ما هي التكلفة الإجمالية للملكية (TCO)؟

في البيئات الهجينة والقائمة على السحابة أولاً، يُعد فهم التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) أمراً ضرورياً لمواءمة الاستثمارات التكنولوجية مع نتائج الأعمال. فهي تمكّن المؤسسات من تجاوز أسعار البيع الظاهرية والكشف عن الأثر المالي الحقيقي لقرارات تكنولوجيا المعلومات.

على سبيل المثال، لنفترض أن مؤسسة ما تسعى لزيادة سعة تخزين البيانات لديها، وهي بصدد المفاضلة بين اختيار حل تخزين محلي، أو إضافة المزيد من التخزين السحابي، أو الجمع بين الخيارين معاً.

يتطلب شراء خوادم داخلية إضافية استثماراً أولياً أكبر في الأجهزة، والبنية التحتية للشبكة، ومساحة مركز البيانات. قد تكون هناك أيضا زيادة في تكاليف الأفراد والصيانة والترقية والكهرباء التي تأتي مع التشغيل في الموقع. مع ذلك، يمكن لهذا الخيار أن يوفر قدراً أكبر من الأمان والتحكم، وهي مزايا لها قيمتها الخاصة.

تتطلب خطط اشتراك التخزين السحابي استثماراً أولياً أقل بكثير، كما تتطلب أعباءً إدارية أقل—حيث يتولى المزود مهام صيانة الأجهزة، والأمن، وعمليات مركز البيانات، وغير ذلك الكثير. كما أن هذا الحل أكثر قابلية للتطوير، وهي سمة قد تساوي الكثير بالنسبة لشركة تحتاج إلى مثل هذه المرونة.

على الرغم من أن التكلفة الأولية قد تكون أقل، إلا أن هناك غالباً رسوماً إضافية مرتبطة بالتخزين السحابي، مثل النفقات الشهرية بناءً على استهلاك الموارد أو رسوم خروج البيانات، أو ترقية باقات الإنترنت لاستيعاب حركة البيانات بين الأنظمة المحلية والسحابة. في كلتا الحالتين، قد تكون هناك تكاليف مرتبطة بنقل البيانات (مثل الوقت المستغرق في عملية النقل، أو رسوم النقل في حالة التخزين السحابي) أو الوقت الذي يقضيه الموظفون في تعلم الأنظمة الجديدة.

تُعد التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) عملية حسابية حيوية للمؤسسات عند تقييم منتجات وخدمات تكنولوجيا المعلومات. تقدم الحوسبة السحابية، والبرمجيات كخدمة (SaaS)، والبنية التحتية كخدمة (IaaS)، وغيرها من التقنيات نقاط قوة وضعف مالية تختلف عما كانت عليه التقنيات السابقة المعتمدة في الموقع.

يمكن أن تساعد التكلفة الإجمالية للملكية الشركات على تحديد ما إذا كان منتج أو خدمة معينة تقدم قيمة تجارية كافية لاعتمادها. من خلال توفير صورة مالية أكثر دقة للتكلفة الكاملة للمنتج، يمكن أن تساعد التكلفة الإجمالية للملكية في تحسين تخصيص الموارد وإدارة الميزانية وتقييم البائعين وغير ذلك.

تختلف العوامل المدرجة في التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) بناءً على النوع المحدد للمنتج أو الخدمة، ونموذج الدفع، وعوامل أخرى. تشمل التكاليف الشائعة التي تؤثِّر في التكلفة الإجمالية للملكية ما يلي:

يمكن أن تختلف تكلفة الاستحواذ الأولية لأصل تكنولوجيا المعلومات بشكل كبير بناءً على نوع المنتج أو الخدمة ونظام الدفع المتبع. ولكن يمكننا تصنيف هذه الاستثمارات بشكل عام إلى نوعين: استثمارات محلية وخارجية. لنلقِ نظرة على مثال تخزين البيانات بالتفصيل خطوة بخطوة.

ستشمل عملية الشراء المحلية شراء الأجهزة والمعدات، مثل الأقراص الصلبة، وخوادم التخزين المتصل بالشبكة، والكابلات والرفوف (أي توفير مساحة تخزين لوحدات التخزين، إذا جاز التعبير). في هذا المثال، ستكون هناك حاجة إلى تثبيت كل من الأجهزة والبرامج. وهذا يمثل استثمارًا أوليًا كبيرًا.

