Wprowadzenie

Niniejsze Zasady postępowania wyznaczają minimalne standardy w dziedzinie etyki zawodowej i praktyk handlowych, których Partner powinien przestrzegać w relacjach handlowych z przedsiębiorstwem International Business Machines Corporation bądź jego przedsiębiorstwami podporządkowanymi („IBM”), a w szczególności w związku z prowadzeniem sprzedaży i odsprzedaży produktów lub usług IBM oraz uczestniczeniem w potencjalnych transakcjach skutkujących sprzedażą takich produktów lub usług (przy czym działania te są dalej zwane „Działalnością”). Jeśli obowiązujące przepisy prawa są bardziej liberalne niż niniejsze Zasady postępowania, Partner ma obowiązek przestrzegać postanowień niniejszych Zasad postępowania, natomiast jeśli obowiązujące przepisy prawa są bardziej restrykcyjne, Partner jest zobowiązany do bezwzględnego przestrzegania takich przepisów.

Opracowując niniejsze Zasady postępowania i traktując je jako istotny element relacji handlowych z Partnerem, IBM potwierdza kluczową rolę Partnera w budowaniu i ochronie największej wspólnej wartości obu Stron – zaufania, jakie klienci, inwestorzy, współpracownicy i całe społeczności pokładają w IBM i jego współpracownikach handlowych. Partner ma obowiązek przekazywać niniejsze Zasady postępowania i wszelkie ich zmiany (jak również inne istotne informacje i materiały niezbędne do prowadzenia bieżących szkoleń) swoim pracownikom i wykonawcom współpracującym z personelem IBM oraz podwykonawcom uczestniczącym w Działalności Partnera, a także zadbać o to, aby pracownicy i wykonawcy mieli świadomość zobowiązań wynikających z niniejszego dokumentu.

Ponadto IBM oczekuje, że Partner będzie stosować własne wytyczne dotyczące postępowania pracowników i wykonawców, którzy współpracują z personelem IBM lub uczestniczą w Działalności Partnera. W branży i na rynkach obsługiwanych przez IBM stale zachodzą istotne zmiany, które komplikują prowadzenie działalności gospodarczej oraz pociągają za sobą nowe wymagania regulacyjne, prawne i etyczne. Partner jest zobowiązany do przestrzegania najsurowszych norm etycznych we wszystkich obszarach prowadzonej Działalności, a także do unikania wszelkich działań, które mogłyby zostać uznane za niewłaściwe. Należy jednak zaznaczyć, że niniejsze Zasady postępowania nie stanowią zbioru porad prawnych, a wszelkie pytania dotyczące wymagań prawnych związanych z Działalnością Partnera należy kierować do wykwalifikowanych radców prawnych.

IBM może zmieniać niniejsze Zasady postępowania w dowolnym czasie poprzez opublikowanie poprawionej wersji w serwisie WWW na stronie Zasad postępowania lub poprzez powiadomienie Partnera w inny sposób przewidziany w pisemnej umowie pomiędzy Partnerem a IBM. W związku z powyższym Partner ma obowiązek regularnie monitorować wskazany serwis WWW, aby zapoznać się z ewentualnymi zmianami niniejszych Zasad postępowania.

Zasady postępowania

Zapoznaj się z poniższymi sekcjami:

Rzetelność finansowa i księgowość

Dokładność i wiarygodność danych finansowych i handlowych ma ogromne znaczenie dla każdego przedsiębiorstwa. W związku z tym Partner nie może podejmować żadnych działań, które mogłyby spowodować przekazanie IBM lub klientom IBM niezgodnych z prawdą lub niedokładnych informacji finansowych. Ponadto Partner ma obowiązek zadbać o to, aby wszelkie dokumenty przekazywane IBM (na przykład zamówienia, raporty ze sprzedaży, wnioski o oferty specjalne, informacje o zaangażowanych resellerach, informacje o rabatach czy żądania zwrotu określonych kwot) były kompletne i rzetelne.

