أتمتة عملية التأهيل

يُعدّ أتمتة التأهيل، كجزءٍ من أتمتة الموارد البشرية، مزيجًا من العمليات التنظيمية والتقنيات، بما في ذلك أتمتة العمليات الآلية (RPA) والذكاء الاصطناعي (AI)، الذي تدعم برنامج التأهيل الآلي. تختار المؤسسات أتمتة عملية تأهيل الموظفين الجدد لتحقيق الكفاءة وتقليل الأخطاء وإيجاد وتوظيف مرشحين أفضل. وهذا يعود بالفائدة على العديد من الأطراف المعنية، بما في ذلك أقسام الموارد البشرية والموظفين الجدد.

تستفيد جميع المؤسسات، وخاصة تلك التي لديها آلاف الموظفين، من تبسيط عملية تأهيل الموظفين وتقليل الوقت المستغرق في المهام الإدارية التي تستغرق وقتًا طويلاً. بعض تلك المهام المتكررة يمكن أن تحدث قبل اليوم الأول للموظف، والبعض الآخر يحدث عندما يبدأ العمل في الشركة. أصبحت الأتمتة أكثر قوة في السنوات الأخيرة بسبب إدخال الذكاء الاصطناعي (AI) إلى عمليات المواهب في مجال الموارد البشرية.

إن إلغاء عمليات التأهيل اليدوية يساعد أيضًا في عمليات التوظيف وإنهاء خدمات الموظفين، وهي عملية إدارة خروج الموظفين من الشركة بعد حصولهم على وظيفة جديدة، أو فصلهم، أو تسريحهم، أو تقاعدهم.

على سبيل المثال، يمكنها أن تستخلص معلومات من خطابات التغطية أو السير الذاتية للموظفين المحتملين وتطابقها مع معايير الوظيفة لمعرفة ما إذا كان المرشح مناسبًا. إذا وصل المرشح إلى جولة المقابلة، فيمكن للنظام الآلي ملء نموذج إحاطة للقائم بإجراء المقابلة. عند مغادرة الموظف، يمكن للنظام الآلي إرسال أي أوراق متبقية تحتاج إلى توقيع إلى الموظفين المغادرين، وتسجيل خروجهم من جميع المواد الحساسة بمجرد مغادرتهم. يمكنه أيضًا إرسال الوثائق وملصقات الشحن لأي معدات قد يحتاجون إلى إعادتها في حال عملهم عن بُعد.

تستخدم تقنيات التأهيل الآلي بشكل متزايد تقنيات الذكاء الاصطناعي لتوفير المزيد من الفوائد.

• الذكاء الاصطناعي التوليدي
• الأتمتة الذكية
• التعلم الآلي
• معالجة اللغة الطبيعية

يمكن للذكاء الاصطناعي التوليدي أن يعزز جوانب متعددة من الخدمة الذاتية في تجربة تهيئة الموظفين، بدءًا من الإجابة على أسئلة الموظفين في الوقت الفعلي وصولًا إلى دعم تجربة التدريب في المؤسسة. هو جزء لا يتجزأ من روبوتات الخدمة الذاتية ومراكز المعرفة في المؤسسة. يستطيع الموظفون أيضًا استخدامه للتأكد من طرح الأسئلة الصحيحة على مديريهم عند بدء وظائفهم.

تستخدم الأتمتة الذكية تقنيات الأتمتة، مثل الذكاء الاصطناعي وأتمتة العمليات الآلية (RPA)، لتبسيط مهام سير العمل في المؤسسات. إنها حجر الزاوية في أي استراتيجية أتمتة. يمكن أن تعزز أتمتة التأهيل بشكل كبير باستخدام الذكاء الاصطناعي لبدء مستندات التأهيل بناءً على المعلومات المقدمة سابقًا، واستكمال الثغرات التي قد يغفلها الموظفون في مستندات التأهيل، وتوجيه الأذونات إلى المدير أو المسؤول المناسب. إنها تقع في قلب أي استراتيجية لأتمتة عملية التأهيل.

يمكن أن يساعد التعلم الآلي (ML) أدوات الأتمتة على التحسن من خلال تعلم المزيد عن المهام التي تؤديها والموظفين الذين تساعدهم. يمكن للشركات استخدام التعلم الآلي (ML) لتحليل البيانات حول عملية التأهيل وتحديد الاختناقات أو المجالات الأخرى التي يمكن تحسينها.