قد تتضمن النسخة الخارجية (خارج الموقع) لعملية شراء التخزين هذه حلاً للتخزين السحابي. لا يتطلب ذلك أي تثبيت، لأن التخزين الفعلي مستضاف في مكان آخر، ولكن الأمر سيتطلب المزيد من التحليل الأولي. ما نوع التخزين المستخدم حاليًا؟ عادةً ما تكون تكلفة التخزين الساخن (Hot storage)، الذي يتم الوصول إليه بشكل متكرر، أعلى من تكلفة التخزين البارد (Cold storage) المخصص للأرشفة والوصول غير المتكرر.

عادة ما يتم تقديم خدمات التخزين السحابي من خلال نموذج الاشتراك بدلاً من شراء الأجهزة لمرة واحدة، مما يعني أن التكلفة الأولية قد تكون منخفضة، لكنها لا تعبر عن التكلفة الفعلية. تساعد TCO المؤسسات على قياس تلك التكاليف متوسطة وطويلة الأجل.

بعد الاستثمار الأولي، قد تمتلك المؤسسة إما مجموعة من الأقراص الصلبة ووحدات التخزين الشبكية، أو اشتراكاً جديداً كلياً في خدمة التخزين السحابي. والآن ماذا؟

من السهل التغاضي عن تكاليف الوقت والجهد والتكيف التي تصاحب الإعداد الأولي، لأن هذه العوامل لا تظهر دائمًا بشكل طبيعي في صورة مبالغ مالية. على سبيل المثال، يتطلب الأمر وقتاً، سواء بالنسبة للموظفين الداخليين أو لاستشاري خارجي، لتصميم وإنشاء نظام ملفات، ونقل الملفات إلى النظام الجديد، وتدريب الموظفين الحاليين على كيفية الوصول إليها.

بالنسبة للاستشاريين الخارجيين، فإن تلك تعتبر تكلفة إضافية يمكن احتسابها بيسر. أما إذا كان الموظفون الداخليون هم من سيتولون عملية الإعداد، فسيتعين على حسابات التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) تحليل عدد الساعات التي ستُخصص لهذا المشروع بدلاً من المهام الأخرى، وتقدير تلك التكلفة كمياً.

أحياناً يأتي هذا التحليل في شكل التكلفة الإجمالية المحملة للساعة: وهي محاسبة دقيقة وشاملة لمعدل الأجر الساعي للموظف، والمزايا، والضرائب، والمصاريف الإضافية (مثل معدات تكنولوجيا المعلومات ومساحات المكاتب)، وتدريب الموظفين، وحتى تكاليف التوظيف.

بمجرد أن يبدأ النظام الجديد بالعمل، فإن التكاليف لا تختفي. ما زالت هناك العديد من التكاليف المرتبطة بالتشغيل المستمر. في حالة نظام التخزين المحلي لدينا، قد تشمل هذه التكاليف تكاليف غير مباشرة إضافية، مثل: زيادة فواتير الكهرباء، وتكاليف تعويضات الاستدامة، وتخصيص مساحة مكتبية إضافية لاستيعاب الخوادم، وتكلفة أي موظفين جدد يتم تعيينهم لصيانة النظام الجديد، بالإضافة إلى اشتراكات الأمان ورسوم البنية التحتية المتزايدة للشبكة.

تختلف تكاليف التشغيل بالنسبة لنموذج التخزين السحابي الخاص بنا. رسوم الاشتراك لا تنتهي أبداً؛ لذا فبينما قد تكون التكلفة الأولية منخفضة، إلا أن تلك التكلفة تُدفع بشكل متكرر. يأتي التخزين السحابي أيضاً في بعض الأحيان مع رسوم الخروج—وهي رسوم يفرضها مزودو خدمة التخزين السحابي مقابل نقل البيانات من سحابتهم. قد يتضمن ذلك تنزيل البيانات أو ربطها بتطبيقات أخرى أو استخدام البيانات للاستجابة لاستدعاءات واجهة برمجة التطبيقات.

من المفيد أيضًا قياس الإنتاجية. هل يجد الموظفون استخدام النظام الجديد أسهل أم أكثر صعوبة؟ هل تغيرت طلبات المساعدة في مجال تكنولوجيا المعلومات؟ هل فُقدت أي بيانات؟ يمكن لاستطلاعات الرأي المفصلة للموظفين وتكنولوجيا المعلومات أن تسلط الضوء على الإنتاجية المفقودة، مما يساهم في تحسين دقة الحسابات.

بالنسبة لحلول التخزين المحلية، قد تشمل تكاليف الصيانة ترقيات الأجهزة، وشراء وحدات تخزين إضافية، والإصلاحات، وتراخيص البرامج للحصول على وظائف إضافية. تتطلب حلول التخزين السحابي القليل من الصيانة، ولكن إذا لزم إجراء أي تغييرات على اتفاقية التخزين الأولية، فقد تتغير حسابات التكاليف بشكل جذري.

