Elektronik veri değişimi nedir?

Elektronik veri değişimi (EDI), iş belgelerinin şirketler arasında standart bir biçim ile gönderilmesi ve alınmasıdır. EDI ile bilgiler bir kuruluştaki bilgisayar uygulamasından bir başka kuruluştaki uygulamaya doğrudan aktarılır.¹ Bir EDI belgesinde veya iletisinde hangi bilgilerin nereye gideceğini belirleyen EDI standartları, kabul edilebilmesi için bilgilerin manuel olarak yeniden girilmesi gereksinimini ortadan kaldırır. Bu otomatikleştirilmiş yetenek, basılı belgelerin veya diğer yöntemlerin gerektirdiği saatler, günler veya haftalar yerine bilgilerin hızla paylaşılmasına olanak sağlar.

İşletmeler, satın alma siparişlerinden faturalara, teklif isteklerinden kredi başvurularına ve daha fazlasına kadar çeşitli belge türlerini bütünleştirmek ve paylaşmak için EDI'yi kullanır. Bu kuruluşlar, çoğu durumda, tedarik zincirleri ve işletmeler arası ağları kapsamında sıklıkla mal ve hizmet alışverişi gerçekleştiren ticari ortaklardır.

EDI'ye genel bakış

Tüm EDI işlemleri, EDI ileti standartları doğrultusunda tanımlanır. Veri kalitesi için iyi yönetişim süreçlerine sahip olmak önemlidir. Bilgiler eksik ya da yanlış yerde olduğunda, EDI belgesi doğru şekilde işlenmeyebilir.

Standartlar, EDI diyaloglarının temelini oluşturur.² ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL ve Accredited Standards Committee X12 (ASC X12) dahil olmak üzere EDI standartlarını tanımlayan çeşitli kuruluşlar bulunur.

EDI aktarımları, genel olarak iki temel türe ayrılabilir:

  • Noktadan noktaya ya da doğrudan bağlantılar. İki bilgisayar ya da sistem, genellikle güvenli protokoller aracılığıyla, aracı olmadan İnternet üzerinden bağlanır.
  • Katma değerli ağ (VAN). Veri aktarımı, genellikle bir posta kutusu paradigması kullanılarak bir üçüncü kişi ağı tarafından yönetilir.

EDI internet aktarım protokolleri arasında Güvenli Dosya Aktarımı Protokolü (SFTP), Applicability Statement 2 veya AS2, HTTPS tabanlı bir protokol, Basit Nesne Erişim Protokolü (SOAP) ve diğerleri yer alır.

EDI verileri, gönderici kimliği ve alıcı kimliği gibi veri öğelerinden oluşur. Veri segmentleri, daha geniş bir anlama sahip olması için iki ya da daha fazla ilişkili öğeyi birleştirir, örneğin FNAME ile LNAME birleşerek CUSTOMERNAME öğesini oluşturabilir. Zarflar, farklı türlerde verileri yapılandırır ve gönderici ile alıcı adresi bilgilerini taşır.

EDI belge akışı ya da ileti akışı, bir iş sürecinin veya işlemin gerçekleştirilmesi için EDI iletilerinin çeşitli içe dönük ve dışa dönük adreslere ve birimlere aktarımını açıklar.³

EDI neden önemli

Bildiğimiz haliyle dünya, küresel ve temel bir işletmeler arası (B2B) teknoloji olan EDI üzerinde işler ve EDI'ye bağımlıdır. İşletmeler arası işlem sürecinde belge alışverişi için tercih edilen yöntem olarak dünya çapındaki kuruluşlar arasında yaygın bir biçimde benimsendi.

EDI, bir otomasyon teknolojisi olarak, temel iş avantajları sağlar:

  • Zamandan ve paradan tasarruf sağlar. Daha önce basılı belgelerle manuel olarak gerçekleştirilen bir süreci otomatikleştirir.
  • Verimliliği ve üretkenliği artırır. Daha fazla iş belgesi daha kısa süre içinde paylaşılır ve işlenir.
  • Hataları azaltır. Katı EDI standartları, bilgilerin ve verilerin iş süreçlerine veya uygulamalara dahil olmadan önce doğru şekilde biçimlendirilmiş olmasının sağlanmasına yardımcı olur.
  • İzlenebilirliği ve raporlamayı iyileştirir. Elektronik belgeler, veri toplamanın, görünürlüğün ve analizin desteklenmesi için çeşitli BT sistemleriyle bütünleştirilebilir.
  • Olumlu müşteri deneyimlerini destekler. İşlemlerin verimli bir biçimde yürütülmesine ve ürünlerin ve hizmetlerin hızlı ve güvenilir bir biçimde sağlanmasına imkân tanır.

EDI hem büyük hem de küçük işletmeler için önemlidir. EDI, büyük kuruluşlar için avantajların istikrarlı bir biçimde elde edilmesi amacıyla ticari ortaklar arasında standartlar belirlenmesine imkân tanır. EDI'ye uyulması, daha küçük kuruluşlar için büyük bütçelere ve güçlü etkilere sahip daha büyük firmalarla daha iyi bütünleşme olanağı sunar.

