Na czym polega proces wdrożenia pracownika do firmy?

By Talent Management

Integracja nowych osób z organizacją to gwarancja długofalowego sukcesu

Na czym polega proces wdrożenia pracownika do firmy?

Wdrożenie nowego pracownika polega na wprowadzeniu go w świat organizacji i jej kulturę. W ramach tego procesu niedawno zatrudniona osoba może zdobyć wiedzę i umiejętności potrzebne do wykonywania nowych obowiązków. Aklimatyzację pracownika ułatwiają między innymi zajęcia wdrożeniowe, szkolenia, mentoring i imprezy pracownicze.

W całym procesie, niejako zza kulis, uczestniczy menedżer zatrudniający, który odpowiada za kwestie logistyczne i administracyjne, takie jak zapewnienie pracownikowi sprzętu, pensji i świadczeń dodatkowych.

Wiele organizacji formalizuje w jakimś stopniu proces wdrażania pracowników. Zależnie od rozmiaru i wymogów rekrutacyjnych organizacji może się on jednak znacząco różnić sposobem realizacji i złożonością.

W niektórych firmach proces wdrożenia pracownika składa się tylko z krótkiej rozmowy, oprowadzenia po budynku i podpisania kilku formularzy. W innych organizacjach, które są większe i zarządzają tysiącami osób, używa się oprogramowania ułatwiającego wdrażanie nowego personelu, funkcjonują portale dla pracowników i prowadzone są programy przygotowawcze, szkolenia i wiele innych działań ułatwiających adaptację nowych talentów.

Oprócz tego w niektórych branżach zarządzanie personelem zależy od zmian w popycie na usługi, który może rosnąć na przykład w okresie rozliczeń podatkowych lub przedświątecznych zakupów. Kiedy najważniejsze jest znalezienie wystarczającej liczby pracowników krótkoterminowych, mniejszą wagę przykłada się do zatrzymania ich przy sobie. Najważniejsze jest, by nowe osoby szybko mogły zacząć pracę.

Formalizacja i automatyzacja procesu adaptacji pozwala organizacjom uprościć procesy, ograniczyć biurokrację i zwiększyć produktywność, co przekłada się na podniesienie wydajności i obniżenie kosztów. Ponadto menedżerowie zyskują czas na wykonywanie działań wdrożeniowych o wysokiej wartości dodanej, które mogą przynieść więcej korzyści nowemu pracownikowi.

Według Aberdeen Group w 54% organizacji, które sformalizowały proces wdrażania pracowników, nowo zatrudnione osoby są produktywniejsze, a w 50% organizacji częściej zostają w firmie[1].

Wdrażanie pracownika już na etapie poszukiwania zatrudnienia: bez względu na czas, miejsce i urządzenie Zobacz, jak zapewnić osobom szukającym pracy przejrzyste i responsywne środowisko interakcji, w którym na wybranym przez siebie urządzeniu mogą przejść od wyszukania oferty po wdrożenie do organizacji. Obejrzyj wideo

Dlaczego wdrożenie pracownika jest ważne

Skuteczny proces wdrożenia stanowi dla pracownika wsparcie i ułatwia mu osiągnięcie sukcesu. Im wcześniej pracownik będzie gotowy do wykonywania swoich nowych obowiązków, tym szybciej zacznie przynosić firmie zyski.

Zatrudnienie utalentowanej osoby to dopiero pierwszy krok. Drugi to zatrzymać ją przy sobie, gdy już zacznie pracę. W ciągu trzech pierwszych miesięcy zatrudnienia z firm odchodzi przeciętnie 17% nowych pracowników[2]. Ze względu na spadek produktywności i zainwestowanie w taką osobę może być to dla firmy kosztowna strata.

To, czy pracownik zostanie w firmie, w dużej mierze zależy od pozytywnego przebiegu jego wdrożenia. Jak podaje IBM Smarter Workforce Institute, pracownicy, którzy żałują rozpoczęcia aktualnej pracy, są trzy razy bardziej skłonni do jej porzucenia. Wskaźnik ten spada, jeśli pracownik ma pozytywne doświadczenia adaptacyjne.

Inne badania sugerują, że organizacja powinna przez nawet rok pomagać pracownikowi w nabraniu rozpędu, aby skorzystać z umiejętności i wiedzy, które wnosi on do przedsiębiorstwa. W niektórych wypadkach skuteczny proces wdrożenia do firmy nie tylko ułatwia zatrzymanie nowego pracownika, ale też przekłada się na większe zyski[3].

Dobry proces wdrażania do firmy skupia się na zatrzymywaniu pracowników w organizacji i myśleniu długofalowym. Dzięki temu organizacja może integrować nowo zatrudnione osoby i tworzyć środowisko, które ułatwia osiągnięcie trwałego sukcesu.

https://www.ibm.com/blogs/watson-talent/wp-content/uploads/2018/02/Data-Graphic-1_with-legend.png

Najważniejsze składowe skutecznego procesu wdrażania do firmy

Pozytywne środowisko, w którym pracownicy mają głos i są cenieni, sprzyja większej produktywności. A pracownicy z najbardziej udanymi doświadczeniami trzykrotnie rzadziej szukają nowej pracy[4].

Pracownikowi, któremu firma od samego początku pomaga w zintegrowaniu się z zespołem i włączaniu się w jego zadania, łatwiej jest wnosić do organizacji nową wartość. Mając to na uwadze, warto rozważyć wykorzystanie kilku sprawdzonych praktyk adaptacyjnych opisanych poniżej:

Wzmacnianie poczucia wspólnoty wśród nowo zatrudnionych — menedżer zatrudniający może w pierwszych dniach regularnie sprawdzać, jak radzi sobie nowa osoba, i wyznaczyć dla niej mentora spośród bardziej doświadczonych pracowników.

