ما المقصود بإدارة المحافظ بالأسلوب الرشيق؟

تُركز هذه الطريقة على تحسين تدفق القيمة عبر المؤسسة من خلال التأكد من تخصيص الموارد بفعالية، ومواءمة الأولويات مع الأهداف الاستراتيجية، والتأكيد على التحسين المستمر. تتضمن المفاهيم الأساسية لإدارة المحافظ بالأسلوب الرشيق ما يلي:

المرونة: القدرة على التكيف بسرعة مع التغييرات.

الرؤية: تعزيز الشفافية في تقدم المشروع والمحفظة.

التعاون: تحسين التواصل والعمل الجماعي عبر المشاريع.

تقديم القيمة: التركيز المستمر على تقديم القيمة للعملاء والأطراف المعنية.

الأسلوب الرشيق هو فلسفة نشأت على يد مجموعة من مطوري البرمجيات في عام 2001، وترفع من قيم الكفاءة والتواصل والمرونة في سبيل إنشاء منتجات متفوقة. كما هو موضح في بيان الأسلوب الرشيق الأولي، فإن القيم الأربع للفلسفة هي:

-              الأفراد والتفاعلات على العمليات والأدوات

-              برنامج العمل على التوثيق الشامل

-              تعاون العملاء على التفاوض على العقد

-              الاستجابة للتغيير على اتباع خطة

الأسلوب الرشيق ليس منهجية محددة؛ بل هو أكثر من مجرد نهج، وكثيرًا ما يتم تجميع العديد من المنهجيات المختلفة تحت مظلة عمليات الإدارة بالأسلوب الرشيق أو المستوحاة من الأسلوب الرشيق. تشمل هذه المنهجيات Scrum والبرمجة القصوى (XP) والأسلوب الرشيق المنضبط و Kanban والمزيد.

المحفظة هي مجموعة من المشاريع والبرامج داخل المؤسسة التي ترتبط ببعضها البعض وتدار معًا لتحقيق الأهداف الاستراتيجية ونتائج الأعمال. غالبا ما تتضمن إدارة المحفظة التقليدية نهجًا هرميًا صارمًا مع تخطيط طويل الأجل وعمليات صارمة.

غالبًا ما كانت الأساليب القديمة التي سبقت الأسلوب الرشيق تلتزم بنظام يُعرف باسم "الشلال"، والذي يتطلب مجموعة صارمة من الخطوات التي يجب إكمالها بترتيب تسلسلي. قد تكون هذه الطريقة بطيئة في التكيف مع المعلومات الجديدة أو التحولات في بيئة الأعمال.

في المقابل، تؤكد إدارة المحافظ بالأسلوب الرشيق على المرونة والتخطيط التكراري والتعليقات المستمرة باستخدام مدخلات مثل المقاييس المتقدمة وتعليقات العملاء. وهي تعطي الأولوية لتدفقات القيمة والتسليم السريع للقيمة، والقدرة على التعديل بناءً على المعلومات الجديدة، والنهج التعاوني لإدارة محفظة المشاريع (PPM).

تعد القدرة على التكيف والاستجابة للتغيير أمرًا بالغ الأهمية في الأعمال الحديثة. تتيح إدارة المحافظ بالأسلوب الرشيق للمؤسسات التركيز بسرعة وإعادة توجيه الموارد إلى المبادرات الأكثر قيمة والأكثر توافقًا استراتيجيًا.

يعزز هذا التركيز على المواءمة الاستراتيجية الكفاءة من خلال تعزيز التعاون بشكل أفضل وتبسيط العمليات، مما يؤدي في النهاية إلى تسليم النتائج بشكل أسرع وأكثر فعالية. علاوة على ذلك، من خلال التركيز على تقديم القيمة المستمرة في عمليات المحفظة، يمكن للمؤسسات تلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل، مما يؤدي إلى زيادة الرضا عن العلامة التجارية والولاء لها.

يمكن تطبيق فلسفة الأسلوب الرشيق على أنواع كثيرة من العمل، على جميع المستويات التنظيمية:

إدارة المشروعات بالأسلوب الرشيق هي تطبيق المبادئ الرشيقة على مشروع فردي. قد يتضمن هذا المشروع مهام متعددة منفصلة وفرق تطوير متعددة تعمل جميعًا في خدمة هدف واحد، سواء كان ذلك منتجًا واحدًا أو تحديثًا أو ميزة جديدة.

إدارة البرامج بالأسلوب الرشيق تأخذ الأسلوب الرشيق خطوة إلى مستوى أعلى على المستوى التنظيمي. إدارة البرامج بالأسلوب الرشيق هي تطبيق نفس المبادئ الرشيقة على مجموعة من المشاريع. قد يتطلب ذلك بعض التقنيات والمنهجيات الجديدة، مثل إنشاء فرق تنفيذية جديدة، وتراكم مشترك للموارد، وزيادة التواصل بين الفرق الفردية.