معالجة اللغة الطبيعية (NLP) تُمكّن القدرة على التعرف على النصوص والكلام وفهمها وتوليدها من خلال اللغويات الحاسوبية مع النمذجة الإحصائية، والتعلم الآلي، والتعلم العميق. تستخدم الشركات معالجة اللغة الطبيعية في عملية التوظيف لتحليل السير الذاتية لتحديد ما إذا كان المرشحون مؤهلين لوظائف محددة. وفي عملية التأهيل، يمكن للشركات أيضًا استخدامها لأخذ معلومات من النماذج المُضمنة ووضعها في الحقول ذات الصلة في أنظمة الاتصال والمزايا.

هناك العديد من حالات الاستخدام لاستراتيجيات الأتمتة التي تزيد الكفاءة وتحسّن العملية ككل.

• الموافقة على الإجراءات
• تقديم التوجيه والأعمال الورقية
• استكمال وتحديث أنظمة إدارة جهات الاتصال الداخلية
• تدريب خاص بالدور
• الإجابة على أسئلة الموظفين
• الدعم المستمر والتعليقات

يمكن للمؤسسات إعداد مهام سير عمل مخصصة تُيسّر عمليات الموافقة. يمكن أن تشمل هذه الموافقات نقل المرشحين المحتملين إلى المرحلة التالية من عملية المقابلة، وإجراء مطابقة الرواتب، وإعداد عروض العمل، وإرسال هدايا الشركة أو دعوات للقاء زملاء العمل الجدد.

يمكن للمؤسسات أتمتة العديد من سير عمل التوظيف اليدوي الذي يستغرق وقتًا طويلاً. يمكنهم أن يطلبوا من الموظفين إنشاء حسابات مستخدمين لأنظمتهم المختلفة. بعد ذلك، يمكنهم إنشاء قوالب للموظفين الجدد لإكمالها بمعلومات الموظفين.

يمكن أن تتراوح مسارات العمل هذه من تسريع الحصول على الموظفين الجدد، مثل رسالة ترحيب ومعلومات حول المزايا. يشير الموظفون إلى أنهم قرأوا المواد وقدموا أي معلومات مطلوبة. إذا لم يفتح الموظف البريد الإلكتروني، أو ينقر على مربع، أو يقدم المعلومات المطلوبة، يستمر النظام في المتابعة حتى يتم إكمال تلك المهام.

عملية التأهيل الآليّة هذه أساسية للحصول على بيانات الموظفين الجدد، مثل المستفيدين، ومعلومات الحسابات البنكية، وجهات الاتصال الرئيسية في حالات الطوارئ.

برامج الأتمتة تلغي الحاجة إلى قيام العامل بإرسال طلب المعلومات، ويمكنها أيضًا أتمتة متابعة المعلومات المفقودة.

غالبًا ما تتطلب عملية التأهيل إدخالًا كبيرًا للبيانات لتسجيل الموظفين في الأنظمة الصحيحة، مثل نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS). غالبًا ما تستخدم المؤسسات نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) لتسجيل معلومات الاتصال والمعلومات المصرفية والضريبية الخاصة بالموظف. استخدام منصة برمجية آلية ترسل النماذج المناسبة للموظفين لتسجيل هذه المعلومات يوفر على الموظفين مهام غير ضرورية.

يمكن للمؤسسات إعداد روبوت المحادثة للموارد البشرية ووكلاء الذكاء الاصطناعي للتفاعل مع الموظفين. يستطيعون حل بعض أبسط استفسارات الموظفين، ويمكن للموظفين متابعة أي أسئلة متبقية مع ممثل الموارد البشرية. لقد نجح watsonx Assistant™ المدعوم بالذكاء الاصطناعي في تقليل الوقت الذي يقضيه موظفو الموارد البشرية في أداء مهام الموارد البشرية الشائعة بنسبة 75%.

تُعد الأيام القليلة الأولى من تأهيل الموظف مهمة لإعداد كل من الموظف والمؤسسة للنجاح. يمكن للمؤسسات التي تُنشئ نظامًا بسيطًا لجمع التعليقات وتوزيع الإجابات، سواءً عن طريق الذكاء الاصطناعي التوليدي أو محترفي إدارة المواهب الأفراد، أن تُبقي هؤلاء الموظفين على المسار الصحيح بسرعة في الأيام الأولى.

قد يحتاج الموظفون الجدد إلى صقل مهاراتهم أو إعادة صقلها تلقائيًا في المجالات الرئيسية. قد تزود المؤسسات الموظفين بتطبيقات تدريب توفر أنظمة تدريب مخصصة. يستمر نظام التدريب في متابعة الموظفين حتى إكمالهم جميع التدريبات المطلوبة. كما يمكن لأتمتة الذكاء الاصطناعي، مثل التعلم الآلي، إنشاء تدريب مخصص بناءً على أداء الموظف في موضوع معين. على سبيل المثال، يمكن أن تقترح تدريبًا تكميليًا حول تحليلات التسويق إذا كان الموظف يواجه صعوبة في التعامل مع تلك الأسئلة.