Genişletilebilir Biçimlendirme Dili (XML) ya da JavaScript Nesne Gösterimi (JSON) gibi meta diller ve uygulama programlama arabirimi (API) bütünleşmesi, EDI 'nin yerini almak yerine EDI'yi tamamlar. Şirketler, sayıları sürekli olarak artan belge biçimlerini ve aktarım seçeneklerini işlemeye hazır olmalıdır. Bir küresel üretici, düzenli olarak yaklaşık 55 farklı türde belgeyi yaklaşık 2.000 ticari ortağı ile paylaşır.

Etkili EDI

EDI'nin uygulanması bazı kuruluşlar için zor olabilir. Bunun nedenlerinden biri, değişen yasal düzenlemelere, standartlara ve güncellemelere ayak uydurma gereksinimidir. Ayrıca, küresel iş gereksinimlerinin karmaşıklıklarını karşılaması gerektiğinden, doğası gereği karmaşıktır. Örneğin, işletmeler arası bir ağdaki her ticari ortak, özgün gereksinimler sunabilir. İki ortak hangi EDI belgesinin kullanılacağına karar verse de, her birinin desteklenmesi gereken özgün biçimlendirme gereksinimleri bulunabilir. Bu ve benzeri etkenler, çoğu kuruluşun EDI'yi dış kaynaktan temin etmesine neden oluyor.

İster şirket içinde tutulsun, ister dış kaynaktan temin edilsin, EDI'nin etkin bir biçimde uygulanması için gerekli olan bazı temel koşullar, yetenekler ve kaynaklar söz konusudur. Belge türlerinin kararlaştırılması, güvenli aktarım yöntemleri ve gerekli donanım ve yazılım gibi belirgin etkenlere ek olarak, etkili bir EDI uygulaması aşağıda belirtilenleri göz önünde bulundurmalıdır:

  • Çeviri ya da eşleme yazılımları. Adlar, adresler, para tutarları, parça numaraları ve miktarlar gibi alanları alır ve bunları iş uygulaması biçimleri ile standartlaştırılmış belgeler arasında karşılıklı olarak eşler.
  • Toplu zarflama ve zarftan çıkarma yetenekleri. Göndericilerin ve alıcıların işlemleri paketlemesine ve paketten çıkarmasına ve daha sonra bunların ticari ortağın işletmesinin çeşitli birimlerinden veya alanlarından gruplanmasına veya bunlara uygun olarak ayrılmasına olanak sağlanması için yüksek hacimli toplu EDI iletilerini destekler.
  • İleti yönlendirme mekanizmaları. Bir ileti zarftan çıkarıldıktan sonra, iletilerin farklı gruplara ayrılması ve uygun hedeflere teslim edilmesi için gereklidir. İletinin hedefi için doğru biçime sahip olmasının sağlanması, ileti dönüştürmeyi de gerektirebilir.
  • Ticari ortak sözleşmeleri (TPA). Hüküm ve koşulları açıklığa kavuşturur, iş belgeleri için standartları belirler ve ticari ortaklar arasındaki iletişimleri ve iş protokollerini tanımlar.

EDI'nin geleceği

Şu senaryoyu düşünün. Bugün, hasarlı bir sevkiyat ile bağlantılı olarak bir EDI 214 belgesi, bir başka deyişle Nakliye Operatörü Sevkiyat Durumu İletisi kullanılarak bir geri ödeme tetiklendi. Sevkiyata dahil olan malzeme kullanılamaz ya da satılamaz durumda. Muhtemelen, geri ödeme ile bağlantılı ihtilaflar oluşacak.

Ancak EDI, geleceğin tedarik zincirlerinde Nesnelerin İnterneti, Blockchain ve yapay zekâ gibi inovasyonların desteklenmesi için temel belge alışverişi yeteneğini oluşturacak. Gelecekte EDI aşağıdakileri kullanacak:

  • Nesnelerin İnterneti sensörleri. Ambalaj durumunun gerçek zamanlıya yakın görünürlüğünün iyileştirilmesi için sevkiyatın ambalajına dahil edilir ve düzenli EDI 214 iletileri ile bağlantılı hale getirilir.
  • Blockchain teknolojisi. Sevkiyatlara ilişkin temel EDI bilgi akışları, geri ödeme ihtilaflarının hızla çözülmesine ve hatta bunlardan kaçınmaya yardımcı olması için gerçeğin paylaşılan bir versiyonunu sunabilir.
  • Yapay zekâ temsilcisi. Sevkiyat ile bağlantılı tüm ilgili olayları ve bilgileri izler ve uyumsuz bir olayı saptayabilir, bir yeniden sevkiyatın gerekli olup olmadığını belirleyebilir, en verimli değiştirme kaynağını analiz edebilir ve yeni bir sevkiyat ile yetki verilmiş bir iade başlatabilir.

Kaynak

¹ “Electronic data interchange (EDI): An introduction,” Roger Clark, Business Credit, Ekim 2001

² “Electronic data interchanges,” Wikipedia

³ “EDI and B2B basics,” Sriniedibasics, 20 Ağustos 2011

⁴ “The future of EDI: An IBM point-of-view,” IBM Watson Supply Chain, Ekim 2018. (PDF, 1 MB)