عادةً ما يكون من السهل إضافة مساحة تخزين إضافية إلى الحلول السحابية، ولكن مثل هذا التغيير غالباً ما يأتي مصحوباً بزيادة في تكلفة الاشتراك التي تُدفع شهرياً.

في بعض الحالات، يمكن استخدام الأتمتة لإدارة تكاليف التخزين السحابي وتحسينها. على سبيل المثال، يمكن لاستراتيجيات إدارة دورة حياة البيانات (DLM) نقل البيانات الأقل استخداماً تلقائياً إلى التخزين البارد—لكن هذا يتطلب أيضا إعداداً إضافياً، وربما تكاليف مرتبطة ببرنامج DLM.

في حالة انقطاع النظام أو فقدان البيانات، يمكن أن يتسبب التعطل في أضرار مالية جسيمة. من المهم حساب جميع الأضرار المحتملة الناجمة عن مثل هذا الانقطاع. قد يشمل ذلك ما يلي:

• فقدان الإنتاجية: لن يتمكن العمال من أداء وظائفهم أو القيام بها بفعالية.
  
  
• خسارة الأعمال: قد ينزعج العملاء من الانقطاعات ويختارون نقل أعمالهم إلى مكان آخر.
  
  
• التعافي: كيف يمكن للمؤسسة استرداد البيانات المفقودة، وكذلك السمعة المتضررة؟

تقيس التكلفة الإجمالية للملكية القيمة طوال دورة حياة الشراء بأكملها، مما يساعد في تحليل عائد الاستثمار (ROI). يتضمن ذلك فهم ما يحدث في نهاية عمر المنتج.

تعد رؤية دورة الحياة أمراً بالغ الأهمية للتخطيط طويل الأمد، لا سيما في البيئات الديناميكية حيث تتطور الخدمات بسرعة، وحيث يمكن أن يؤثر الارتباط بمورد معين أو تكاليف الانتقال على المرونة المستقبليّة. في حالة نظام التخزين لدينا، يمكن إعادة بيع حلول التخزين المحلية أو إعادة استخدامها لاسترداد جزء من النفقات الأولية، وإن كان ذلك مع مراعاة انخفاض القيمة.

بالنسبة إلى التخزين السحابي، يصبح هذا الأمر أكثر تعقيدًا. حيث لا يتم شراء التخزين السحابي؛ بل يتم استئجاره. في نهاية دورة حياة تخزين البيانات، قد تضطر المؤسسة لدفع تكاليف خروج البيانات ولا تملك أي أجهزة يمكن إعادة بيعها. هناك أيضًا احتمال للحاجة إلى تبديل الخدمات في مرحلة ما. يمكن أن تتغير تكاليف التخزين السحابي، أو قد يتوقف مزود الخدمة عن تقديم الخدمة، وهما سيناريوهان قد يجبران المؤسسة على إعادة تحليل التخزين السحابي.

النوعان الرئيسيان من التكاليف التي قد تنشأ عند حساب التكلفة الإجمالية للملكية هما التكاليف المباشرة وغير المباشرة. كلاهما ضروري لفهم التكلفة الفعلية لمشروع أو استثمار أو أصل معين.

التكلفة المباشرة هي تكلفة يسهل قياسها كمياً لأصل معين، سواء كان منتجاً أو خدمة أو تكلفة عمالة. في سياق تكنولوجيا المعلومات، قد تشمل التكاليف المباشرة الأجور والمزايا للموظفين، أو أسعار شراء الأجهزة، أو الاشتراكات في خدمات مثل التخزين السحابي. تُصنف المواد والعمالة والمعدات كتكاليف مباشرة يسهل تتبعها، وقد يرتبط بها رقم متغير بسبب تقلبات الأسواق، كما أنها ترتبط بجزء معين من إتمام المنتج.

يعد تتبع التكاليف غير المباشرة وتحليلها عاملاً مميزًا في حساب التكلفة الإجمالية للملكية. ومع ذلك، قد يكون من الصعب تحديد التكاليف غير المباشرة.

التكلفة غير المباشرة هي تكلفة لا يمكن ربطها بأصل أو خدمة محددة. في بعض الحالات، قد تشمل التكاليف غير المباشرة تكاليف—مثل الإيجار، وأجور موظفي الدعم، والمرافق، وتكاليف البنية التحتية الأخرى—التي تتقاسمها إدارة تكنولوجيا المعلومات الخاضعة لتحليل التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) مع إدارات أخرى.

