Съвети за работа в IBM Content Navigator

За да работите по-ефективно с елементите и за да предотвратите проблемите, прегледайте тези съвети преди да работите с елементите в IBM Content Navigator. Тези съвети дават бързо обяснение, например, как правилно да опресните вашия преглед, най-добрият начин за затваряне на средството за преглед и как да промените езика в заредената от вас сесия.

Преоразмеряване на колони в списъци със съдържание

(V3.0.10 и по-нови) Ширината на колоните в списъците със съдържание се коригира автоматично, за да пасне на страницата за преглед.

Активиране на полета за отметки за списъци със съдържание

За да помогнете на потребителите си при работа с големи списъци със съдържание, можете да активирате полетата за отметки да се показват до елементите от списъка. Избирането на полета за отметка позволява на потребителите да запазват избрани елементи дори и когато щракнат извън незабавния прозорец, като елиминира необходимостта да преизбират много пъти.

За активиране на полетата за отметка за списъците със съдържание изпълнете следните стъпки:
  1. Отворете работния плот IBM Content Navigator и отидете на раздела Разположение.
  2. В полето Допълнителни настройки за работен плот изберете Покажи за опцията Полета за отметки за съдържание. Настройката по подразбиране е Hide (Скрий).
Полетата за отметка вече се показват до всеки елемент в списъка със съдържание на изгледите Търсене, Придвижване, Работа, Придвижване и търсене в екипно пространство и Предпочитани.

Плъзгане на елементи към хранилището

Можете да местите или да добавяте документи в хранилището, като плъзгате елементите.
Добавяне на документи към хранилището
Ограничение: Microsoft Internet Explorer Version 9 не поддържа плъзгане на съдържание от вашата файлова система в IBM Content Navigator.
Можете да добавите съдържание в хранилището чрез плъзгане на съдържанието от вашата файлова система в IBM Content Navigator и по този начин в хранилището. Можете да плъзнете документи, но не и папки, навсякъде в заредения преглед или в областта за търсене на резултати.
Има значение къде плъзгате или добавяте документите. Плъзгането на документи към различни области води до следните резултати:
  • Плъзгане на документ към папка в резултатите от търсене или в друга папка в заредения преглед. Документът е добавен към папка.
  • Плъзгане на документ към резултатите от търсене, но не в папка. Документът е добавен към текущото хранилище.
  • Плъзгане на документ директно в папка в резултатите от търсене. Ако резултатите от търсенето са в списък от документи, можете да плъзнете документа към резултатите. Въпреки това, ако търсите в хранилищата IBM FileNet Content Manager, трябва да изберете хранилище, клас или папка, към които искате да добавите елемента. Ако плъзнете документ към резултатите от търсене, диалоговият прозорец Добавяне на документ се отваря в текущото хранилище.

За Content Manager OnDemand, можете да добавяте документи към хранилището, като добавяте документите един по един.

Местене на документите в хранилището
Можете да местите много документи или папки чрез плъзгане на елементите до други местоположения.
Съвет: За да изберете много елементи, натиснете Ctrl и щракнете върху всеки елемент, който искате да преместите. За да изберете група от елементи, натиснете Shift и щракнете върху първия и върху последния елемент.

В заредения преглед, можете да плъзнете елементи от дървото до списъка със съдържание и от списъка със съдържание до дървото.

Плъзгане на родителска папка до нейна подпапка
IBM Content Manager само за потребители.По подразбиране, вие не можете да местите родителска папка чрез плъзгане на папката до всяка, произхождаща от родителската папка. Местенето на родителска папка до някоя от нейните подпапки прекратява връзката между родителската папка и произхождащите от нея папки в дървото с папки. Елементите вече няма да са налични в дървото на папките, но те остават в хранилището и могат да бъдат намерени чрез търсене.

Можете да добавите родителска папка, като плъзнете папката към някоя от нейните подпапки, като по време на плъзгането на родителската папка към нейна подпапка задържите натиснат клавиша Ctrl. Родителската папка не се премахва от нейното текущо местоположение.

Създаване на предпочитания

Можете да създадете група от предпочитания, за да намирате бързо елементите, с които работите често. Вашите предпочитани елементи са добавени към прегледа Предпочитания в уеб клиента и в IBM Content Navigator за Microsoft Office. За да създадете предпочитания, изберете елемент от хранилището и щракнете върху Добавяне към предпочитанията.

IBM FileNet P8 само за потребители.Когато създавате предпочитание, можете да изберете синхронизиране на елемента с вашата работна станция или мобилно устройство, така че винаги да имате на разположение последната версия на документа. Функцията за синхронизиране е налична само, ако е конфигурирана от вашия системен администратор. За да осъществите достъп до синхронизираното съдържание от вашата работна станция или мобилно устройство, трябва да инсталирате IBM Navigator Sync на вашата работна станция или приложението IBM Content Navigator на вашето мобилно устройство.

Ограничение: Ако промените типа файл на предпочитан, иконата, която показва типа файл не се обновява. Например, ако конвертирате едно изображение към файл с формат PDF, на мястото на файла с изображението вие все още ще виждате иконата на изображението до елемента във вашия списък с предпочитания. Ако искате иконата да отразява действителния тип файл на елемента, трябва да създадете отново предпочитание.

