İş Süreci Yönetimi

menu icon

İş Süreci Yönetimi

İş süreci yönetimi hakkında ve verimliliği artırmak ve maliyetleri düşürmek için iş süreçlerinizi sürekli olarak optimize etmenize ve otomatikleştirmenize nasıl yardımcı olabileceği hakkında bilgi edinin.

İş süreci yönetimi nedir?

Gartner (bağlantı IBM dışındadır) tarafından yapılan tanıma göre iş süreci yönetimi (BPM), iş stratejisi ve süreçlerini keşfetme, modelleme, analiz etme, ölçme, iyileştirme ve optimize etmeye yönelik yöntemler kullanır. Kimi zaman görev ve proje yönetimi ile karıştırılsa da kapsamı bunlardan daha geniştir. Görev yönetimi tek tek görevlere odaklanırken, BPM bütün olarak baştan sona süreci gözlemler. Proje yönetimi, tek seferlik bir çalışma kapsamını ifade ederken BPM özellikle yinelenebilir olan süreçlere odaklanır. Süreçlerin sürekli olarak yeniden yapılandırılması sayesinde kuruluşlar genel olarak iş akışlarını sorunsuz hale getirebilir, bu da verimliliğin ve maliyet tasarruflarının artmasının önünü açar. Bu kavram yeni değildir; altı sigma ve yalın üretim ilkeleri BPM metodolojilerinin örnekleridir.

İş süreci yönetimi ürün grubu; gelişmiş analitiği, etkinlik izlemeyi ve karar yönetimi yeteneklerini de bünyesine katarak hedeflenen iş sonuçlarına ulaşmak için kişileri, sistemleri, bilgi ve materyalleri koordine edebilir. Sonuç olarak, özellikle dijital dönüşüm stratejilerinin hızlandırılmasına katkıları büyüktür.

İş süreci yönetimi türleri

3 temel iş süreci yönetimi türü vardır: entegrasyon odaklı, insan odaklı ve belge odaklı

  • Entegrasyon odaklı BPM: Bu iş süreci yönetimi türü, çok fazla insan müdahalesi gerektirmeyen süreçlere odaklanır. Bu süreçler daha çok, insan kaynakları yönetimi (İK) veya müşteri ilişkileri yönetimi (MİY) gibi sistemlerde veri entegrasyonunu sağlayan mekanizmaya ve API'lere bağlıdır.
  • İnsan odaklı BPM: Entegrasyon odaklı iş süreci yönetiminin aksine bu türde genellikle onayların gerektiği insan müdahaleleri görülür. Sürükle-bırak özellikleriyle kolay kullanım sunan arayüzler, ekiplerin farklı rollere görevler atamalarını, böylece süreç boyunca kişilerin hesap verilebilirliğini kolaylaştırmalarını sağlar.
  • Belge odaklı BPM: Bu iş süreci yönetimi türü, belirli bir belgeye (sözleşme gibi) odaklanır. Şirketler bir ürün veya hizmet satın aldıklarında müşteri ve satıcı arasında bir anlaşmanın sağlanması için çeşitli onay aşamalarından geçmelidir.

İş süreci yönetimi yaşam döngüsü

Başarılı bir iş süreci yönetimi sistemi, bir iş akışı içindeki aşamaların tanımlanmasıyla başlar. Bu da ekibin iyileştirme alanlarını ve ilerlemenin takibine ilişkin ölçümleri belirlemesine yardımcı olur. Kuruluşlar iş süreci yönetimini uygulayarak operasyonlarını iyileştirebilir ve sonuçta daha başarılı sonuçlar elde edilir. Bunun için iş süreci yönetimi yaşam döngüsünü tam olarak anlamanız gerekir. Yaşam döngüsünün 5 adımı şunlardır:

