5 Tipps, wie Ihre virtuelle Konferenz zum Erfolg wird

Sandra Schilling | 31.03.2020

Virtuelle Konferenzen sind durch Covid-19 relevanter denn je geworden. Das Team von IBM iX in Berlin hat die Online-Konferenz „iXperience Friday“ bereits Ende 2019 als Digital-Event exklusiv auf Facebook Live geplant – das sind die wichtigsten Learnings.

Konferenzen und Kongresse sind in vielen Branchen ein zentrales Instrument, um Erfahrungen auszutauschen und Wissen zu teilen. In diesem Jahr ist alles anders. Veranstalter mussten ihre Events absagen; viele überlegen oder sind dabei, das Programm im digitalen Raum stattfinden zu lassen. IBM iX hat Ende letzten Jahres bereits ein Konzept für eine virtuelle Konferenz entwickelt und das Digital-Event „iXperience Friday“ am 27. März 2020 erfolgreich durchgeführt.

Die Idee hat ihren Ursprung im Creative-Credit-Programm von Facebook und dem Art Directors Club (ADC). Sie wurde mit Unterstützung von Facebook weiterentwickelt. Das Online-Event basiert auf dem Ansatz, eine umweltfreundlichere und zeitgemäße Form einer Digitalkonferenz zu gestalten, für die niemand reisen oder viel Geld bezahlen muss.

Für alle, die aktuell an einer virtuellen Konferenz arbeiten, gibt es Tipps:

1. Content bleibt King

Auch wenn vieles anders ist, eines bleibt gleich: Wie bei jedem Event sind das Thema und die Inhalte auch bei einer virtuellen Konferenz die entscheidenden Faktoren, nicht primär die Tool-Auswahl. Das Storytelling in der Promotion und das Programm müssen das potenzielle Publikum triggern. Wichtig dabei: die Zielgruppe kennen! Daten und Erkenntnisse, die man durch das Erstellen von konkreten Personas sowie Social Listening oder Keyword-Recherche erheben kann, helfen dabei.

2. Eine digitale Bühne bauen

Ein Online-Event hat keine physische Bühne, aber braucht ein virtuelles Zuhause – ein Set-up, mit dem Speaker und Zuschauer sich vertraut machen können. Der Unterschied zur echten Bühne ist, dass der Raum für die virtuelle Konferenz nicht groß ist. Er ist zwar nur ein Ausschnitt auf dem Bildschirm, aber sollte trotzdem zum Look & Feel der ganzen Veranstaltung passen. Die Speaker müssen nicht im Studio sein, sondern können sich von ihrem Lieblingsort einfach einwählen.

Ganz wichtig: klare Anweisungen zur technischen Steuerung. Es braucht einen detaillierten Ablaufplan und in jedem Fall einen Tech-Check vorab, der allen Beteiligten Sicherheit gibt. Denn für viele ist der Vortrag eine Herausforderung: Sie müssen in der Regel mit ihrem vorhandenen Equipment auskommen und die Netzverbindung muss stabil sein. Nebengeräusche bei der Präsentation sind unerwünscht, was in der aktuellen Zeit im Homeoffice gar nicht so einfach ist. Ein Learning: Es muss nicht immer alles perfekt sein. Solange es menschelt, hat die Community während des Digital-Events meist Verständnis.

3. Virtuelles Storytelling

Die Präsentationsform bei einer virtuellen Konferenz bietet den Speakern eine größere Spielwiese. Sie können in ihrem Vortrag zwischen einzelnen Programmen springen und dies selbst steuern, z. B. neben Folien auch den Browser oder Videoplattformen einsetzen. Ein Beispiel für gutes virtuelles Storytelling ist der Vortrag von Jeremy Waite, Communications Designer bei IBM, beim iXperience Friday. Allen, die tiefer einsteigen möchten, seien zudem die zehn Geheimtipps für bessere Online-Präsentationen von Jeremy empfohlen.

4. Interaktion mit dem Publikum

Bei einer virtuellen Konferenz sitzt jeder im Publikum in der ersten Reihe – dem Speaker direkt gegenüber. Durch Chat- oder Kommentar-Funktionen gibt es meist die Möglichkeit, während des Vortrags Fragen zu stellen. Und der Emoji-Regen, wie er bei Facebook Live möglich ist, kann dann auch mal den Applaus ersetzen. Eine These: Auf Online-Events ist das Publikum gnadenloser als bei physischen Events. Ist etwas nicht nach den ersten Sekunden spannend, so wird direkt weiter geklickt. Darauf müssen die Speaker vorbereitet sein. Ziel sollte sein: mit kurzen, knackigen Vorträgen den Zuschauer und seine Interessen im Kern treffen. Empfehlung: eine Vortragslänge von ca. 15 bis 20 Minuten inklusive Q&A.

Ganz wichtig: Eine Moderation, die alle Beteiligten gut gelaunt und souverän durch die virtuelle Konferenz führt und jederzeit für Fragen der Speaker und der Community zur Verfügung steht. Und ein vorbereitetes und schnelles Community Management, das auf User-Fragen reagiert, zu Interaktionen animiert, direkt antwortet oder relevante Fragen an die Speaker weiterleitet. So fühlt sich das Publikum integriert und es entsteht ein Dialog.

5. Die Technik als Basis

Es braucht zuerst immer eine Idee, um mit Technologie innovativ zu sein. So ist es auch bei einer virtuellen Konferenz. Allerdings ist eine stabile Technik die Basis, vor allem, wenn in Echtzeit gestreamt wird. Je nach Budget gibt es sehr unterschiedliche Konzepte und Möglichkeiten. Beim iXperience Friday bestand die Lösung aus drei Komponenten: ein Videokonferenz-Tool, über das sich die Speaker einwählen und mit den Moderatoren kommunizieren, ein Bildmischungs-Tool, über das Moderation, Teaser-Videos und Speaker in der Regie zugeschaltet werden, sowie eine Streaming Hardware, mit der das Signal an eine reichweitenstarke Live-Plattform übertragen wird. Die Plattform Facebook Live hatte den Vorteil, dass jeder unkompliziert Zugang bekam und das Digital-Event über das eigene Unternehmensprofil auf Facebook live gestreamt werden konnte.

Virtuelle Konferenzen haben durch die aktuelle Situation an Relevanz gewonnen, aber werden auch darüber hinaus ein Zukunftsformat sein. Denn sie sind zeit-, kosten- und emissionssparend – Faktoren, die vielen Menschen immer wichtiger werden.

Zum Thema:

Online-Konferenz iXperience Friday. Sehen Sie sich das Programm an!

Sandra Schilling

Senior Creative Director, IBM iX – Aperto

Sandra Schilling führt als Senior Creative Director seit 2017 ein interdisziplinäres Kreativteam im IBM iX Studio in Berlin. Seit 2019 leitet sie die Inhouse-Medienproduktion und entwickelt Kampagnen und Kommunikationskonzepte für die digitale Transformation.

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