Elektronik veri değişimi nedir?

Elektronik veri değişimi (EDI), iş belgelerinin standart bir biçim dahilinde şirketler arasında iletilmesidir. EDI'yi basit bir şekilde tanımlamak gerekirse, bunun satın alma siparişleri ya da faturalar gibi kağıda dayalı belgelerin yerini alan standart bir elektronik biçim olduğu söylenebilir. Kağıda dayalı işlemleri otomatikleştirerek (PDF, 669 KB), kuruluşlar zamandan tasarruf edebilir ve düzeltmesi maliyetli olan, manüel işlemlerin sebep olduğu hataları ortadan kaldırabilirler.

EDI işlemleri ile bilgiler, doğrudan bir kuruluşta yer alan bilgisayar uygulamasından, başka bir kuruluştaki bilgisayar uygulamasına taşınır.¹ Belge biçimindeki bilgilerin lokasyonu ve sırası, EDI standartları tarafından belirlenir. Bu otomatikleştirilmiş yetenek, kağıt belgeler ya da diğer yöntemler kullanıldığında saatler, günler ya da haftalar süren veri paylaşımının hızlı bir şekilde yapılmasına imkan tanır.

Günümüzde sektörler, satın alma siparişlerinden faturalara, fiyat teklifi isteklerine, kredi başvurularına ve daha birçoğuna kadar bir dizi belge türünü paylaşmak için EDI entegrasyonunu kullanır. Bu kuruluşlar, çoğu durumda, tedarik zincirleri ve işletmeler arası (B2B) ağları kapsamında sıklıkla mal ve hizmet alışverişi gerçekleştiren ticari ortaklardır.

 

EDI kılavuzu

Tüm EDI işlemleri, EDI ileti standartları tarafından tanımlanır. Veri kalitesi için doğru yönetişim süreçlerine sahip olmak büyük önem taşır. Bilgiler eksik ya da yanlış yerde olduğunda, EDI belgesi doğru şekilde işlenmeyebilir.

Standartlar, EDI etkileşimlerinin temelini oluşturur.² ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol ve Accredited Standards Committee X12 (ASC X12) de dahil olmak üzere EDI ileti standartları çeşitli kuruluşlar tarafından tanımlanır.

Genel olarak, EDI iletimleri iki temel türe ayrılır:

  • Noktadan noktaya ya da doğrudan bağlantılar. İki bilgisayar ya da sistem, genellikle güvenli protokoller aracılığıyla, aracı olmadan İnternet üzerinden bağlanır.
  • Katma değerli ağ (VAN). Veri aktarımı, genellikle bir posta kutusu paradigması kullanılarak bir üçüncü kişi ağı tarafından yönetilir.

EDI internet iletim protokolleri Güvenli Dosya Aktarımı Protokolü (SFTP), Applicability Statement 2 ya da AS2, HTTPS tabanlı bir protokol, Basit Nesne Erişim Protokolü (SOAP) ve diğerlerini içerir.

EDI veri öğeleri, gönderen ve alıcı kimliği gibi öğeleri içerir. Veri bölümleri, iki ya da daha fazla bağlantılı öğeyi, daha büyük bir anlam kazandırmak amacıyla birleştirir; örneğin FNAME ve LNAME birleşerek CUSTOMERNAME öğesini oluşturabilir. Zarflar, farklı veri türlerini yapılandırır ve gönderici-alıcı adres bilgilerini taşır. EDI belge akışı ya da ileti akışı, bir iş sürecinin veya işlemin gerçekleştirilmesi için EDI iletilerinin çeşitli içe dönük ve dışa dönük adreslere ve birimlere aktarımını açıklar.³

Genişletilebilir Biçimleme Dili (XML) ya da JavaScript Nesne Gösterimi (JSON) gibi üst diller, EDI'nin yerini almaktan ziyade EDI'yi tamamlar. Şirketler, giderek artan sayıdaki belge biçimlerini ve iletim seçeneklerini idare etmek için hazır olmalıdır. Bir küresel üretici, düzenli olarak yaklaşık 55 farklı türde belgeyi yaklaşık 2.000 ticari ortağı ile paylaşır. 

“IBM Supply Chain Business Network'ü kullanmaya başlamadan önce, B2B işlemlerimizin %20 gibi yüksek bir oranında hata meydana geliyordu. Şu an daha az hatayla karşılaşmaktayız; örneğin, bir müşterinin yanlış bir kodu göndermesi sebebiyle transfer siparişleriyle ilgili sorunlar yaşamaktaydık ve bu durum müşteri hizmetleri ekibimiz için oldukça zahmetli oluyordu. Eskiden tüm bunlar manüel olarak yapılıyordu, o yüzden şu an bu sorun muhtemelen %80 daha az meydana geliyordur.” IBM Sterling Supply Chain Business Network ile stratejik değeri nasıl artırdıklarıyla ilgili diğer EDI yöneticilerinin IDC'ye neler söylediklerini okuyun.

EDI'nin avantajları

EDI işlemleri, B2B süreçleri için oldukça önemlidir ve küçük-büyük işletmeler arasında belge ve işlem alışverişi yapmak için tercih edilen araç görevi görmeye devam eder.