  1. Süreç tasarımı: Ekip, süreç içindeki önemli olayları belirleyerek işe başlamalıdır. Bundan sonra, genel iş süreci yönetimindeki görevler, iş akışındaki her adım için görev sahipleriyle birlikte tek tek belirlenmelidir. Süreç optimizasyonu alanlarının ve iyileştirmenin takibine yönelik sonraki metriklerin ekip tarafından belirlenebilmesi için adımların açık bir şekilde tanımlanması gerekir.
  2. Modelleme: Bu adım sırasında ekip, süreç modelinin bir görselini oluşturmalıdır. Zaman çizelgesi, görev açıklamaları ve süreç içindeki veri akışı gibi ayrıntılar da buna dahildir. İş süreci yönetimi yazılımlarının kullanılması bu aşamada yararlı olur.
  3. Yürütme: Ekip, yeni iş süreci yönetimi sistemini sınırlı bir grupla test ederek kavram kanıtı gerçekleştirmelidir. Geribildirimleri de dahil ettikten sonra ekip, süreci daha geniş bir kitlenin kullanımına sunmaya başlayabilir.
  4. İzleme: Bu aşamada ekip süreci izlemeli, verimlilikteki iyileştirmeleri ölçmeli ve varsa ek sorunlu noktaları tespit etmelidir.
  5. Optimizasyon: Son adımda ekip, iş etkinliğini artırmak için sürece ilişkin son düzenlemeleri yapar.

Başarılı bir iş süreci yönetimi projesi için dikkatli planlama ve açık bir iletişim gereklidir, ancak bazı etkinlikleri iyileştirdikten sonra ekipler kısa sürede bunun yararını görürler.

İş süreci yönetiminin avantajları

BPM çözümleri, süreç iyileştirmeyle organizasyon değerini artırarak çok sayıda avantaj sağlar. Bunlardan bazıları şunlardır:

  • Verimlilik ve tasarruf artışı: BPM sistemleri, var olan süreçlerin optimize edilmesine ve yeni süreçlerin geliştirilmesine daha fazla yapıyı dahil etmeye yardımcı olur. Bunu da süreçteki fazlalıkları ve sorunlu noktaları ortadan kaldırarak yapar ve verimliliğin ve üretkenliğin artırılmasına katkıda bulunur. İşletmeler daha fazla çeviklikle hedefledikleri sonuçlara daha hızlı bir şekilde ulaşabilir ve fazla kaynakları diğer yüksek öncelikli işlere tahsis edebilirler.
  • Gelişmiş çalışan ve müşteri deneyimi: BPM araçları grubu, tekrarlayan işlerin ortadan kaldırılması ve bilgilerin daha erişilebilir olması noktasında destek sağlar. Dikkati dağıtan unsurların ortadan kaldırılmasıyla çalışanlar işlerine ve müşterilerine odaklanabilir ve müşteri memnuniyetinde artış sağlanmış olur. Açıkça belirtilen iş akışları da çalışanı işe alıştırma sürecinde öğrenme eğrisini kısaltarak üretkenliği ve katılımı geliştirir.
  • Daha ölçeklenebilir süreçler: BPM daha iyi süreç yürütme ve iş akışı otomasyonu sağladığından süreçlerin dünyanın başka yerlerine ölçeklenmesi sırasında avantaj elde edilir. İş süreci yönetimi araçları, rollere açıklık getirerek süreç boyunca tutarlığı sağlar ve otomasyon için iş kurallarını da dahil etme fırsatlarını ortaya çıkararak ekiplerin inovasyona daha çok odaklanmalarına imkan tanır.
  • Daha fazla şeffaflık: İş süreci otomasyonu süreç boyunca görevlerin kime ait olduğunu açıkça ifade ettiğinden bir süreç boyunca hesap verilebilirlik ve şeffaflık artar. Bu da ekipler arasında daha fazla iletişim anlamına gelir.
  • Geliştirme ekiplerine bağlılığın azalması: BPM, geliştirme ekibine bağlılık olasılığını ortadan kaldıran, düşük kodlu özellikler sunar. İş kullanıcıları hızla ve kolayca bu araçlara tanımlanarak şirket genelinde süreç otomasyonu artırılır.

