Reserva de salas y servicios en Microsoft Outlook
Una reunión en una compañía internacional puede requerir la reserva de varias salas de conferencias en distintas ubicaciones geográficas. Cada ubicación puede tener requisitos de otros recursos de empresa, tales como servicios de alimentación y equipo para las salas seleccionadas. En Microsoft Outlook, los usuarios autorizados pueden buscar y reservar recursos disponibles que se basen en sus criterios especificados mediante el formulario de reserva de IBM® TRIRIGA. Normalmente, los usuarios no están familiarizados con las salas disponibles y tienen que comparar las salas para saber qué salas seleccionar.
Antecedentes
Anita es un usuario de Microsoft Outlook que desea crear una reserva de dos salas que requieren servicios de alimentación y de equipo. Desea organizar una reunión de cuatro horas que se llevará a cabo la semana siguiente. La reunión es para 10 personas de la oficina de Dallas y 5 personas de la oficina de Londres. Para la reunión se necesita un equipo de proyección de ordenador y una comida servida en ambas ubicaciones, además de un número de marcación de entrada y un URL de vídeoconferencia. Los derechos administrativos que el administrador del sistema ha establecido para Anita permiten a Anita ver y crear citas para cada empleado del departamento.
Paso 1: Crear la cita
Anita abre Microsoft Outlook para comprobar las planificaciones de los asistentes necesarios. Crea una cita para la reunión y adjunta un archivo de Microsoft Word de la agenda a la cita.
Paso 2: Buscar las salas
- Fecha de reunión, cumplimentada a partir de la cita de Microsoft Outlook
- Periodo de hora de reunión
- Número de asistentes: 10
- Diseño de la sala: Mesa redonda
- Servicio de comidas disponible: Sí
- Conexión de red: Sí
- Conferencia telefónica: Sí
- Vídeoconferencia: Sí
- Pizarra: Sí
Paso 3: Revisar los resultados de sala
Una vez que Anita ha especificado los criterios de sala para la oficina de Dallas, los resultados de la búsqueda incluyen tres salas en la vista de lista.la búsqueda muestra tres salas en la vista de lista. Ella conoce la sala de conferencias Sala naranja, pero revisa las otras dos salas para asegurarse de que son adecuadas para la reunión. Selecciona la sala de conferencias Sala verde y observa imágenes de la sala. Ve una vista gráfica de la sala de conferencias Sala verde en la vista de plan de planta.
Paso 4: Comparar los resultados de sala
Anita piensa que la sala de conferencias Sala verde puede ser demasiado pequeña para la reunión por lo que decide revisar también la sala de conferencias Sala azul. Como ayuda para tomar la decisión, selecciona la vista de comparación para ver simultáneamente las características de las tres salas.
Pasa 5: Seleccionar la sala de primera ubicación
Anita decide reservar la sala de conferencias Sala naranja porque la conoce. Cuando reserva la sala de conferencias Sala naranja, TRIRIGA Workplace Reservation Manager reserva la sala provisionalmente mientras ella completa el resto de la cita de la reunión. La reserva provisional impide que otros empleados reserven la misma sala para la misma hora. TRIRIGA Workplace Reservation Manager también añade la sala seleccionada a la vista de disponibilidad de Microsoft Outlook.
Paso 6: Seleccionar la sala de segunda ubicación
Anita busca, revisa, compara y selecciona una sala para la oficina de Londres. TRIRIGA Workplace Reservation Manager añade la sala seleccionada a la vista de disponibilidad de Microsoft Outlook.
Paso 7: Añadir recursos a la primera sala
Anita se da cuenta de que se necesitará equipo adicional para la sala de conferencias Sala naranja porque un proyector para ordenadores no forma parte del equipo estándar de la sala. Abre la vista de pedido de equipo en la reserva de la Sala naranja y selecciona un proyector disponible. Anita necesita también servicios de comida para el almuerzo y los aperitivos en la sala de conferencias Sala naranja. Abre la vista de pedido de comida que visualiza las opciones de servicio de comida disponible. Selecciona el proveedor de servicio de comida y los elementos del menú y revisa las horas y los costes del servicio.
Paso 8: Añadir recursos a la segunda sala
Anita añade un proyector de ordenador y servicios de comida a la reserva para la sala en la oficina de Londres. TRIRIGA Workplace Reservation Manager gestiona la diferencia de huso horario.
Paso 9: Enviar la cita
- Se cambia el estado de reserva provisional de los recursos a un estado de aceptación permanente
- Se crean las tareas de funcionamiento para la configuración de la sala y la avería de la sala
- Se crean las tareas de trabajo para la entrega y la recogida de equipo
- Se crean las órdenes de compra para servicios de comida
Paso 10: Confirmar la reserva
En un momento predefinido antes de la cita de la reunión, Anita recibe una petición por correo electrónico para confirmar que la cita sigue siendo válida. El correo electrónico contiene las acciones que ella utiliza para responder directamente desde el correo electrónico. Las acciones incluyen botones para confirmar o cancelar la reserva. Anita confirma la reserva.
Paso 11: Liberar las salas cuando la reunión finaliza antes
La reunión no dura las cuatro horas planificadas, por lo que Anita abre la reserva de Microsoft Outlook y pulsa un botón en la opción de IBM TRIRIGA Reservar para finalizar la reserva antes. Ese registro de salida anticipado libera la sala para que otros empleados la puedan reservar.
Paso 12: Recibir la encuesta
Una vez concluida la reunión, Anita recibe una encuesta de satisfacción sobre el proceso de reservas y su experiencia con la reserva.