Kontakty z klientami z sektora administracji publicznej

Partner ma obowiązek dbać o znajomość i przestrzeganie wszelkich ustaw, zasad, przepisów (w tym przepisów dotyczących zamówień) oraz klauzul umownych określających zasady nabywania towarów i usług przez jednostki administracji publicznej, którym Partner bezpośrednio lub pośrednio sprzedaje lub rekomenduje produkty i/lub usługi IBM, w tym przez podmioty będące własnością organów administracji publicznej na szczeblu centralnym, regionalnym i lokalnym oraz inne podmioty będące własnością skarbu państwa, kontrolowane przez organy administracji publicznej bądź podlegające zasadom dotyczącym zamówień publicznych (zwane dalej łącznie „Klientami z sektora administracji publicznej”). Ponadto należy pamiętać, że działania uważane za właściwe w kontaktach z klientami z sektora prywatnego mogą zostać uznane za niewłaściwe (a nawet niezgodne z prawem) w relacjach z Klientami z sektora administracji publicznej.

W przypadku bezpośredniej lub pośredniej sprzedaży produktów i/lub usług IBM Klientom z sektora administracji publicznej mogą mieć zastosowanie określone zakazy, ograniczenia lub wymagania dotyczące uiszczania i/lub przyjmowania opłat i innych korzyści. Zasady takie mogą wynikać z różnych źródeł, w tym ustaw, przepisów bądź umów z organami administracji publicznej o wykonawstwo lub podwykonawstwo, na mocy których Partner prowadzi odsprzedaż produktów i/lub świadczy usługi IBM w związku z danym projektem. Partner nie jest uprawniony do pobierania opłat ani innego wynagrodzenia w związku ze sprzedażą produktów i/lub usług IBM na rzecz Klientów z sektora administracji publicznej, z którymi zawarł umowę dotyczącą doradztwa w zakresie wyboru produktów i/lub usług. W przypadku wszelkich pozostałych transakcji z organami administracji publicznej oraz transakcji z podmiotami niepublicznymi Partner ma obowiązek upewnić się przed zażądaniem opłaty lub innego wynagrodzenia, że płatność taka jest dopuszczalna zgodnie ze wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa, zasadami, umowami z klientem oraz regulaminami obowiązującymi po stronie klienta, jak również dozwolona zgodnie z obowiązującą umową między Partnerem i IBM. Ponadto jeśli przepisy prawa lub warunki umowy między Partnerem a klientem zobowiązują Partnera do ujawnienia wysokości potencjalnej opłaty lub innego wynagrodzenia bądź jeśli klient jest podmiotem będącym własnością organu administracji publicznej, to Partner ma obowiązek powiadomić klienta na piśmie o możliwości otrzymania od IBM opłaty lub innego wynagrodzenia z tytułu przedmiotowej transakcji (przy czym w przypadku podmiotu będącego własnością organu administracji publicznej powiadomienie takie musi również zawierać opis roli Partnera w ramach sprzedaży produktów lub usług IBM). Niektórzy Klienci z sektora administracji publicznej mogą również wymagać od Partnera dokonania formalnej rejestracji przed przystąpieniem do jakichkolwiek działań handlowych. W przypadku naruszenia przez Partnera któregokolwiek z powyższych wymagań lub innych obowiązujących przepisów prawa IBM nie ma obowiązku wypłacenia Partnera wynagrodzenia z tytułu przedmiotowej transakcji, a jeśli wynagrodzenie takie zostało już wypłacone, Partner ma obowiązek niezwłocznie je zwrócić. Ponadto w takim przypadku IBM ma prawo rozwiązać umowę z Partnerem. Zakres stosowania ograniczeń prawnych może zależeć od postanowień umów między Partnerem a wykonawcami lub podwykonawcami oraz od innych okoliczności zawarcia transakcji, które mogą być znane jedynie Partnerowi, w związku z czym obowiązkiem Partnera jest ustalenie w każdym przypadku, czy przekazanie ewentualnej opłaty lub wynagrodzenia jest dozwolone oraz czy wymagane jest dokonanie wspomnianej rejestracji i/lub ujawnienie wskazanych powyżej informacji.