Zapewnienie odpowiednich narzędzi i zasobów — dział HR może chcieć udostępniać nowo zatrudnionym narzędzia do wymiany informacji, do których będą mieli dostęp jeszcze przed rozpoczęciem pracy. A także wskazać im listę pomocnych narzędzi i procesów, z których mogą korzystać.

Przeprowadzenie szkoleń, które uświadomią menadżerom wagę procesu adaptacyjnego i podejmowanych przez nich działań — osoby, którym menedżer poświęcał swój czas w czasie ich pierwszych dni i tygodni zatrudnienia, dużo rzadziej żałują podjęcia pracy.

Wykorzystanie technologii do usprawnienia procesu — serwis społecznościowy i oprogramowanie ułatwiające wdrożenie do firmy mogą ułatwić i usprawnić proces adaptacji.

Analizy przykładów:

Dzięki IBM Kenexa rekrutacja w Dave & Buster’s to niezła zabawa

Firma Dave & Buster’s potrzebowała pomocy w znalezieniu „ambasadora dobrej zabawy”, który odpowiadałby za to, by każdy klient miał jak najlepsze doświadczenia. Rotacja w branży hotelarskiej jest duża, dlatego firma cały czas szuka zdolnych osób. Oprogramowanie IBM Kenexa do pozyskiwania talentów ułatwia jej wyszukiwanie właściwych osób o odpowiedniej osobowości.

Proces aplikacyjny nie sprawia kandydatom trudności. Od razu po wejściu na stronę poświęconą karierze w firmie zainteresowana osoba może wysłać elektroniczne zgłoszenie. Rekruterzy mogą też przeprowadzić ocenę potencjalnego członka zespołu w trybie online i zobaczyć jej wyniki od razu w jego aplikacji.

„Możemy automatycznie przenieść kandydata do etapu weryfikacji, a następnie od razu do procesu wprowadzenia. Dzięki temu nasza praca jest prostsza i nie musimy nawet niczego klikać”. Kerri Walters, menedżerka ds. HRIS, Dave & Buster’s. Przeczytaj opis osiągnięcia

Coraz więcej osób zaczyna pracę w H&R Block w ciągu jednego dnia

H&R Block korzysta z różnych procesów prowadzenia rekrutacji w terenie, aby znaleźć do swoich biur podatkowych 80 tysięcy pracowników tymczasowych na okres składania deklaracji podatkowych. Z pomocą IBM firma może śledzić i zautomatyzować rekrutację kandydatów, co pozwala na zdecentralizowanie zadań. Menedżerowie zatrudniający mają dostęp do systemu i mogą weryfikować kandydatów, a także samodzielnie przedkładać im oferty.

Przedsiębiorstwu udało się też wdrożyć program jednodniowej rekrutacji. W ramach tego programu tysiące osób mogą zaaplikować, a następnie w ciągu 24 godzin otrzymać ofertę i przejść proces wdrożenia do firmy.

„Zanim zaczęliśmy używać tych narzędzi, nadanie kandydatowi nowego statusu HR, wysłanie komunikatu lub sprawdzenie statusu wymagało podjęcia działania w systemie od wielu różnych osób niezwiązanych bezpośrednio z rekrutacją. Dzięki sporemu zautomatyzowaniu procesu mogliśmy przesunąć zespoły odpowiedzialne za te czynności administracyjne do zadań generujących większą wartość dodaną”. Katie Waldo, menedżerka, zespół ds. pozyskiwania talentów, H&R Block. Obejrzyj wideo

Red Lobster: wyszukiwanie, przyciąganie i rozwijanie talentów

Firma Red Lobster szukała sposobów, by skrócić proces rekrutacji i znajdować odpowiedniejszych kandydatów. Ponieważ menedżerowie zatrudniający nie są profesjonalnymi rekruterami, należało skrócić czas, które poświęcają na weryfikację aplikacji.

Dzięki oprogramowaniu IBM Kenexa firmie udaje się wdrażać narzędzia i zasoby aplikacyjne, które usprawniają proces zatrudniania w różnych obszarach organizacji, w tym także w wypadku personelu otrzymującego wynagrodzenie godzinowe.

„Chcieliśmy zyskać więcej mniejszym kosztem. Zależało nam na tym, aby jednocześnie skrócić czas, który poświęca nam kandydat, i zwiększyć prawdopodobieństwo wybrania najlepszych osób. Dzięki IBM było nam łatwiej zrealizować to przedsięwzięcie”. Jim Hughes, starszy dyrektor ds. HR, Red Lobster Seafood Company. Obejrzyj wideo

Blogi IBM:

Produkty:

Zasoby:

Zostać czy uciekać? Dowiedz się więcej o tym, w jaki sposób organizacje mogą przyciągać nowe talenty i co skłania pracowników do odejścia. Przeczytaj teraz

Zwróć uwagę kandydata w czasie pierwszej interakcji Zobacz, jak wzbudzić zaufanie i zainteresowanie nowej osoby już podczas jej pierwszego kontaktu z firmą. Obejrzyj wideo

Źródła:

[1] http://aberdeenessentials.com/hcm-essentials/perfecting-onboarding-funnel/

[2] https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx

[3] https://hbr.org/2017/06/your-new-hires-wont-succeed-unless-you-onboard-them-properly

[4] https://public.dhe.ibm.com/common/ssi/ecm/lo/en/low14354usen/collaboration-and-talent-solutions-ibm-collaboration-solutions-white-paper-external-low14354usen-20180606.pdf