EDI teknolojisinin otomasyon ve B2B entegrasyonu aracılığıyla sağladığı beş temel iş avantajı vardır: 

Büyük kuruluşlar için EDI, tutarlı bir şekilde avantaj elde etmek amacıyla ticari ortaklar arasında belirli standartların tesis edilmesine olanak sağlar. Daha küçük kuruluşlar için EDI'ye bağlı kalınması, büyük bütçelere ve güçlü etkiye sahip daha büyük firmalar ile daha fazla entegrasyon olanağı sunar.

EDI'nin Uygulanması

EDI'nin uygulanması bazı kuruluşlar için zor olabilir. Bunun nedenlerinden biri, sürekli değişen yasal düzenlemeler, standartlar ve güncellemelere ayak uydurma gereksinimidir. Ayrıca, küresel iş gereksinimlerinin karmaşıklıklarını karşılaması gerektiğinden, doğası gereği karmaşıktır. Örneğin bir B2B ağındaki her bir ticari ortak, bireysel gereksinimler sunabilmektedir. İki ortak hangi EDI belgesinin kullanılacağına karar verse de, her birinin desteklenmesi gereken özgün biçimlendirme gereksinimleri bulunabilir. Bu ve diğer etkenler, birçok kuruluşun EDI çözümlerini dış kaynak olarak kullanmalarına yol açmıştır.

İster şirket içi ister dış kaynaklı olsun, EDI'yi etkin bir şekilde uygulamak için gereken bazı temel koşullar, yetenekler ve kaynaklar vardır. Belge türleri, güvenli iletim yöntemleri, zorunlu donanım ve yazılım konularında anlaşma sağlamak gibi etkenlere ek olarak, EDI'nin etkili bir şekilde uygulanması açısından şunlar göz önünde bulundurulmalıdır:

  • Çeviri ya da eşleme yazılımları. Adlar, adresler, para tutarları, parça numaraları ve miktarlar gibi alanları alır ve bunları iş uygulaması biçimleri ile standartlaştırılmış belgeler arasında karşılıklı olarak eşler.
  • Toplu zarflama ya da zarftan çıkarma yetenekleri. Göndericilerin ve alıcıların işlemleri paketlemesine ve paketten çıkarmasına ve daha sonra bunların ticari ortağın işletmesinin çeşitli birimlerinden veya alanlarından gruplanmasına veya bunlara uygun olarak ayrılmasına olanak sağlanması için yüksek hacimli toplu EDI iletilerini destekler.
  • İleti yönlendirme mekanizmaları. Farklı gruplara ilişkin iletileri sıralamak ve bunları uygun hedeflere teslim etmek amacıyla bir ileti zarftan çıkarıldıktan sonrası için gereklidir. İletinin hedefi için doğru biçime sahip olmasının sağlanması, ileti dönüştürmeyi de gerektirebilir.
  • Ticari ortak sözleşmeleri (TPA). Hüküm ve koşulları netleştirir, iş belgeleri için standartları belirler ve ticari ortaklar arasındaki iletişimleri ve iş protokollerini tanımlar.

EDI'nin geleceği

Şu senaryoyu düşünün. Bugün, hasarlı bir sevkiyat ile bağlantılı olarak bir EDI 214 belgesi, bir başka deyişle Nakliye Operatörü Sevkiyat Durumu İletisi kullanılarak bir geri ödeme tetiklendi. Sevkiyata dahil olan malzeme kullanılamaz ya da satılamaz durumda. Muhtemelen, geri ödeme ile bağlantılı ihtilaflar oluşacak.

Ancak geleceğin tedarik zincirlerinde EDI; Nesnelerin İnterneti (IoT), Blockchain ve yapay zeka (AI) gibi yenilikleri desteklemek için temel belge alışverişi yeteneği olacak. Geleceğin EDI'si şunları kullanacak:

  • Nesnelerin İnterneti sensörleri. Ambalaj durumunun gerçek zamanlıya yakın görünürlüğünün iyileştirilmesi için sevkiyatın ambalajına dahil edilir ve düzenli EDI 214 iletileri ile bağlantılı hale getirilir.
  • Blockchain teknolojisi. Gönderilere ilişkin temel EDI bilgi akışları, geri ödeme ihtilaflarının hızla çözülmesine ve hatta bunlardan kaçınmaya yardımcı olması için gerçeğin paylaşılan bir versiyonunu sunabilir.
  • Yapay zeka aracısı. Bir sevkiyata bağlı olan tüm ilgili olayları ve bilgileri izleyip uyumlu olmayan bir olayı tespit edebilir; bir sevkiyatın yeniden yapılmasının gerekli olup olmadığını belirleyebilir, en verimli değiştirme kaynağını analiz edebilir, yeni bir sevkiyat ve yetkilendirilmiş bir iade başlatabilir.

EDI kaynakları

Kaynak

¹ “Elektronik veri değişimi (EDI): Giriş, (bağlantı ibm.com dışındadır) ”  Roger Clark, Business Credit, Ekim 2001

² “Elektronik veri değişimleri, (bağlantı ibm.com dışındadır) ” Wikipedia

³ “EDI ve B2B ile ilgili temel bilgiler, (bağlantı ibm.com dışındadır)” Sriniedibasics, 20 Ağustos 2011

⁴ “EDI'nin geleceği: IBM'in bakış açısı, (PDF, 722 KB)” IBM Watson Supply Chain, Ekim 2018.