Zakaz dokonywania niezgodnych z prawem płatności

Partner ma obowiązek przestrzegać w każdym przypadku wszelkich miejscowych i zagranicznych przepisów antykorupcyjnych, takich jak amerykańska ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act) określająca zasady postępowania IBM i jego przedsiębiorstw podporządkowanych oraz inne przepisy prawa krajowego o podobnym charakterze. Praktyki dopuszczalne w przypadku kontaktów z klientami z sektora prywatnego mogą być całkowicie niedopuszczalne w kontaktach z urzędnikami państwowymi, a nawet mogą naruszać określone przepisy obowiązujące w niektórych krajach. W związku z tym podczas kontaktów z urzędnikami państwowymi lub innymi osobami występującymi w imieniu organów administracji publicznej należy mieć świadomość obowiązujących ograniczeń. Niedozwolone jest wręczanie bądź proponowanie w sposób pośredni lub bezpośredni łapówek lub innych korzyści majątkowych (w tym udogodnień biznesowych) jakimkolwiek osobom, a w szczególności urzędnikom, pracownikom lub przedstawicielom wszelkich organów administracji publicznej, partii politycznych lub organizacji publicznych bądź międzynarodowych oraz kandydatom na urzędy państwowe i innym osobom trzecim, w celu niezgodnego z prawem nawiązywania lub podtrzymywania kontaktów handlowych mających jakikolwiek związek z odsprzedawanymi przez Partnera produktami lub usługami IBM. Powyższy zakaz obejmuje wręczanie korzyści majątkowych i oferowanie udogodnień biznesowych wszelkim osobom trzecim w sytuacji, w której można przypuszczać, że korzyści takie zostaną przekazane osobie uczestniczącej w podejmowaniu decyzji dotyczącej danej transakcji w celu wywarcia wpływu na taką decyzję. Ponadto wszelkie zwroty kosztów podróży oraz udogodnień biznesowych oferowane przedstawicielom podmiotów będących własnością organów administracji publicznej, nawet jeśli są dozwolone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, muszą być uzasadnione i powiązane z udziałem w demonstracjach produktów, nie mogą natomiast mieć na celu nawiązywania lub podtrzymywania w sposób niezgodny z prawem kontaktów handlowych dotyczących produktów lub usług IBM.

Partner ma obowiązek dopilnować, aby wszelkie udogodnienia biznesowe na rzecz klientów z sektora prywatnego i publicznego oraz innych podmiotów były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i mieściły się w ogólnie przyjętych normach dotyczących kontaktów handlowych, a także aby nie mogły zostać potraktowane jako łapówki bądź inne niestosowne formy wywierania nacisku. Ponadto zasady obowiązujące w IBM ograniczają wysokość kosztów udogodnień biznesowych, z jakich mogą korzystać pracownicy IBM. W związku z tym wszelkie udogodnienia biznesowe, jakie Partner może oferować pracownikowi IBM, muszą być odpowiednie do relacji handlowych między obu przedsiębiorstwami, nie mogą być przekazywane w celu uzyskania preferencyjnego traktowania przez IBM bądź wywarcia w podobny sposób wpływu na decyzje podejmowane przez IBM w odniesieniu do wspomnianych relacji handlowych oraz nie mogą sprawiać wrażenia niestosownych.

W relacjach z innymi podmiotami (w tym współpracownikami handlowymi IBM) Partner ma obowiązek dokładać należytych starań w celu rozpoznania wszelkich ewentualnych sygnałów ostrzegawczych, które mogłyby wskazywać na możliwość wystąpienia problemów, a także dbać o przestrzeganie przez powyższe podmioty warunków niniejszych Zasad postępowania. Partner zobowiązuje się niniejszym do informowania IBM o wszelkich ewentualnych naruszeniach zasad bądź związanych z tym obawach.

