcısını işe alıyor. IBM'in yardımıyla, başvuru takibi ve otomasyonu kullanarak, işe alma görevlerini merkezi olmaktan çıkarıp dağıtıyor. İşe alma yöneticileri sisteme erişebiliyor, adaylarını inceleyebiliyor ve kendileri iş teklifinde bulunabiliyor.

Şirket aynı gün işe alım girişimi başlatmayı da başardı. Binlerce kişinin işe başvurmasına, teklif almasına ve işe giriş sürecini 24 saatte tamamlamasına olanak sağlıyor.

“Bu araçları hayata geçirmeden önce, bir adayı İK'de yeni bir duruma taşımak, biriyle iletişim kurmak veya durumu denetlemek için arka planda oturup tuşlara basıp duran birçok çalışanımız vardı. Şimdi epey bir otomasyon gerçekleştirdik ve bu sayede arka ofis operasyonları ekiplerimizi çok daha fazla katma değer sağlayan etkinliklere yönlendirme olanağına kavuştuk.” Katie Waldo, H&R Block Yetenek Kazanımı Yöneticisi Videoyu izleyin

Red Lobster: Yetenekleri bulma, çekme ve yetiştirme

Red Lobster, işe alma sürecini kısaltacak ve daha iyi adaylar bulunmasını sağlayacak yollar arıyordu. İşe alma yöneticileri profesyonel işe alma uzmanı olmadığı için, başvuruları inceleme sürecinde harcadıkları zamanı en aza indirmek önemliydi.

Şirket, IBM Kenexa yazılımlarının yardımıyla, saat ücretli işgücü de dahil, kuruluşun farklı alanlarda işe alımı kolaylaştıracak araçları ve uygulama kaynaklarını devreye alabildi.

“Daha azdan daha çok yarar elde etmek istedik. Bir adayın harcaması gereken zamanı kısaltmak, ancak bu süreçte en iyi adayların kimler olduğu hakkında daha fazla öngörülebilirlik elde etmek. IBM bize yol göstererek bu hedefe ulaşmamızı sağladı.” Jim Hughes, Red Lobster Seafood Company İnsan Kaynakları Kıdemli Direktörü Videoyu izleyin

IBM blogları:

Ürünler:

Kaynaklar:

Kalmak mı, gitmek mi? Kuruluşların yeni yeteneklere nasıl ulaşabileceği ve yetenekleri nelerin uzaklaştırdığı hakkında içgörü kazanın. Hemen okuyun

İş arayanları daha ilk etkileşimde kendinize çekin Adayın şirketinizle ilk etkileşiminde nasıl güven ve bağlılık oluşturabileceğinizi öğrenin. Videoyu izleyin

Kaynaklar:

[1]http://aberdeenessentials.com/hcm-essentials/perfecting-onboarding-funnel/

[2]https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx

[3]https://hbr.org/2017/06/your-new-hires-wont-succeed-unless-you-onboard-them-properly

[4]https://public.dhe.ibm.com/common/ssi/ecm/lo/en/low14354usen/collaboration-and-talent-solutions-ibm-collaboration-solutions-white-paper-external-low14354usen-20180606.pdf