ما الذي يمكن أن تفعله الشركة لتحسين إنتاجيتها؟

إنتاجية العمل هي الفعالية الإجمالية للمؤسسة والكفاءة التي يمكن للموظفين من خلالها إنجاز مهام العمل، فهناك العديد من العوامل التي تؤثر على معدلات إنتاجية الأعمال، ولكن يعد تحديد أهداف واضحة وقابلة للتحقيق لأعضاء الفريق نقطة بداية جيدة.

ولتحقيق أقصى قدر من الإنتاجية، يتعين على الشركات تنفيذ الاستراتيجية التي تراعي عوامل مثل إرهاق الموظفين، وتبسيط سير العمل، وتنفيذ أدوات الذكاء الاصطناعي والأتمتة، والتواصل المفتوح بين الفرق. ويتعين على المجموعة أن تحقق التوازن الصحيح بين هذه العوامل والعديد من العوامل الأخرى لتحقيق الكفاءة المثلى وتعزيز الإنتاجية.

إنتاجية الأعمال عنصر جوهري لتقييم فعالية الأداء على جميع مستويات الشركة، من أداء الأفراد إلى كفاءة المنظومة المؤسسية بأكملها. من المهم جدًا تعزيز الأداء العام للأعمال وضمان النجاح على المدى الطويل. حيث يؤثر بشكل مباشر على العمليات التجارية من خلال تسليط الضوء على أفضل استخدام للموارد (الوقت والعمالة ورأس المال).

يعتبر التواصل الفعّال داخل المؤسسة عنصرًا حاسمًا لتحقيق تناغم الفرق مع الأهداف المؤسسية وضمان وضوح المهام، ما يعزز التنسيق والإنتاجية، فالمؤسسات التي تراقب مقاييس الإنتاجية تستطيع تقييم فعالية عملياتها واكتشاف المجالات التي تتطلب تحسينًا، بما في ذلك التواصل الداخلي.

إن وجود بيئة عمل إيجابية يعزز إنتاجية الموظفين ويشجع الموظفين على الأداء في أفضل حالاتهم. وعندما يشعر الموظفون بالتحفيز والدعم، فمن المرجح أن يشاركوا ويركزون على مهامهم، ما يؤدي إلى زيادة الإنتاج. وعلى النقيض من ذلك، يمكن أن تعيق العمليات التجارية من الإنتاجية. ويجب تحديد هذه العقبات ومعالجتها للحفاظ على سلاسة سير العمل.

ومن خلال تحسين الإنتاجية، يمكن للشركات خفض التكاليف وتحسين الخدمات وزيادة عائد الاستثمار (ROI) والحفاظ على قدرتها التنافسية. وهذا يخلق فرصًا للنمو والابتكار والنجاح المستدام في سوق ديناميكي. لذلك، من الضروري لقادة الأعمال وموظفيهم فهم الإنتاجية وتحسينها.

لا يمكن المبالغة بأهمية إنتاجية الأعمال. ولكن من أين نبدأ؟ فيما يلي ست استراتيجيات لتعزيز الإنتاجية وتعظيم الفعالية:

ما زالت المؤسسات تضيع ساعات العمل القيمة في الأعمال الورقية. ويمكن أن يؤدي استخدام التقنية إلى تحسين إنتاجية الأعمال بشكل كبير وذلك من خلال تبسيط المهام المتكررة وتقليل العمليات اليدوية التي تستغرق وقتًا طويلاً، فباستخدام الحلول التقنية مثل أدوات الأتمتة، يمكن للمجموعة أتمتة الأنشطة الروتينية مثل إدخال البيانات والجدولة وإنشاء التقارير. ونتيجة لذلك، يمكن أن توفر هذه الأتمتة وقتًا ثمينًا للموظفين للتركيز على المهام الاستراتيجية ذات المستوى الأعلى التي تتطلب العمل الجماعي والإبداع.

تعتبر تقنيات وكلاء الذكاء الاصطناعي والمساعدين من العوامل الرئيسية التي تعزز من كفاءة الأعمال. يمكن للشركات استخدام وكلاء الذكاء الاصطناعي لأداء المهام الروتينية وتقليل الأخطاء البشرية، ما يضمن دقة أعلى مثل الحسابات وتوثيق السجلات. ويقلل هذا الدعم من الحاجة إلى تصحيحات تستغرق وقتًا طويلاً ويحسن من جودة العمل، ما يساهم في تسهيل العمليات التجارية. كما أنه يسمح للشركات بتوسيع نطاق عملياتها دون زيادة متناسبة في تكاليف العمالة، ما يساهم في زيادة القدرة التنافسية.

وبشكل منفصل، يمكن أن تؤدي قدرة وكلاء الذكاء الاصطناعي على أتمتة المهام وتحليل البيانات بسرعة إلى تقليل الاختناقات وتحسين اتساق المخرجات. تسمح هذه الكفاءة المحسّنة بتتبع أفضل لمقاييس الأداء في الوقت الفعلي، ما يوفر رؤى حول مجالات التحسين والتطوير.