Przepisy antymonopolowe i przepisy o ochronie konkurencji

Partner ma obowiązek przestrzegać wszelkich przepisów antymonopolowych i przepisów o ochronie konkurencji. Przepisy takie różnią się nieco w zależności od ustawodawstwa, jednakże – zgodnie z minimalnymi wymogami wynikającymi z zasad obowiązujących w IBM – w przypadku uzyskania od IBM upoważnienia do prowadzenia odsprzedaży produktów i usług IBM Partner musi prowadzić taką odsprzedaż w ramach niezależnego modelu biznesowego i na ustalonych samodzielnie warunkach (w tym warunkach cenowych). Ponadto Partner i rywalizujący ze sobą resellerzy IBM nie mają prawa: 1) ustalać i kontrolować cen produktów i usług IBM, 2) przyłączać się wspólnie do bojkotu dostawców lub klientów, 3) dokonywać podziału rynków lub klientów bądź 4) koordynować konkurencyjnych ofert, jak również podejmować prób prowadzenia takich działań.

Uczciwa konkurencja

IBM oczekuje, że zarówno Partner, jak i jego pracownicy będą przestrzegać zasad uczciwej konkurencji oraz zasad etyki w nawiązywaniu wszelkich kontaktów handlowych. Pracownicy Partnera uczestniczący w sprzedaży produktów i usług IBM muszą dbać o to, aby wszelkie oświadczenia, informacje i zapewnienia przekazywane klientom były dokładne, kompletne i zgodne z prawdą. W związku z powyższym Partner nie może bez odpowiedniego upoważnienia przyjmować ani podejmować prób przyjęcia jakichkolwiek zobowiązań w imieniu IBM bądź klientów IBM, a także nie może w niewłaściwy sposób włączać ani angażować IBM w spory z klientami lub innymi podmiotami. Ponadto Partner nie powinien zniesławiać ani dyskredytować IBM, innych współpracowników handlowych IBM, konkurencyjnych podmiotów ani klientów.

Przestrzeganie przepisów dotyczących obrotu papierami wartościowymi i wykorzystywania poufnych informacji wewnętrznych

Partner ma obowiązek przestrzegać w pełnym zakresie przepisów dotyczących wykorzystywania poufnych informacji wewnętrznych oraz obrotu papierami wartościowymi w zakresie, w jakim dotyczą one transakcji związanych z papierami wartościowymi IBM oraz papierami wspólnych klientów. Papiery wartościowe obejmują akcje, obligacje, opcje, transakcje terminowe i inne instrumenty finansowe. Jeśli Partner jest w posiadaniu istotnych informacji niepublicznych uzyskanych w wyniku współpracy z IBM lub klientami IBM bądź ma dostęp do takich informacji, to informacje takie mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu, w jakim zostały udostępnione, i nie można ich używać w obrocie papierami wartościowymi. Powyższe ograniczenia dotyczą również członków rodziny, znajomych i współpracowników.

Własność intelektualna

Partner ma obowiązek chronić prawa własności intelektualnej IBM i klientów IBM. Istotnym elementem takiej ochrony jest nieujawnianie informacji poufnych IBM i klientów oraz innych informacji prawnie zastrzeżonych. Partner nie ma prawa powielać oprogramowania, dokumentacji ani innych materiałów chronionych prawem autorskim, o ile nie został do tego w odpowiedni sposób upoważniony. Partner jest również zobowiązany do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie ochrony danych. W przypadku prowadzenia sprzedaży bezpośredniej na rzecz użytkownika końcowego Partner ma obowiązek przed sfinalizowaniem transakcji przekazać takiemu użytkownikowi odpowiednią licencję i warunki używania produktu w formie wystarczającej do zawarcia wiążącej umowy zgodnie z obowiązującym prawem (w niektórych krajach wymagane jest na przykład zawarcie umowy na piśmie).

Poszanowanie godności

Partner jest zobowiązany zapewnić pracownikom warunki pracy wolne od przymusu, dyskryminacji i prześladowań.

Media społecznościowe

IBM wymaga od Partnera przestrzegania obowiązujących przepisów i wytycznych dotyczących korzystania z serwisów społecznościowych. Ponadto w przypadku korzystania z serwisów społecznościowych (na przykład ze wszelkich form publikacji i dyskusji w Internecie, w tym blogów, serwisów wiki, platform udostępniania plików, serwisów z materiałami audio i wideo tworzonymi przez użytkowników oraz sieci społecznościowych) Partner musi przestrzegać niniejszych Zasad postępowania i nie może ujawniać informacji poufnych IBM poza sytuacjami przewidzianymi w Umowie dotyczącej Wymiany Poufnych Informacji (bądź równoważnej umowie określającej zasady wymiany informacji poufnych) między Partnerem i IBM.