İş süreci yönetimi kullanım senaryoları

BPM yazılımları, süreçlerle ilgili yapılanmayı güçlendirerek bir iş akışı içindeki verimsiz olan bazı noktaları ortadan kaldırır. Başarıyla uygulandığı örneklerin bazıları şunlardır:

  • İçerik dağıtımı: Medya şirketleri, içerik yaratımından dağıtıma kadar içerik hazırlama ve teslim sürecini otomatikleştirmek için BPM'yi kullanabilirler. Bir iş süreci yönetimi sistemi içerik yönetimi, hak yönetimi, içerik trafiği ve iş emri sistemleriyle etkileşim kurmak üzere tasarlanabilir.
  • Müşteri hizmetleri: Müşteri hizmetleri temsilcileri, sohbet robotlarının yanıtlayacağı sık sorulan soruları belirleyerek çok sayıda hizmet isteği olduğunda ekibin yükünü azaltabilirler. Çağrı merkezleri ve sohbet robotlarından görüşme metni verileri de süreçlerin daha fazla otomatikleştirilmesinin yanı sıra müşteriler için daha kişisel yanıtlar verilmesine yardımcı olabilir.
  • Finans: Şirketler çeşitli ekiplerden satın alma siparişleri gönderimlerini standartlaştıracak şablonlar oluşturabilir ve iş yazılımları veya donanımlarının daha kısa sürede tedarik edilmesini sağlayabilirler. Bunun yanı sıra benzersiz senaryolar için özel iş akışları oluşturulabilir.
  • İnsan kaynakları: İK, belge ve iş akışı yönetimini sorunsuz hale getirmek için BPM'yi kullanabilir. Çalışanların işe alınması ve işten çıkarılması, performans değerlendirmeleri, izin istekleri ve zamanlama onayı gibi İK formlarının işleme alınması için daha yapılandırılmış bir ortam sağlar.
  • Bankacılık: Bankaların krediler için işletmeleri veya şahısları değerlendirirken potansiyel kredi riskini de hesaplaması gerekir. Bunun için başvuranlar, işverenler ve kredi derecelendirme kurumları gibi çeşitli kaynaklardan bilgilerin toplanması gerekir. BPM süreç boyunca bilgi akışını yöneterek ve belgelendirmedeki hataları azaltarak krediye uygunluk açısından kararların alınmasını hızlandırır.
  • Sipariş tedariği: Şirketler BPM'yi kullanarak sipariş tedariği sistemlerinin operasyonel verimliliğini artırabilirler. Özel teklifleri, siparişleri alma ve tedarik etme süreçlerini yönetmek için BPM'yi kullanabilirler. Bu da daha yüksek iş değeri sağlayan, müşteri odaklı bir sipariş yönetimi zeminini hazırlar.

İş süreçleri yönetimi ve IBM

BPM, şirketinizin iş değeri kazanmasına ve rekabet üstünlüğü elde etmesine yardımcı olur. Otomasyon ihtiyacının iş ve BT operasyonununda daha belirgin hale gelmesiyle birlikte bunun ileriye atılan önemli bir adım olduğu söylenebilir. Otomasyonun artırılmasına yönelik bir girişim küçük, ölçülebilir düzeyde başarılı projelerle başlamalıdır; bu projeleri daha sonra diğer süreçler için ve kuruluşunuzun diğer bölümlerinde de ölçekleyebilir ve optimize edebilirsiniz.

IBM ile birlikte çalışmak, her süreci daha akıllı hale getirerek inovasyonu hızlandırmaya yardımcı olmak üzere, iş süreçleri, kararlar ve içeriği otomatikleştiren ve zenginleştiren ölçeklenebilir BPM çözümleri dahil, yapay zeka destekli otomasyon yeteneklerine erişmenize olanak sunar.

Bir sonraki adımı atın:

Bir IBM Cloud hesabı ile hemen başlangıç yapın.