إدارة المحافظ بالأسلوب الرشيق يجب تنسيق برامج مختلفة، ربما في أقسام مختلفة داخل المؤسسة. إدارة المحافظ تهتم بالاهتمامات الاستراتيجية الشاملة والمرونة التجارية أكثر من الأنواع الأخرى للإدارة، ويجب على المؤسسات الرشيقة أن تأخذ الأهداف العامة في الاعتبار للمساعدة في ضمان توافق المشاريع والبرامج.

تتضمن إدارة المحافظ الأسلوب الرشيق العديد من الركائز الرئيسية التي تعمل كالعمود الفقري للفلسفة. إن وضع هذه المبادئ في الاعتبار يمكن أن يساعد رائد الفريق في تنظيم خططه وتعزيزها.

إدارة المحافظ الرشيقة تهتم بالتوجيهات التجارية من قمة المؤسسة. من الضروري لمديري المحفظة الرشيقة التأكد من أن استراتيجية المؤسسة تتماشى مع التفاصيل الجوهرية للتنفيذ الفردي.

تحتفظ إدارة المحفظة بالأسلوب الرشيق بميل فلسفة الأسلوب الرشيق للتخطيط والتحسين المستمر من خلال التكرار. يجب أن تكون الإستراتيجية ذكية، ويجب أن يكون الأطراف المعنيين مستعدين للتغيير، سواء كان ذلك نابعاً من قوى داخلية أو خارجية.

التمكين والشفافية والصدق الجذري هي ركائز أساسية لإدارة محفظة بالأسلوب الرشيق. يمكن أن تأتي الأفكار والتوجيهات من أي مكان، ومدير المحفظة الجيد قادر على تمكين المطورين ومديري المشاريع من التحدث.

التقييم المستمر لقيمة الأعمال للمشاريع والمحافظ يعد من أهم مهام مدير المحفظة بالأسلوب الرشيق. هناك عدة طرق للقيام بذلك؛ واحدة من أكثرها شيوعًا تسمى تحليل تكلفة التأخير (CoD).

CoD هو حساب بسيط يوفر رقمًا يشير إلى أهمية الانتهاء في الوقت المناسب للمشاريع الفردية. من وجهة نظر مدير المحفظة، يمكن أن يكون CoD مفيدًا للغاية لتحديد الأولويات.

لا تتضمن إدارة المحفظة الأسلوب الرشيق بحد ذاتها أو تتطلب منهجيات أو أدوات محددة، ولكن هناك العديد من المنهجيات والأطر التي ترتبط أو تُستخدم عادةً في إدارة المحفظة الأسلوب الرشيق. لتنفيذ إدارة المحفظة بالأسلوب الرشيق بفعالية، من المفيد فهم مختلف المنهجيات والأطر الرشيقة وأدوات وتقنيات الأسلوب الرشيق.

Scrum هو إطار عمل للعمل الجماعي التعاوني، وقد سُمّي بهذا الاسم نسبةً إلى حركة في رياضة الرغبي يتحد فيها جميع اللاعبين ويقومون بدفعة واحدة كبيرة. إنه يعزز التطوير التكراري من خلال دورات قصيرة يمكن إدارتها تسمى "sprints"، والتي يمكن توسيع نطاقها لإدارة مشاريع متعددة ضمن محفظة عمل.

يتضمن Scrum عادة اجتماعات يومية، أو قصيرة ، و "دورات عمل"، وهي فترات عمل منسقة. في نهاية كل دورة، تتم التقييمات ومناقشة عمل الدورة، ويتم تعديل خطط الدورات المستقبلية حسب الحاجة لتلبية احتياجات المؤسسة وعملائها.

Kanban هي منهجية لتتبع المهام الفردية داخل المشروع، وعادة ما يتم تقديمها كلوحة—إما مادية أو رقمية. يركز على تصور مهام سير العمل وإدارة تدفق العمل لتحديد الاختناقات وتحسين التسليم المستمر.

تتضمن لوحة Kanban أعمدة متعددة: في أبسط صورها ، "للتنفيذ" و "قيد التقدم" و "مكتمل". في لوحة Kanban المادية، يتم نقل الملاحظات اللاصقة باستمرار من عمود إلى آخر أثناء مرور المهام بعملية الإنجاز.

SAFe (إطار العمل الرشيق الموسَّع) عبارة عن قاعدة معرفية لمبادئ تنظيمية ومبادئ سير العمل، وممارسات وكفاءات تدمج مبادئ من Scrum و Kanban و Lean لتوسيع نطاق الممارسات الرشيقة عبر المؤسسات الكبيرة. إنه مصمم لمواءمة مشاريع متعددة والمساعدة في ضمان الوظائف المشتركة وقابلية التشغيل البيني. يوفر SAFe نهجًا منظمًا لإدارة محافظ العمل الواسعة.