Sprzedaż na rzecz innych remarketerów

Partner ma obowiązek wymagać od swoich remarketerów, którzy nie zawarli z IBM umowy upoważniającej ich do prowadzenia sprzedaży produktów lub usług IBM (na przykład resellerów rozwiązań branżowych), przestrzegania niniejszych Zasad postępowania oraz regularnego monitorowania serwisu internetowego IBM wskazanego powyżej w celu zapoznania się z ewentualnymi zmianami niniejszych Zasad postępowania. Ponadto Partner ma obowiązek wymagać, aby remarketerzy przed sfinalizowaniem transakcji przekazali użytkownikowi końcowemu odpowiednią licencję i warunki używania produktu w formie wystarczającej do zawarcia wiążącej umowy zgodnie z obowiązującym prawem.

 

Nabywanie produktów z nieautoryzowanych źródeł

Wprowadzanie do obrotu produktów IBM pochodzących z nieautoryzowanych źródeł jest sprzeczne z zasadami programu dla Partnerów Handlowych IBM oraz zobowiązaniem IBM do zapewnienia klientom najwyższej jakości i maksymalnych korzyści biznesowych. Ponadto nabywanie produktów IBM z nieautoryzowanych źródeł naraża Partnera i jego potencjalnych klientów docelowych na poważne ryzyko, ponieważ w takim przypadku nie ma gwarancji, że produkty takie są wolne od wad i/lub zmian, a do tego istnieje niebezpieczeństwo zakupu produktów nieoryginalnych (co może wpłynąć na późniejsze roszczenia gwarancyjne oraz zadowolenie klientów).

Monitorowanie / prowadzenie dokumentacji

Partner ma obowiązek prowadzić dokumentację niezbędną w uzasadnionym zakresie do wykazania zgodności z niniejszymi Zasadami postępowania, a także – na uzasadnione żądanie IBM – udostępniać taką dokumentację IBM lub niezależnym audytorom działającym w imieniu IBM.

Szkolenie dotyczące kwestii etycznych, certyfikacja i weryfikacja

Na żądanie IBM Partner zobliguje swoich pracowników do ukończenia szkolenia IBM dotyczącego kwestii etycznych, uzyska certyfikat zgodności z niniejszymi Zasadami postępowania oraz dostarczy informacje wymagane przez IBM w związku z okresową weryfikacją relacji handlowych między IBM i przedsiębiorstwem Partnera, zgodnie z zaleceniami IBM.

Zgodność z przepisami i normami

Każde naruszenie niniejszych Zasad postępowania przez Partnera lub osoby pracujące dla Partnera bądź w jego imieniu będzie podstawą do natychmiastowego zerwania relacji handlowych między Partnerem i IBM, w tym rozwiązania wszelkich związanych z tym umów. IBM będzie mieć również prawo do natychmiastowego zerwania relacji handlowych z Partnerem, w tym rozwiązania wszelkich związanych z tym umów, jeśli w toku weryfikacji pojawią się wątpliwości natury etycznej, prawnej lub związane z rzetelnością Partnera.

Zgłaszanie naruszeń

W przypadku uzyskania informacji o jakichkolwiek niezgodnych z prawem lub nieetycznych działaniach związanych ze sprzedażą produktów lub usług IBM Partner ma obowiązek niezwłocznie poinformować IBM o zaistniałej sytuacji poprzez przesłanie powiadomienia na adres tellibm@us.ibm.com i przekazanie wszelkich posiadanych informacji na temat danego zdarzenia lub sytuacji. Informacje przekazywane IBM muszą być zgodne ze stanem faktycznym (według najlepszej wiedzy Partnera), przy czym IBM oczekuje od Partnera pomocy przy ewentualnym wyjaśnianiu zdarzeń lub sytuacji zgłoszonych przez niego IBM. Przekazanie IBM fałszywych informacji może spowodować zerwanie przez IBM relacji handlowych z Partnerem, w tym rozwiązanie wszelkich związanych z tym umów.