بغض النظر عن حجم المؤسسة، فإن الموظف السعيد يؤدي إلى زيادة الإنتاجية في مكان العمل. يجب أن تدرك المجموعة أن التوازن السليم بين العمل والحياة هو مؤشر رئيسي على الرضا الوظيفي، حيث تعد ثقافة الشركة والعروض التي تقدمها لرفاهية الموظفين ذات أهمية حيوية لمستويات الإنتاجية الإجمالية. يمكن للمؤسسات أن تنظر في تقديم خيارات العمل عن بُعد، وخدمات الصحة النفسية للموظفين، وحوافز للذهاب إلى المكتب، وإجازات مدفوعة الأجر لأصحاب الأداء العالي.

لكي تنمو الأعمال وتزداد إنتاجيتها، يجب أن يكون الموظفون على رأس الأولويات كما ينبغي للمؤسسات أن تركز على استراتيجيات وخطط تعزز العمل الجاد وتقلل من الوقت المقضي في الاجتماعات غير الضرورية. وتعد بيئة العمل الآمنة والمرحبة حيث يشعر الموظفون بالترحيب والتقدير أيضًا أمرًا أساسيًا لضمان رضا الموظفين. كما يتعين على المؤسسات وأصحاب الأعمال أن يطلبوا من موظفيهم التعليق وتمكينهم من التعبير عن مخاوفهم والشعور بأن أفكارهم مسموعة.

إن تحسين رفاهية الموظفين يمكن أن يتم من خلال اعتماد قنوات اتصال فعالة، مثل تطبيق Slack، أو من خلال إقرار سياسات للعمل عن بُعد أو بنظام العمل الهجين. ويُعد ترسيخ ثقافة عمل إيجابية وآمنة أمرًا ضروريًا، غير أنه يتطلب جهودًا دؤوبة لضمان خلق بيئة تحتضن الموظفين وتدعم تطورهم المهني. كما ينبغي أن يُتاح للموظفين دائمًا المجال للتعبير عن مخاوفهم، وعلى الإدارة العليا أن تكون على دراية بآراء الموظفين وانطباعاتهم تجاه بيئة العمل والإدارة.

يعد النظام التنظيمي لمتابعة العمليات والإجراءات من الاستراتيجيات الفعالة لرفع مستوى إنتاجية الأعمال. ويسمح هذا النظام للشركات بتخصيص المهام بشكل فعال وتقييم الإجراءات والأدوات، ما يضمن عمل جميع العمليات على المستوى الأمثل. كما أن تبسيط إجراءات العمل يمكن أن يساعد أيضًا في منع التحميل الزائد على الأفراد وتقليل فترة التعطل، ما يضمن إنجاز المهام في الوقت المحدد وبمستوى عالٍ.

يمكن لأنظمة سير العمل مراقبة التقدم المحرز في الوقت الفعلي، ما يسهل إدارة المشروع وتعديل أحمال التشغيل. يقلل هذا النهج الاستباقي من احتمالية حدوث أخطاء وتأخير وفرص ضائعة، وكلها يمكن أن تؤثر سلبا على نمو الأعمال والإنتاجية.

يساهم النظام التنظيمي في تقديم رؤى حول المجالات التي تحتاج إلى تحسين، ويحدد الأماكن التي قد تتطلب تدريبًا إضافيًا للموظفين ضمن العمليات أو سير العمل. إنتاجية الفريق هي مفتاح إنتاجية الأعمال الإجمالية. يضمن وجود نظام تتبع واضح ومنظم توافق الجميع مع الأهداف والتوقعات، ما يعزز بيئة تعاونية.

مع تطور المؤسسات، تتطور التقنية أيضًا. يعد رفع مهارات الموظفين الاستراتيجية الحاسمة لتحسين إنتاجية الأعمال لأنه يعزز مهارات ومعرفة وكفاءة القوى العاملة. ويضمن تحسين المهارات إطلاع الموظفين دائمًا على أحدث الأدوات والعمليات وأفضل الممارسات. ويؤدي هذا الاستعداد إلى زيادة الكفاءة في عملهم، حيث أنهم مجهزون بشكل أفضل للتعامل مع المهام المعقدة والتكيف مع احتياجات العمل المتغيرة.

ومن خلال الاستثمار في تدريب هذه المهارات الجديدة، يمكن للشركات التركيز على إنتاج عمل عالي الجودة وتقليل الوقت المستغرق في تدريب الموظفين الجدد. يمكن للفريق المدرب تدريباً جيداً العمل باستقلالية أكبر وحل المشاكل بسرعة، ما يؤدي إلى سير العمليات بسلاسة أكبر، وفي النهاية إلى إيجاد موظفين أكثر تحفيزاً وتفاعلاً يشعرون بالتقدير.

