El SaaS aprovecha la infraestructura de computación en la nube y las economías de escala para ofrecer a los clientes un enfoque más simplificado de la adopción, el uso y el pago de software. Todas las aplicaciones SaaS comparten estas características:

Las aplicaciones SaaS están diseñadas para alojarse en la nube. El proveedor de software SaaS puede alojar la aplicación en su propia infraestructura de nube o con un proveedor de servicios en la nube (como Amazon Web Services (AWS), Google Cloud, IBM Cloud o Microsoft Azure). El alojamiento con un proveedor de servicios en la nube establecido permite al proveedor de SaaS ofrecer la escalabilidad y accesibilidad global que algunos clientes podrían necesitar.

Las aplicaciones SaaS son accesibles para cualquier cliente con conexión a Internet y un dispositivo de usuario conectado a Internet (por ejemplo, una computadora, teléfono móvil o tableta). Las aplicaciones SaaS normalmente se ejecutan en cualquier navegador web; en dispositivos móviles, las aplicaciones SaaS pueden ejecutarse de manera más eficaz en (o pueden requerir) una aplicación móvil o tableta. Algunas aplicaciones SaaS, como Adobe Acrobat, pueden ofrecer o requerir un cliente ligero dedicado que los usuarios descargan e instalan en sus computadoras.

Las aplicaciones SaaS utilizan una arquitectura de múltiples inquilinos, en la que una única instancia de la aplicación atiende a cada cliente. Para la seguridad y la privacidad de los datos, los datos de las aplicaciones, los datos del usuario, los datos del sistema y las configuraciones personalizadas de cada cliente se segregan de los de otros clientes.

Lo más importante es que las aplicaciones SaaS requieren poca o gestión o no requieren ninguna y cero mantenimiento por parte del cliente. El proveedor de SaaS es responsable de lo siguiente:

• Aprovisionamiento, gestión y mantenimiento de todos los servidores, equipos de red, hardware de almacenamiento y software operativo necesarios para ejecutar la aplicación.
• Aplicar correcciones de características y parches de seguridad según sea necesario.
• Prestación de servicios de equilibrio de carga, infraestructura redundante, copia de seguridad de datos, seguridad en la nube y recuperación de desastres para evitar interrupciones y cumplir las normas de rendimiento, disponibilidad y protección de datos especificadas en el acuerdo de nivel de servicio (SLA).

Muchos proveedores de SaaS también proporcionan una interfaz de programación de aplicaciones (API) que sus clientes pueden utilizar para integrar la aplicación SaaS con otras aplicaciones de software SaaS o tradicionales.

Las aplicaciones SaaS están disponibles en una amplia variedad de esquemas de precios de suscripción, todos ellos diferentes de las licencias de software tradicionales, que proporcionaban acceso al software y a los servicios relacionados durante un período de tiempo específico por un precio fijo (o menú de precios fijos).

Sin costo o "freemium"

La mayoría de los proveedores de SaaS ofrecen una versión sin costo del software que los clientes pueden probar durante un breve periodo, normalmente una semana o un mes. Por lo general, estas pruebas ofrecen acceso a todas las funciones del software, pero limitan la cantidad de veces o el grado en que se pueden usar esas funciones, y algunas ni siquiera requieren una tarjeta de crédito.

Algunas empresas de SaaS ofrecen versiones "freemium"de sus aplicaciones: versiones que siempre son sin costo, con un subconjunto limitado pero útil de las características completas de los productos, o que no están limitadas de ninguna manera, pero periódicamente requieren que los usuarios hagan clic en los anuncios mostrados antes de poder continuar trabajando. Los proveedores de SaaS esperan que los usuarios freemium eventualmente pasen a una versión pagada del software.

Precios de suscripción mensual o anual escalonada

Para las pequeñas y medianas empresas, los productos SaaS suelen ofrecer "niveles" de precios basados en el conjunto de características o el nivel de uso. Por ejemplo, una solución de marketing por correo electrónico SaaS podría ofrecer un nivel "estándar" para hasta 5 000 contactos por USD 250 al mes, un nivel "pro" para hasta 20 000 contactos por USD 500 al mes y un nivel "empresarial" para 100 000 contactos más diseño de página de destino y alojamiento por USD 600 al mes.

Para las grandes compañías, los proveedores de SaaS pueden ofrecer un nivel "empresarial" que permite una selección más granular de características, soporte prioritario, condiciones especiales de SLA e incluso precios negociables.

Los precios escalonados permiten a los clientes elegir el mejor plan para sus necesidades funcionales y su presupuesto, y hacen que la escalabilidad sea tan fácil como pasar al siguiente nivel. La mayoría de los precios de las suscripciones escalonadas ofrecen un descuento a los clientes que pagan todo un año a la vez, y un ajuste de precio prorrateado para los clientes que cambian de nivel a mitad de la suscripción. 