الوقت هو أيضًا تكلفة غير مباشرة، ومن الصعب تحديدها بشكل خاص. قد لا يبدو أن الانتقال من خدمة إلى أخرى بنفس السعر المبدئي ينطوي على أي تكاليف إضافية مرتبطة به. مع ذلك، فإن فترة التكيف، والتدريب المطلوب، ومعالجة أي أخطاء ناتجة عن "آلام النمو"؛ كلها تعتبر تكاليف لتلك المرحلة الانتقالية. غالباً ما يُشار إلى ذلك باسم تكلفة الفرصة البديلة، وهو ما يعكس قيمة ذلك الوقت لو لم يتم استهلاكه في مرحلة الانتقال.

تختلف تفاصيل كل عامل من هذه العوامل بناءً على طبيعة عملية الشراء، ولكن هذه العوامل—التكلفة الأولية، والإعداد، وتكلفة التشغيل، وتكلفة الصيانة، وتكلفة التوقف عن العمل، والقيمة في نهاية العمر الافتراضي—تظل ثابتة. ومع ذلك، لا توجد صيغة واحدة تناسب الجميع لحساب التكلفة الإجمالية للملكية، فهناك عدد كبير جدًا من المتغيرات.

إحدى الطرق لحساب التكلفة الإجمالية للملكية بشكل تقريبي هي جمع التكاليف (الأولية، والتشغيلية، والصيانة، وتوقف العمل) وطرح قيمة نهاية العمر الافتراضي. بشكل أساسي، تتكون التكلفة الفعلية من التكاليف المباشرة والتكاليف الإضافية (بما في ذلك تكاليف التشغيل) والتكاليف غير المباشرة أو الخفية. يمكن أن يساعد تحليل التكلفة الإجمالية هذا في اتخاذ قرارات الشراء المستقبلية لزيادة الربحية.

هناك أدوات مختلفة لقياس التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) لمختلف المنتجات والخدمات؛ وبالنسبة لمثال التخزين الخاص بنا، فإن معظم مزودي خدمات التخزين السحابي يوفرون حاسبة للتكلفة الإجمالية للملكية للمساعدة في تقدير التكلفة الكلية لمثل هذا المنتج. ولكن ستظل هناك دائمًا تكاليف غير ملموسة، سواء تمثلت في رضا الموظفين، أو منحنى التعلم، أو التأثيرات على الإنتاجية، وهي أمور قد يصعب أخذها في الاعتبار. لذا، تعد الاستطلاعات الدورية ضرورية لمراقبة قيمة هذه المشتريات.

تساعد التكلفة الإجمالية للملكية (TCO) القادة على مراعاة النطاق الكامل للتكاليف والفوائد المحتملة لأي عملية شراء، ويسهل هذا التحليل إجراء تقييم أقوى للقيمة على المدى الطويل. تشمل فوائد استخدام منهجيات TCO:

من السهل نسبيًا رؤية التكاليف المباشرة، لكن التكلفة الإجمالية للملكية تتضمن أيضًا تكاليف غير مباشرة وخفية. في مثال التخزين الخاص بنا، تعتبر رسوم الخروج بمثابة تكلفة محتملة كبيرة لن تظهر بالضرورة في تحليل سريع للتكاليف الأولية. بالنسبة لحلول التخزين الداخلية، قد تكون تكلفة الصيانة والمرافق نفقات غير واضحة ومستمرة.

يعزز حساب التكلفة الإجمالية للملكية الشفافية ويمكّن الفرق من رؤية القيمة التجارية الحقيقية للمنتج أو الخدمة بشكل أكثر وضوحًا. في مجال تكنولوجيا المعلومات، يمكن للتكلفة الإجمالية للملكية (TCO) أن تدفع باتجاه نهج يركز على الكفاءة، والذي يصب اهتمامه على تكاليف دورة حياة الأصول بالكامل ومزايا الشراء والإدارة الفعالة لها.

إن فهم تكلفة دورة حياة المنتج بالكامل، بما في ذلك تكاليف الفرصة البديلة للتغيير والتبني التي يصعب قياسها، يُمكّن صنّاع القرار في فرق المشتريات من اتخاذ قرارات أقوى وأكثر موضوعية وتركز على القيمة. قد يكون إغراء التكاليف الأولية المنخفضة جذاباً، ولكن "إجمالي تكلفة الملكية" (TCO) يكشف عن رقم أكثر دقة—وهي دقة لا تقدر بثمن من أجل إدارة تكنولوجيا الأعمال (TBM) الفعّالة.

يساعد الفهم الكامل لتكلفة المنتج فرق العمل على تحسين إدارة دورة حياة المنتج ووضع الاستراتيجيات المتعلقة بالأداء المالي على المدى الطويل. يمكن للتنبؤ بالتكلفة الإجمالية للملكية (TCO) أن يعزز تخصيص الموارد بشكل أفضل، وتقليل الهدر، وإطالة عمر الأصول.