Что представляет собой электронный обмен данными?

Электронный обмен данными (EDI) — это процесс обмена документами в стандартном формате между разными организациями. EDI помогает организовать перемещение данных непосредственно из приложения в одной организации в приложение в другой организации.¹ Стандарты EDI, устанавливающие требования к размещению информации в документах и сообщениях EDI, избавляют от необходимости вручную перекодировать информацию. Автоматизированная среда помогает обеспечить высокую скорость обмена информацией: гораздо быстрее, чем обмен бумажными документами и другие способы обмена документами, на которые могут уходить часы, дни и недели.

Организации пользуются EDI для интеграции и пересылки разных видов документов: от заказов и счетов до коммерческих предложений, заявок на кредиты и многого другого. В большинстве случаев эти организации — партнеры, обменивающиеся товарами и услугами, зачастую в рамках своих цепочек поставки и бизнес-сетей.

Обзор EDI

Все транзакции EDI описаны в стандартах сообщений EDI. Важно располагать хорошими процессами управления для обеспечения качества данных. Если информация будет отсутствовать или находиться не там, где она должна быть, документ EDI может быть обработан неправильно.

Стандарты лежат в основе диалогов EDI.² Разработкой стандартов сообщений EDI занимаются несколько организаций, включая ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL и Аккредитованный комитет по стандартам X12.

Вообще говоря, предусмотрено два вида передачи сообщений EDI:

  • Точка-точка (прямые). Два компьютера или две системы подключены друг к другу через Интернет без промежуточных узлов. Как правило — по безопасным протоколам связи.
  • Сеть с дополнительными услугами (VAN). За управление передачей данных отвечает сторонняя сеть. Как правило, при этом используется принцип почтовых ящиков.

Для передачи сообщений EDI через Интернет используются протоколы SFTP и AS2 (протокол на базе HTTP), SOAP и другие протоколы.

Данные EDI состоят из элементов; примерами элементов могут быть ИД отправителя и ИД получателя. Сегментом называется группа из нескольких взаимосвязанных элементов, имеющая самостоятельный смысл. Например, элементы FNAME (имя) и LNAME (фамилия) могут образовывать группу CUSTOMERNAME (полное имя клиента). Конверты применяются для структурирования разных типов данных и содержат информацию об адресах отправителя и получателя.

Поток документов или поток сообщений EDI описывает перемещение сообщений EDI между разными входящими и исходящими адресами и отделами для реализации определенного процесса или транзакции.³

В чем заключается важность EDI

Современный мир полагается на EDI как на одну из основных фундаментальных технологий в основе взаимодействия организаций. Эта технология используется бизнесом по всему миру в качестве предпочитаемого средства обмена документами в ходе бизнес-транзакций.

Как технология автоматизации, EDI обладает следующими достоинствами:

  • Экономия времени и средств. Автоматизация процессов, которые раньше выполнялись вручную с применением бумажных документов.
  • Повышение эффективности и продуктивности. Обработка большего количества бизнес-документов за меньшее время.
  • Сокращение количества ошибок. Полная стандартизация EDI помогает обеспечивать правильное форматирование информации и данных перед тем, как они попадут в бизнес-процессы или приложения.
  • Оптимизация отслеживания и отчетности. Электронные документы можно интегрировать с разнообразными ИТ-системами для организации сбора данных, обеспечения их видимости и анализа.
  • Формирование положительных впечатлений у клиентов. Обеспечение эффективного выполнения транзакций и быстрой и надежной доставки продуктов и услуг.

Технология EDI важна для организаций любого масштаба. Крупным организациям EDI помогает установить стандарты для партнеров, помогающие систематически получать преимущества. Небольшим организациям соблюдение стандартов EDI помогает в интеграции с крупными компаниями, обладающими большими бюджетами и серьезным влиянием.

Метаязыки, например XML или JSON, и средства интеграции API дополняют, а не заменяют EDI. Компании должны быть готовы к обработке постоянно увеличивающегося количества форматов документов и вариантов их передачи. Один глобальный производитель постоянно обменивается документами 55 типов с почти 2000 партнеров.

Эффективная реализация EDI

Для некоторых организаций реализация EDI может вызывать сложности. Одна из причин этого связана с необходимостью соблюдения меняющихся норм законодательства, стандартов и правил. Технология сама по себе также сопряжена с определенными сложностями, поскольку она применяется для удовлетворения комплексных глобальных потребностей бизнеса.Например, каждый партнер в коммерческой сети может предъявлять собственные требования. Даже если два партнера согласуют типы применяемых документов EID, у каждого из них могут быть свои требования к форматированию документов, которые необходимо реализовать. Эти и другие факторы стали причиной аутсорсинга EDI во многих организациях.

Независимо от того, реализована ли технология EID самой организацией или передана в аутсорсинг, для эффективной реализации должны быть выполнены определенные базовые условия и присутствовать определенные возможности и ресурсы. Помимо очевидных факторов, таких как согласование типов документов, способов их безопасной передачи и необходимого аппаратного и программного обеспечения, для эффективной реализации EDI необходимо принять во внимание следующие факторы:

  • Программное обеспечение для преобразования или сопоставления данных. Отвечает за импорт полей данных, таких как имена, адреса, суммы, коды продуктов и количества, из форматов бизнес-приложений в стандартные документы и наоборот.
  • Автоматизированная упаковка документов в конверты и их извлечение из конвертов. Поддержка крупных пакетов сообщений EDI, необходимая отправителям и получателям для упаковки и распаковки транзакций, позволяющая группировать и разделять их в соответствии со структурой подразделений и направлений бизнеса партнера.
  • Механизмы маршрутизации сообщений. Необходимы после извлечения сообщений из конвертов для группировки сообщений и доставки получателям. Также может требоваться преобразование сообщений в формат, поддерживаемый получателем.
  • Соглашения с партнерами (TPA). Устанавливают правила и условия, стандарты документов ,средства и протоколы связи между партнерами.

Будущее EDI

Рассмотрим следующий пример. Сейчас для возврата уплаченных средств за поврежденные товары применяется документ EDI 214 — сообщение перевозчика о статусе отправления. Содержимое отправления непригодно к использованию или не подлежит продаже. Операции возврата средств часто служат источником разногласий.

Но в будущих цепочках поставок возможность обмена документами EDI ляжет в основу инноваций, включая Интернет вещей (IoT), блокчейн и искусственный интеллект. В будущем в EDI будут использоваться:

  • Датчики IoT. Будут устанавливаться в упаковке и применяться для периодической отправки сообщений EDI 214 для повышения видимости состояния упаковки практически в реальном времени.
  • Технология Blockchain. Потоки сообщений EDI могут обеспечить единый источник достоверной информации об отправлениях для быстрого решения проблем и предотвращения споров по поводу возврата средств.
  • Агент на основе ИИ. Ведет мониторинг событий и информации, связанной с отправлением, и может выявлять аномальные события, определять, требуется ли повторная отправка, находить самый эффективный источник замены, формировать новые отправления и уполномочивать возврат.

Источники информации

¹ «Electronic data interchange (EDI): An introduction», Roger Clark, Business Credit, октябрь 2001

² «Electronic data interchanges», Википедия

³ «EDI and B2B basics», Sriniedibasics, 20.08.2011

⁴ «The future of EDI: An IBM point-of-view», IBM Watson Supply Chain, октябрь 2018 (PDF, 1 МБ)