يجب على المؤسسات التي تعتمد حاليًا بشكل كبير على العمليات اليدوية أن تتخذ الخطوات التالية للاستعداد لمستقبل آلي.

1. إنشاء قائمة تحقق من عملية التأهيل
2. تحديد أي من هذه المهام اليدوية يمكن تحويلها إلى مهام آلية
3. اختيار التقنيات والشركاء المناسبين
4. تخصيص تقنيات الأتمتة
5. تدريب موظفي الموارد البشرية
6. إجراء اختبار A/B
7. النشر على نطاق واسع
8. قياس النتائج

حدّد جميع مهام التأهيل ذات الصلة التي يجب على الموظف الجديد إكمالها ليعتبر في وضع جيد وجاهز للعمل في المؤسسة. حدد أي من هذه المهام هي الأكثر أهمية وما إذا كان هناك ترتيب محدد يجب على الموظف إكمالها به. على سبيل المثال، يجب على الموظفين تقديم معلوماتهم المصرفية قبل إبلاغ المؤسسة بكيفية تفضيلهم استلام مدفوعاتهم.

ينبغي على كل مؤسسة أن تزود موظفيها بالتوازن المناسب بين التكنولوجيا والعنصر البشري. قد تتطلب بعض المهام، مثل الإجابة على استفسارات حول سوء فهم يتعلق بالراتب أو المزايا، تدخلًا بشريًا دائمًا. بالمقابل، يعتبر إرسال واستلام النماذج الخاصة بالمعلومات الأساسية والروتينية خياراً مثالياً للأتمتة.

قد يتطلب تطبيق أتمتة التأهيل الحصول على تراخيص لعدة تقنيات والعمل مع شريك لتنفيذها. قد ترغب في اختيار تقنية تأهيل موظفين مدفوعة بالذكاء الاصطناعي تقوم بأتمتة مهام محددة يريدون إزالتها من مهام سير عمل الموظفين.

يساعد IBM watsonx Orchestrate المؤسسة على أتمتة العمليات التجارية المتكررة التي تستغرق وقتًا طويلاً من خلال إعداد الحسابات وتوحيد التجربة للموظفين الجدد.

لا تعمل جميع التقنيات كما تأمل المنظمات عند استخدامها مباشرةً. إن العمل مع مزود الخدمة المناسب، مثل IBM watsonx Orchestrate، يمكن أن يجعل هذه التقنيات مناسبة للغرض لتلبية احتياجات المؤسسة المحددة.

بينما تلغي أتمتة الإعداد العديد من المهام اليدوية من أعباء موظفي الموارد البشرية، فإنهم يحتاجون إلى تعلم كيف تتغير مسؤولياتهم وكيفية تحقيقها باستخدام التكنولوجيا. لذلك، يحتاجون إلى التدريب لفهم ما يفعله النظام الجديد، وكيفية التفاعل معه وكيفية الحصول على البيانات التي قد يحتاجون إليها. على سبيل المثال، قد يحتاجون إلى معرفة كيفية استدعاء سجل رسائل الموظفين إذا كانوا يناقشون الرواتب أو مؤشرات الأداء الرئيسية لأقسام الموظفين.

حتى أكثر المؤسسات خبرةً بالتكنولوجيا قد تحتاج إلى تجربة سير عملها الجديد مع مجموعة صغيرة من الموظفين قبل نشره على مستوى المؤسسة. يجب اختيار عدد قليل من المستخدمين الجدد لتجربة سير العمل وتقديم تعليقات حول ما يعمل وما لا يعمل وأين يفتقدون العنصر البشري. بهذه الطريقة، تضمن المؤسسة وجود التوازن المطلوب بين التواصل البشري واستخدام التقنية، عندما يتم تطبيقه باستمرار على جميع الموظفين الجدد.

وبمجرد انتهاء فترة الاختبار، يجب على المؤسسة طرح عملية الأتمتة على المؤسسة بأكملها. من الناحية المثالية، يجب أن يشرح رئيس قسم الموارد البشرية أو مسؤول تنفيذي رفيع المستوى سبب حدوث عملية الأتمتة وكيف، إن كان لها تأثير، ستؤثر على الموظفين الحاليين.

