Управление бизнес-процессами

menu icon

Управление бизнес-процессами

Узнайте, как управление бизнес-процессами помогает оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы с целью повышения эффективности и снижения затрат.

В чем заключается управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами (BPM), согласно определению Gartner (внешняя ссылка), реализует методы, обеспечивающие обнаружение, моделирование, анализ, измерение, улучшение и оптимизацию бизнес-стратегии и процессов. Не следует путать термины «управление бизнес-процессами», «управление задачами» и «управление проектами», поскольку управление бизнес-процессами охватывает намного более широкий круг вопросов. Управление задачами сосредоточено на отдельных задачах, в то время как в BPM рассматривается процесс целиком. Управление проектами относится к разовым заданиям, в то время как в BPM внимание сосредоточено на повторяющихся процессах. Непрерывное перепроектирование процессов позволяет оптимизировать рабочие процессы и, как следствие, повысить эффективность и снизить затраты. Данная концепция не нова; примерами методологий BPM являются известные всем принципы «шести сигм» и Lean.

Комплекты решений для управления бизнес-процессами, объединяющие в себе передовую аналитику, мониторинг действий и функции управления принятием решений, позволяют координировать взаимодействие между людьми, системами, информацией и материалами для достижения поставленных бизнес-целей. Результатом такого подхода является ускорение темпов цифровой трансформации.

Разновидности BPM

Существует три основных вида управления бизнес-процессами: ориентированное на интеграцию, ориентированное на человека и ориентированное на документы.

  • Управление бизнес-процессами, ориентированное на интеграцию: здесь основное внимание уделяется процессам, которые не требуют частого вмешательства человека. Такие процессы в большей степени полагаются на API и механизмы интеграции данных на уровне систем, например управление персоналом (HRM) или управление отношениями с клиентами (CRM).
  • Управление бизнес-процессами, ориентированное на человека: в отличие от интеграции, этот вид BPM ориентирован на участие человека, в особенности в сценариях на основе утверждения. Интуитивно понятные пользовательские интерфейсы с функциями перетаскивания позволяют назначать задачи разным ролям, упрощая распределение ответственности внутри процесса.
  • Управление бизнес-процессами, ориентированное на документы: этот вид BPM подходит для работы с конкретным документом, например договором. Процесс приобретения продукта или услуги должен пройти множество процедур утверждения, прежде чем будет подписано соглашение между клиентом и производителем.

Жизненный цикл управления бизнес-процессами

Успешная система BPM начинается с определения этапов рабочего процесса. Это помогает команде выявить области, обладающие потенциалом к улучшению, и определить показатели для отслеживания прогресса. Внедрение методов управления бизнес-процессами помогает организациям повысить эффективность работы и, следовательно, добиться более высоких бизнес-результатов. Это невозможно без полного понимания жизненного цикла BPM. В жизненном цикле процесса выделяют пять этапов:

  1. Разработка процесса: для начала команда должна определить промежуточные цели процесса. Это позволит выделить отдельные задачи в рамках общего процесса BPM, а также назначить ответственных лиц на каждом этапе рабочего процесса. Четкое определение этапов поможет команде создать стратегию оптимизации процесса и установить новые показатели для отслеживания прогресса.
  2. Моделирование: на данном этапе происходит визуализация модели процесса. Наглядное представление должно обязательно включать подробные сведения, например сроки, описания задач и потоки данных внутри процесса. На данном этапе можно воспользоваться специальным программным обеспечением для управления бизнес-процессами.
  3. Реализация: на данном этапе команда проверяет концепцию и тестирует новую систему BPM в рамках ограниченной группы. После анализа всех отзывов команда может приступить к масштабированию процесса.
  4. Мониторинг: на данном этапе команда должна отслеживать процесс, оценивать изменения показателей эффективности и выявлять новые узкие места.
  5. Оптимизация: на заключительном этапе происходит окончательная настройка процесса с целью улучшения бизнес-операций.

Для успешной реализации проекта BPM требуется тщательное планирование и открытая коммуникация, однако коллектив сможет сразу же оценить преимущества оптимизации группы операций.