Los beneficios y ventajas del SaaS se entienden mejor en comparación con el software tradicional, es decir, el software instalado y administrado en una infraestructura on-premises:

• El SaaS proporciona una adopción y un tiempo de beneficio más rápidos, incluso instantáneos. Los clientes pueden comprar y comenzar a usar aplicaciones SaaS de inmediato, a veces en minutos, por un costo inicial mínimo (esencialmente el costo de suscripción del primer mes). Compare con el software tradicional, que puede requerir comprar y aprovisionar servidores, instalar software en cada dispositivo de usuario y presupuestar y comprar una licencia completa para cada usuario.
• El SaaS brinda acceso a nuevas características y versiones tan pronto como están disponibles. Los proveedores de SaaS suelen actualizar las características y agregar funcionalidades varias veces a la semana, sin que los clientes se den cuenta. Incluso pueden actualizar la interfaz y la experiencia de usuario sin interrumpir el trabajo de los clientes. Compárese con el software on-premises tradicional, cuyas actualizaciones periódicas suelen ser tan costosas y problemáticas que es posible que los clientes tengan que esperar meses para obtener la funcionalidad en una nueva versión (si no optan por omitir completamente algunas actualizaciones).
• El SaaS permite una escalabilidad rentable y a demanda. Los clientes pueden ampliar o reducir la escala de la aplicaciones SaaS según sus necesidades, simplemente subiendo o bajando de nivel o comprando más capacidad. Compárelo con el software tradicional, que obliga a los clientes a adquirir más capacidad en previsión de picos de uso, una capacidad que permanece inactiva y se desperdicia hasta que se necesita.
• El SaaS ofrece costos predecibles y gastos generales drásticamente más bajos. Con el SaaS no es necesario presupuestar la infraestructura en la que ejecutar el software, las actualizaciones periódicas de este y la infraestructura para apoyarlas y, lo que es más importante, el personal de TI interno para instalar, actualizar y mantener el software. Casi todos los gastos corresponden directamente al uso del software.

Dificultades potenciales

A pesar de sus ventajas, el SaaS presenta riesgos y dificultades potenciales que los clientes, en particular los empresariales, deben tener en cuenta.

Dado que es tan fácil que los usuarios empiecen a utilizar las aplicaciones SaaS, pueden proliferar en una organización sin que el personal informático lo sepa. Este fenómeno, llamado "TI en la sombra", puede plantear riesgos de seguridad. En un nivel básico, si el personal informático no sabe qué software utilizan los usuarios, no puede garantizar que el software sea seguro.

En consecuencia, las TI en la sombra también pueden exacerbar las malas prácticas de seguridad existentes, como usar la misma contraseña para aún más aplicaciones, y aumentar la vulnerabilidad general de la organización ante los atacantes.

Otro riesgo potencial es la dependencia de proveedores ("vendor lock-in"). o dificultad para cambiar a otro proveedor de SaaS cuando la aplicación del proveedor actual ya no satisface las necesidades de rendimiento, funcionalidad o negocio del cliente. Por ejemplo, si una aplicación SaaS se basa en una lógica de negocio patentada o en una pila de tecnología patentada, puede ser difícil o imposible pasar de esa aplicación SaaS a otra sin hacer concesiones significativas.

SaaS, PaaS e IaaS son los tres principales modelos de computación "como servicio" que ofrecen los proveedores de servicios en la nube. Cada modelo atrae a un tipo distinto de cliente de computación en la nube y descarga de un grado diferente de gestión informática al proveedor de servicios en la nube.

El SaaS, como se explicó en detalle anteriormente, es para clientes que desean comprar y utilizar una aplicación de software lista para usar y alojada en la nube a través de una conexión a Internet. El SaaS descarga todo el desarrollo de software y la gestión de la infraestructura al proveedor de servicios en la nube.

La PaaS, o plataforma como servicio, proporciona una plataforma completa totalmente gestionada y alojada en la nube (hardware, software, herramientas de desarrollo e infraestructura) a través de conexión a Internet para los clientes que desean desarrollar sus propias aplicaciones. La PaaS permite a los equipos de desarrollo de software crear, probar, desplegar, ejecutar, actualizar y escalar aplicaciones de forma más rápida y económica de lo que lo harían si tuvieran que crear y administrar su propia plataforma on-premises.

La IaaS, o infraestructura como servicio, proporciona acceso bajo demanda a recursos informáticos, de red y de almacenamiento alojados en la nube mediante un sistema de pago por uso. La IaaS es para clientes que desean tener control interno sobre sus aplicaciones y su plataforma, pero quieren escalar y reducir los recursos de infraestructura según sea necesario, en vez de pagar el alto precio de construir y administrar un centro de datos on-premises que pueda alojar datos altamente variables o cargas de trabajo con picos.