هناك العديد من مؤشرات الأداء الرئيسية التي تعمل الأتمتة على تحسينها في أثناء العملية. العنصر الأساسي هو وقت الإنجاز، وهو الوقت الذي يستغرقه الموظفون لتقديم جميع المعلومات ذات الصلة لإكمال عملية تأهيلهم. يجب على الشركات أيضًا تتبع عدد الأخطاء في نظامها الآلي الجديد ومقارنته بعدد الأخطاء التي حدثت في نظامها اليدوي السابق. كما يجب عليهم أيضًا سؤال الموظفين بشكل روتيني عن تأهيلهم، وتحديد ما إذا كان الرضا يزداد مع تحسن العملية.

هناك العديد من الفوائد لاستخدام الأتمتة في عملية تأهيل الموظفين.

• تحسين الرضا الوظيفي لأعضاء فريق الموارد البشرية

• تقليل الخطأ البشري

• تقليل التكاليف والجدول الزمني لاستقطاب المواهب

• تحويل تجربة الموظف والعملاء

عبر التخلص من العمليات اليدوية في مهام موظفي الموارد البشرية، تتيح أتمتة التأهيل لهم التركيز على تجارب أكثر أهمية ومجزية. يمكنهم قضاء بعض الوقت في التحدث إلى الموظفين الجدد حول ما يحفزهم وإرشادهم حول كيفية تحقيق أقصى استفادة من حياتهم المهنية مع الشركة.

يمكن لبرامج تأهيل الموظفين أن تحمي المؤسسات من الأخطاء البشرية غير الضرورية، مثل إدخال معلومات الراتب بشكل خاطئ أو إرسال حزمة تأهيل إلى الشخص الخطأ. يؤدي الخطأ البشري المتعلق ببيانات الموظفين إلى مخاطر تتعلق بالسمعة ومخاطر مالية إذا تم تخزين تلك المعلومات أو توزيعها بشكل غير صحيح. في حين أن الأتمتة يمكن أن تساعد في تقليل الأخطاء البشرية المتعلقة بالبيانات، إلا أنها قد تكون أيضًا عرضة للهجمات الإلكترونية، لذلك يجب على المؤسسات تعزيز أمنها الإلكتروني حول هذه البيانات الحساسة.

يمكن أن يؤدي تقليل عدد المهام اليدوية التي يحتاج مديرو التوظيف إلى القيام بها في توظيف الموظفين وتأهيلهم إلى تبسيط عملية الموارد البشرية الشاملة. يمنحهم الفرصة لتخصيص وقت أكبر وأفضل للعملاء المحتملين، وحل المشكلات الأكثر تعقيدًا. كما أنه يقلل من الوقت بين تقديم الموظف للمعلومات وإضافتها إلى نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)، مما يسرع عملية التأهيل.

شركة FloCareer، أحد عملاء IBM، احتاجت إلى إتمام 20 ألف مقابلة تقنية في شهر واحد. كانت بحاجة إلى أدوات آلية ذكية لتوسيع نطاق المرشحين الذين يمكنها الاتصال بهم وتحديد موعد للمقابلات. باستخدام Watsonx Orchestrate لأتمتة التواصل مع المرشحين المؤهلين في مجموعة تم إنشاؤها بواسطة الشريك ThisWay Global، يمكن لموظفي FloCareer استخدام Watsonx™ لتحديد قائمة بالمهنيين المؤهلين تأهيلاً عاليًا في غضون ثوانٍ.

يمكن للمؤسسات تحسين تجربة موظفيها من خلال تبسيط الطريقة التي يقدم بها هؤلاء الموظفون المعلومات في اليوم الأول من عملهم. إن إرسال نماذج إلكترونية آلية يمكن للموظفين إكمالها في المنزل أو المكتب يترك انطباعًا أوليًا قويًا. وهذا يجعل الأيام الأولى من تجربة الموظف أكثر إنتاجية، وقد يؤدي إلى زيادة الاحتفاظ بالموظفين من خلال إظهار أن المؤسسة لن تجعلهم يقومون بعمل يدوي غير ضروري عندما يكون من الممكن أتمتته.

في الواقع، توقع 65% من متخصصي الموارد البشرية الذين شملهم استطلاع Paychex (الرابط خارج IBM.com)¹ أن الذكاء الاصطناعي في عملية الإعداد سيحسن من الاحتفاظ بالموظفين. رضا الموظفين له تأثير متدرج. الموظفون الملتزمون والسعداء هم أكثر عرضة لتقديم خدمة عملاء ممتازة لعملاء المؤسسة.