تُساعد هذه المنهجيات على مواءمة المشاريع مع استراتيجية العمل والأهداف الاستراتيجية، وتُعزز التواصل والتعاون بين الفرق السريعة، وتُشجع على التخصيص الفعال للموارد بناءً على الأولوية. 

يتم استخدام تقنيات ومصطلحات مختلفة لدعم إدارة المحفظة بالأسلوب الرشيق. تعمل هذه التقنيات على تسهيل تتبع المهام وإدارة دورات العمل وتنظيم قائمة المهام المتراكمة (Backlog)، مما يعزز الشفافية والتعاون داخل الفرق وفيما بينها.

لفهم قوائم مهام المشروع المتراكمة والتقدم المحرز، يجب أن تكون الفرق الرشيقة على دراية بالمفاهيم التالية:

الميزات: وظيفة محددة للمنتج توفر قيمة للمستخدمين.

الملاحم: مجموعات كبيرة من الأعمال التي يمكن تقسيمها إلى مهام أصغر أو قصص مستخدمين. إنها تساعد في تنظيم وترتيب أولويات العمل رفيع المستوى داخل المحفظة.

قصة المستخدم: وصف عام للميزة من وجهة نظر المستخدم. يصف ماهية الميزة وسبب حاجة المستخدم إليها.

الموضوعات: مجالات واسعة من التركيز لتوجيه المبادرات الاستراتيجية للمؤسسة. فهي تساعد على مواءمة المشاريع والبرامج مع أهداف العمل العامة، والتأكد من أن المحفظة توفر أقصى قيمة.

يعد الإلمام بهذه المفاهيم تمهيدًا جيدًا للمؤسسات التي تبدأ رحلة التحول للأسلوب الرشيق.

يوفر اعتماد الإدارة الرشيقة للمحفظة العديد من المزايا التي تعزز قدرة المؤسسة على إدارة المشاريع والبرامج بفعالية. من خلال التركيز على المرونة والتعاون والتخصيص الفعال للموارد والشفافية، يمكن للمؤسسات تحقيق نتائج أفضل ودفع التحسين المستمر عبر محافظها.

مرونة معززة: الاستجابة السريعة للتغييرات وإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة للتوافق مع الأهداف الاستراتيجية.

تحسين التعاون: تعزيز التواصل والتعاون المعزز عبر مشاريع وفرق عمل متعددة.

تخصيص أفضل للموارد: تحسين استخدام الموارد، والتأكد من توجيهها نحو المبادرات الأكثر قيمة.

زيادة الشفافية: اكتساب على رؤى واضحة حول التقدم العام للمحفظة وسلامتها، مما يتيح تحسين عملية صنع القرار.

في حين أن إدارة المحفظة بالأسلوب الرشيقة تقدم فائدة كبيرة، إلا أن المؤسسات قد تواجه العديد من التحديات في تنفيذها. يعد فهم هذه التحديات ومعالجتها أمرًا بالغ الأهمية لتبني هذه التحديات بنجاح وفعالية مستدامة.

المقاومة الثقافية: يتمثل أحد التحديات الرئيسية في التغلب على المقاومة الثقافية داخل المؤسسات. وتتطلب منهجيات الأسلوب الرشيق تحولاً في العقلية والممارسات، وهو ما يمكن أن يقابل بالتشكيك والتردد من الموظفين الذين اعتادوا على الأساليب التقليدية. يتطلب معالجة هذه المقاومة إدارة التغيير وتعزيز ثقافة الأسلوب الرشيق في جميع أنحاء المؤسسة.

المواءمة مع الأهداف التنظيمية: إن تعزيز مواءمة الممارسات الرشيقة مع أهداف واستراتيجية العمل الشاملة أمر هام. وبدون هذه المواءمة، هناك خطر توجيه الجهود والموارد بشكل خاطئ. من الضروري الحفاظ على وجود رابط واضح بين أنشطة إدارة المحفظة والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة لتعزيز التقدم المتماسك وتقديم القيمة.

فجوات المهارات: غالبًا ما يكشف تطبيق الأسلوب الرشيق للمحفظة عن وجود فجوات في المهارات داخل المؤسسة، لا سيما على مستوى إدارة المحفظة. قد تحتاج الفرق إلى تدريب وتطوير إضافيين لاعتماد الأسلوب الرشيق بشكل فعال. إن الاستثمار في التعليم المستمر وتطوير المهارات ضروري لبناء قوة عاملة كفؤة تركز على الأسلوب الرشيق.

التكامل: يمكن أن يكون تكامل الأدوات الرشيقة مع أنظمة المؤسسة الحالية عملية معقدة. يُعدّ التوافق في القيادة والتكامل السلس أمرًا حيويًا لتجنب الانقطاعات وزيادة مزايا الأدوات الرشيقة. يجب على المؤسسات التخطيط الدقيق لعملية الدمج وتنفيذها، مع مراعاة الجوانب التقنية والتشغيلية لتحقيق انتقال سلس.