Опресняване на вашия изглед

Когато зареждате или търсите елементи, ако не можете да видите папка или документ, които очаквате да видите, щракнете върху Опресняване или стартирайте отново търсенето.

Ако не можете да видите елемент или данни, които друг потребител е направил достъпни, излезте от сесията на вашия уеб клиент и влезте отново.

Излизане от средството за преглед на документ с помощта на бутона Затваряне или Запазване

Когато преглеждате документи, използвайте бутоните Затваряне или Запазване в средството за преглед, за да затворите прозорец или да запазите вашите промени. Не използвайте бутона Изход от прозореца на браузъра за излизане от средството за преглед. Използването на бутона Затваряне в средството за преглед не ви дава възможност да видите многото предупреждения при затварянето на вашия прозорец.

Редактиране на свойства

Можете да променяте свойствата на елементи в области, които са различни от диалоговия прозорец Свойства.
Редактиране на свойства от панела Информация за документ

Можете да редактирате свойствата на елемент от панела Информация за документ когато имате достъп до елемента в изгледите на Зареждане, Търсене или Предпочитания.

Редактиране на свойства на множество елементи

Когато редактирате свойствата на множество елементи, използвайте полето за отметка Прикрепване, за да допълните новите стойности към съществуващите такива или да презапишете съществуващите стойности с нови.

Ако полето Прикрепване не е отметнато, всички стойности, които въвеждате, заместват стойностите на избраните обекти.

Промяна на свойствата в средство за преглед

Можете да променяте и запазвате свойства на елементи във визуализатора, вместо да се връщате обратно към резултатите от търсенето.

Свойствата на елементите са редактируеми в Content Manager и IBM FileNet P8, ако имате позволение за редактиране на свойствата.

Свойствата на елементи се предоставят само за четене за Content Manager OnDemand и CMIS.

Панелът за редактиране е същият като панела в раздела на свойствата в диалоговия прозорец за редактиране на свойствата.

Настройки на известие за имейл за събития относно работния процес

IBM FileNet P8 само за потребители.Можете да зададете известия през имейл, които да ви напомнят за конкретни събития относно работния процес. В изгледа на Работа, щракнете върху Предпочитания и укажете събитието от работния процес, за което искате да получавате известия. Трябва да въведете вашия имейл адрес в диалоговия прозорец Предпочитания за работен поток, за да получавате известията, които сте посочили.

В диалоговия прозорец Предпочитания за работен поток можете също да делегирате работа към друг потребител. Когато не сте в офиса, вашата работа се насочва към делегирания потребител.

Вашият администратор трябва да активира характеристиката за известие през имейл чрез конфигуриране на известията през имейл на Process Engine. Ако не получавате известия, известията през имейл може да не са конфигурирани.

Промяна на настройките за езика и географско местоположение на уеб клиент

По подразбиране, уеб клиентът използва езика, който е зададен в настройките на вашия уеб браузър. Можете да презапишете поведението по подразбиране, като промените езика на уеб клиента. Тази настройка променя езика на текста в уеб клиента, но не променя езика на документите в приложението.

За да промените настройките, щракнете върху падащото меню Идентификатор на потребител и изберете Смяна на настройките за езика и географското местоположение. Можете да запазите стандартните езикови настройки на браузъра или да ги промените. Ако запазите стандартния език на браузъра, текстът ще се показва в съответствие с езиковите настройки в браузъра.

Можете също да промените предпочитанията за географско местоположение на приложението. Например, ако сте англоговорящ и правите бизнес в Германия, можете да зададете езика на приложението на английски, за да се показватекстът на английски език. След това задайте географското разположение на приложението на Германия, за да използвате датата, часа и числовите формати за него.

Стандартното географско положение на приложението (Използване на езиковите настройки на браузъра) използва датата, часа и числовите формати, които са свързани с езика, който е посочен в настройките на вашия уеб браузър.

Ограничение: За хранилищата Content Manager OnDemand сODWEK версия 9.0, можете да промените езика и географското положение на вашия уеб клиент да бъдат различни от езика, който е зададен от администратора. Въпреки това, ако изберете език, който не е поддържан отODWEK, настройката се игнорира и вместо това се показва езикът, който е бил зададен от администратора. ODWEK поддържа по-малко езици от IBM Content Navigator. След като промените езика и географските настройки, вие трябва да излезете и да влезете отново в IBM Content Navigator.

Конфигуриране на вашата работна станция за IBM Content Navigator

Някои от характеристиките в IBM Content Navigator изискват допълнителен софтуер на вашата работна станция, за да функционират правилно:
  • Някои средства за преглед изискват плъгин Java за вашия браузър, също известен като Java Runtime Environment или JRE.
  • Действието Изпращане на имейл изисква плъгин Java за вашия уеб браузър и поддържан имейл клиент.
    Ограничение: Ако имате достъп до IBM Content Navigator от Mac, можете да изпратите връзки към документи, но не можете да изпратите документи като прикачени файлове.

Работете с вашия администратор, за да определите кой имейл клиент или коя версия на Java плъгин трябва да инсталирате на вашата работна станция.