ويمكن تطبيق تحسين المهارات عندما تقوم المجموعة بتطبيق أداة التقنية جديدة أو عملية تتطلب من الموظفين تعلم نظام جديد بالكامل للقيام بوظائفهم. ويمكن أن يحدث في أي قسم اعتمادا على ماهية النظام أو الأداة الجديدة وطرق تطبيقها. كما يتيح تطوير المهارات للموظفين الوقت والفرصة للتعلم عن النظام أو الأداة الجديدة قبل أن يُتوقع منهم استخدامها في الأعمال اليومية. ويعد هذا مثالاً على استثمار الشركة في موظفيها الحاليين وتمكينهم لتحقيق النجاح.

يعزز تحسين المهارات من الاحتفاظ بالموظفين. إن المؤسسات التي تهتم بتطوير مهارات موظفيها تساهم في بناء ثقافة عمل إيجابية، ما يقلل من معدلات الاستقالة والتكاليف المرتبطة بالتوظيف وتدريب المواهب الجديدة. ويُعد تعزيز مهارات الموظفين عنصرًا أساسيًا في تطبيق التقنيات الحديثة، ما يسهم في النهاية في خلق قوة عمل أكثر قدرة وتحفيزًا على دفع نمو الأعمال.

تعتبر الانحرافات اليومية أمرًا مرهقًا، سواء كنت تعمل في المكتب أو من المنزل. ويمكن لعوامل مثل وسائل التواصل الاجتماعي وإشعارات الهواتف أن تؤثر على تركيز الموظفين، حتى الأكثر كفاءة. كما يدعي الكثيرون أنهم ماهرون في تعدد المهام، لكن الدراسات أظهرت أن ذلك يؤثر سلبًا على الإنتاجية. ويعتبر تمكين الموظفين وتنظيم وقت الفرق بفعالية من العوامل الرئيسية في زيادة إنتاجية الأعمال.

تساهم أدوات مثل برامج إدارة المشاريع وأدوات تتبع الوقت في تعزيز إنتاجية الموظفين وضمان استخدام أيام العمل بأقصى كفاءة ممكنة وتساعد حلول إدارة الوقت الموظفين في ترتيب أولويات مهامهم اليومية والحد من التشتت. ومن خلال توفير أدوات جدولة واضحة، وقوائم مهام، ومواعيد نهائية، تساعد هذه الحلول الموظفين على التركيز على المهام الأكثر أهمية وتحقيق الأهداف بفعالية.

تقلل أنظمة إدارة الوقت أيضًا من خطر الإرهاق من خلال تعزيز أعباء العمل المتوازنة، ما قد يؤدي إلى نتائج أفضل للمشروعات وعمليات تجارية أكثر سلاسة. تستطيع المجموعة البدء بالقوالب لبناء أدوات إدارة الوقت ثم تخصيص الحل عندما يصبح مألوفاً أكثر.

على الرغم من أهمية جميع حلول إدارة الوقت، إلا أن الأمر الأساسي هو أن قادة الأعمال يجب عليهم التواصل بوضوح بشأن الأولويات. ولن تكون هذه الأنظمة فعّالة إذا لم يكن هناك توافق بين الموظفين والإدارة حول الأولويات والأهداف الرئيسية للأعمال.

من الضروري أن تمتلك المؤسسة أهداف واضحة وموحدة يتم نقلها إلى جميع العاملين. يتعين على الشركات تحديد الأولويات والمراحل القابلة للتحقيق التي يجب أن يكون جميع الموظفين على علم بها والعمل على تحقيقها. وتتوافر أيضًا مقاييس يمكن للمؤسسات تتبعها لتوفير رؤى دقيقة ومفصلة حول كيفية أداء عملية أو أداة معينة في تحسين العمل داخل الشركة.

تساعد الأولويات على توحيد هدف جميع الموظفين. على سبيل المثال، إذا كانت الأولوية هي زيادة رضا العملاء العام بنسبة 5%، فيتعين على جميع أفراد المؤسسة التعاون لتحقيق هذا الهدف. قد تقوم الأقسام المختلفة—مثل قسم المبيعات—بتحديد أولويات فرعية ستؤثر في النهاية على الهدف العام لزيادة رضا العملاء. قد تقوم الأقسام المحددة بتتبع بعض النقاط الرئيسية مثل مقاييس الأداء المرتبطة بالمهام، والمقاييس المالية، ومقاييس العملاء أو آليات متابعة الوقت.

ما يصل إلى جوهر الأمر هو أنه بتوحيد الأهداف التجارية، يصبح احتمال النجاح أكبر بكثير. على القادة في المجموعة أن يحددوا المقاييس التجارية الأكثر أهمية، مع استخدام بيانات الأداء لتقييم الإنتاجية، وكفاءة العمليات، وتطوير الموظفين، وإدارة المشاريع، وإدارة الوقت. تعمل الأولويات والأهداف التجارية المحددة كإطار شامل لجميع الاستراتيجيات الأخرى التي تهدف إلى تعزيز الإنتاجية في العمل.