Преимущества управления бизнес-процессами

Решения BPM обеспечивают выгоду для организаций за счет улучшения процессов и реализации ряда преимуществ. Вот некоторые из них:

  • Повышение эффективности и снижение затрат: системы BPM позволяют оптимизировать существующие процессы и лучше структурировать разработку новых процессов. Повышение эффективности и продуктивности достигается за счет устранения избыточности и узких мест в процессах. Повышая свою гибкость, организации быстрее добиваются нужных бизнес-результатов и получают возможность перераспределить освободившиеся ресурсы для выполнения более приоритетных задач.
  • Улучшение взаимодействия с сотрудниками и клиентами: комплект инструментов BPM помогает автоматизировать рутинные задачи и расширить возможности доступа к информации. После того как устранены отвлекающие факторы, сотрудники могут сосредоточиться на своих задачах и клиентах, что положительно сказывается на удовлетворенности клиентов. Кроме того, понятные рабочие процессы сокращают период обучения на этапе введения в должность новых сотрудников, тем самым повышая продуктивность и вовлеченность.
  • Повышение масштабируемости процессов: в результате повышения эффективности выполнения и автоматизации рабочих процессов появляется возможность масштабировать процессы в других регионах мира. Инструменты управления бизнес-процессами позволяют четко установить роли, обеспечить согласованность внутри процесса, а также выявить возможности для интеграции бизнес-правил с целью автоматизации, что в конечном итоге дает возможность сосредоточиться на внедрении инноваций.
  • Повышение прозрачности: поскольку автоматизация бизнес-процессов предполагает четкое определение владельцев задач внутри процесса, это позволяет повысить прозрачность и уровень ответственности. Это способствует улучшению коммуникации между командами.
  • Снижение зависимости от разработчиков: BPM предоставляет малокодовые функции в целях уменьшения потенциальной зависимости от разработчиков. Эти инструменты упрощают и ускоряют процесс введения в должность бизнес-пользователей, повышая уровень автоматизации процессов в масштабе всей компании.

Практическое применение ПО для управления бизнес-процессами

Программное обеспечение BPM позволяет лучше структурировать процессы, устраняя неэффективные потери внутри конкретного рабочего процесса. Ознакомьтесь с примерами успешного применения BPM ниже:

  • Распространение контента: медиакомпании используют BPM для автоматизации процесса подготовки и доставки контента — от создания до распространения. Система управления бизнес-процессами может поддерживать управление контентом, управление правами, контроль за передачей контента и системы обработки заявок.
  • Обслуживание клиентов: сотрудники службы поддержки могут использовать чатботы для ответов на самые популярные вопросы пользователей для повышения эффективности обработки больших объемов запросов. Расшифровки диалогов в контактном центре и чатботах также помогают автоматизировать процессы и персонализировать ответы клиентам.
  • Финансирование: компании могут создать шаблоны с целью унификации заказов на покупку для разных команд, это позволит ускорить процесс приобретения программного или аппаратного обеспечения для бизнеса. Кроме того, для уникальных сценариев можно настроить специализированные рабочие процессы.
  • Управление персоналом: отдел по работе с персоналом может использовать инструменты BPM для упрощения документооборота и организации работы. BPM предоставляет более структурированную среду для обработки анкет при введении в должность или увольнении сотрудников, оценки эффективности работы, заявлений о предоставлении отпуска или утверждения табеля рабочего времени.
  • Банковские услуги: при обработке заявок физических или юридических лиц на получение кредита банки должны проводить оценку потенциальных кредитных рисков. Этот процесс включает в себя сбор информации из различных источников, включая анкетные данные заемщика, отзывы работодателей и мнение рейтинговых агентств относительно кредитоспособности. BPM ускоряет принятие решений о выдаче кредита, обеспечивая управление потоком информации на всех этапах процесса и уменьшая количество ошибок в документации.
  • Выполнение заказов: BPM помогает повысить эффективность работы систем выполнения заказов. Инструменты BPM могут применяться для управления специальными предложениями, сбора и выполнения заказов. Это позволяет реализовать процессы управления заказами, ориентированные на клиента, и таким образом повысить коммерческую ценность.

Управление бизнес-процессами и IBM

Решения BPM помогут вашей компании создать новые бизнес-возможности и получить конкурентное преимущество. Кроме того, это важный шаг на пути к автоматизации бизнес-процессов и ИТ-операций. Прежде чем внедрять обширную автоматизацию, начните с небольших проектов, успешность которых можно измерить. Впоследствии это можно будет оптимизировать и расширить на другие проекты в других подразделениях организации.

Сотрудничество с IBM означает доступ к средствам автоматизации на основе ИИ, включая масштабируемые решения BPM, которые автоматизируют и дополняют бизнес-процессы, решения и материалы. Все это способствует ускорению инноваций и внедрению более интеллектуальных процессов.

Сделайте следующий шаг:

Начните работать с учетной записью IBM Cloud уже сегодня.